Job Description

Locations: Mississauga, Canada

Categories: Human Resources

# of Openings: 1

Req ID: 13181

Overview The Employee Services & Relations Specialist delivers exceptional HR support and program execution to employees and managers while fostering a positive and compliant workplace environment. This role serves as a trusted resource for HR inquiries and employee relations matters. The specialist contributes to operational excellence by identifying process improvements, maintaining accurate employee data, promoting consistent HR practices, and partnering with HR Centers of Excellence, HR Business Partners, and leadership to enhance the employee experience. ______________________________________________________________________________________ Le ou la spécialiste, Services et relations aux employés offre un soutien RH et une exécution de programmes exceptionnels aux employés et aux gestionnaires, tout en favorisant un milieu de travail positif et conforme. Cette personne agit à titre de ressource de confiance pour les demandes de renseignements RH et les questions de relations avec les employés. De plus, elle contribue à l’excellence opérationnelle en cernant les occasions d’amélioration des processus, en maintenant l’exactitude des données sur les employés, en promouvant des pratiques RH cohérentes et en collaborant avec les centres d’excellence RH, les partenaires d'affaires RH et la direction afin d’enrichir l’expérience employé. Responsibilities Employee Services & HR Support: Maintain expert-level knowledge of HR programs, policies, processes, procedures, and service offerings to respond to employee and manager inquiries through multiple channels and provide guidance on HR-related matters. Provide centralized HR shared services support by processing and administering a variety of HR transactions, including onboarding, employee data changes, HRIS maintenance, document requests, employment verification/forms, benefits administration, payroll processing, performance-related documentation, and offboarding activities. Assist in resolving complex employee and manager issues, applying problem-solving and root cause analysis skills, collaborating with subject matter experts as needed, and recommending solutions and best practices aligned with company policies and procedures. Route inquiries and requests to appropriate Centers of Excellence when specialized support or additional expertise is required. Maintain accurate and confidential employee records, HR documentation, standard operating procedures, and policy updates in compliance with company policies and applicable legal requirements. Support the implementation, enhancement, standardization, automation, and continuous improvement of HR policies, processes, procedures, and service delivery models in partnership with HR Centers of Excellence. Identify operational issues, risks, and opportunities for improvement proactively, escalating concerns appropriately and recommending process improvements that enhance efficiency, accuracy, and employee experience. Plan, coordinate, and execute special projects and initiatives, including system implementations, acquisitions and integrations, process improvement efforts, internal communications, and cross-functional committees. Serve as a recognized HR subject matter expert, providing guidance and support to employees, managers, HR partners, and leadership while exercising independent judgment in all but the most complex situations. Serve as primary contact for French translation needs within HR Employee Relations/Compliance: Assist with case intake, notetaking, and managing documentation for Employee Relations cases and investigations. Assist with data collection and data management for audit or compliance related processes and tasks. Other Duties/Projects As assigned ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Services aux employés et soutien RH (Employee Services & HR Support) Maintenir des connaissances de niveau expert concernant les programmes, politiques, processus, procédures et offres de services RH afin de répondre aux demandes des employés et des gestionnaires par divers canaux et de fournir des conseils sur les questions liées aux RH. Assurer un soutien centralisé des services partagés RH en traitant et en administrant une variété de transactions RH, y compris l'intégration, les modifications de données sur les employés, la mise à jour du SIRH, les demandes de documents, les vérifications et formulaires d'emploi, l'administration des avantages sociaux, le traitement de la paie, la documentation liée au rendement et les activités de départ. Aider à résoudre les problèmes complexes des employés et des gestionnaires en appliquant des compétences de résolution de problèmes et d'analyse des causes profondes, en collaborant avec des experts en la matière au besoin, et en recommandant des solutions et des meilleures pratiques alignées sur les politiques et procédures de l'entreprise. Acheminer les demandes de renseignements et de services vers les centres d'excellence appropriés lorsqu'un soutien spécialisé ou une expertise supplémentaire est requis. Tenir à jour des dossiers d'employés exacts et confidentiels, de la documentation RH, des procédures opérationnelles normalisées et des mises à jour de politiques, conformément aux politiques de l'entreprise et aux exigences juridiques applicables. Appuyer la mise en œuvre, l'amélioration, la normalisation, l'automatisation et l'amélioration continue des politiques, processus, procédures et modèles de prestation de services RH, en partenariat avec les centres d'excellence RH. Déceler de manière proactive les problèmes opérationnels, les risques et les occasions d'amélioration, en signalant les préoccupations de manière appropriée et en recommandant des améliorations de processus qui renforcent l'efficacité, l'exactitude et l'expérience employé. Planifier, coordonner et exécuter des projets et initiatives spéciaux, y compris l'implantation de systèmes, les acquisitions et intégrations, les efforts d'amélioration des processus, les communications internes et les comités interfonctionnels. Agir à titre d'expert reconnu en matière de RH, en fournissant des conseils et du soutien aux employés, aux gestionnaires, aux partenaires RH et à la direction, tout en faisant preuve d'un jugement indépendant dans toutes les situations, sauf les plus complexes. Agir à titre de premier point de contact pour les besoins de traduction en français au sein des RH. Relations avec les employés et conformité (Employee Relations/Compliance) Participer à la prise en charge des dossiers, à la prise de notes et à la gestion de la documentation pour les dossiers et les enquêtes relatifs aux relations avec les employés. Collaborer à la collecte et à la gestion des données pour les processus et les tâches liés à l'audit ou à la conformité. Autres tâches et projets (Other Duties/Projects) Toutes autres tâches connexes assignées. Qualifications Bachelor's Degree in Human Resources, Business Administration, or a related field preferred One to two years of experience in Human Resources, Employee Relations, Employee Services, Shared Services, or a related HR function Fluent bilingual proficiency in French and English (spoken and written) is required, with the ability to effectively communicate with employees, managers, and stakeholders in both languages. Experience supporting employees and managers in a customer-focused HR environment. Strong understanding of employee relations principles, employment laws, and HR best practices. Proficiency with HR technology systems and the ability to adapt to enterprise platforms such as HRIS, ATS, ERP, CRM, and case management systems. Experience with HR Acuity is a plus. Excellent interpersonal, communication, and conflict resolution skills. Strong customer service orientation with empathy and professionalism. Proven ability to maintain confidentiality and manage sensitive matters. Strong analytical, organizational, and problem-solving skills. Ability to work independently and collaboratively within a team environment What We Offer Salary Disclaimer Compensation Range: CAD $55,183.38 - CAD $79,327.00 Yr. annually. Konica Minolta is committed to transparent and equitable compensation practices. Our pay structure is designed to support employee growth, allowing individuals to progress through the salary range as they advance in their role. Actual base pay offered will vary based on a candidate’s skills, experience, job‑related knowledge, geographic location, and specific business needs. Benefits and employee perks: Comprehensive health coverage plan that includes medical, dental and vision Life insurance, disability and wellness programs Tuition Reimbursement Program Vacation, Paid Personal Time and Sick days Matching RRSP contribution Employee Discounts Employee and Family Assistant Program _______________________________________________________________________ Exigences et qualifications (Qualifications) Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe (de préférence). Une à deux années d'expérience en ressources humaines, en relations avec les employés, en services aux employés, en services partagés ou dans une fonction RH connexe. Bilinguisme fluide en français et en anglais (oral et écrit) requis, avec la capacité de communiquer efficacement avec les employés, les gestionnaires et les parties prenantes dans les deux langues. Expérience dans le soutien aux employés et aux gestionnaires au sein d'un environnement RH axé sur le client. Excellente compréhension des principes de relations avec les employés, des lois sur le travail et des meilleures pratiques en matière de RH. Maîtrise des technologies et systèmes RH et capacité à s’adapter aux plateformes d’entreprise telles que les SIRH, les ATS, les ERP, les CRM et les systèmes de gestion des requêtes. L'expérience avec HR Acuity est un atout. Excellentes compétences interpersonnelles, en communication et en résolution de conflits. Fortes aptitudes pour le service à la clientèle, jumelées à de l'empathie et du professionnalisme. Capacité éprouvée à maintenir la confidentialité et à gérer des dossiers sensibles. Fortes compétences en analyse, en organisation et en résolution de problèmes. Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'en collaboration au sein d'une équipe. Ce que nous offrons Clause de non-responsabilité relative au salaire Échelle salariale : CAD $55,183.38 - CAD $79,327.00 CAD par année. Konica Minolta s'engage à appliquer des pratiques de rémunération transparentes et équitables. Notre structure salariale est conçue pour soutenir la croissance professionnelle, permettant aux employés de progresser au sein de l'échelle salariale à mesure qu'ils évoluent dans leurs fonctions. Le salaire de base réel offert variera en fonction des compétences du candidat, de son expérience, de ses connaissances liées au poste, de sa situation géographique et des besoins spécifiques de l'entreprise. Avantages sociaux et privilèges des employés : Régime complet de couverture de soins de santé incluant les soins médicaux, dentaires et de la vue. Assurance-vie, programmes d'invalidité et de bien-être. Programme de remboursement des frais de scolarité. Vacances, congés personnels payés et jours de maladie. Cotisation de contrepartie au REER (Régime enregistré d'épargne-retraite). Rabais d'entreprise pour les employés. Programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF). About Us This posting reflects an existing vacancy that we are actively recruiting for. Cette annonce correspond à un poste actuellement vacant pour lequel nous recrutons activement. About Konica Minolta Konica Minolta Business Solutions' (Konica Minolta) journey started more than 150 years ago, with a vision to see and do things differently. The company partners with clients to Give Shape to Ideas by supporting their digital transformation through its expansive Intelligent Connected Workplace portfolio. Its business technology offerings include IT Services, intelligent information management, video security solutions and managed print services, as well as office technology and industrial and commercial print solutions. 2025 marks Konica Minolta’s 20th anniversary in production print, for which it celebrates "20 Years of Excellence, Innovation and Impact,” and continues to lead the way in digital commercial printing. This year also commemorates 20 years of Konica Minolta’s bizhub brand. Over the past two decades, the bizhub series has revolutionized office technology and redefined how businesses operate. It has continuously evolved to meet the needs of modern workplaces, fueled by advances in technology and a commitment to innovation. Konica Minolta is proud to be ranked on the Forbes 2025 America's Best Large Employers list, included on CRN’s MSP 500 list numerous times; recognized as the #1 Brand for Customer Loyalty in the MFP Office Copier Market by Brand Keys for eighteen consecutive years and presented with Keypoint Intelligence’s BLI 2025 and 2021 A3 Line of The Year and BLI 2021-2023 Most Color Consistent A3 Brand Awards for its bizhub One i-Series. For more information, please visit Konica Minolta online and follow it on Facebook, YouTube, LinkedIn and Twitter. Konica Minolta operates on a North American Shared Services model, which aligns cross-border priorities and enhances delivery to its field organization. This combines service functions in the U.S. and Canada, ultimately providing more resources to support areas such as sales administration, logistics and supply chain, marketing, product planning, finance, IT, HR and legal. Au sujet de Konica Minolta Solutions d’affaires Konica Minolta (Konica Minolta) a entamé son parcours il y a plus de 150 ans, avec la volonté de voir et de faire les choses autrement. Elle fait équipe avec ses clients pour donner forme à leurs idées en appuyant leur transformation numérique grâce à un riche portefeuille de solutions pour un milieu de travail connecté et futé. Parmi ses technologies d’affaires, on retrouve des services de TI, la gestion intelligente de l’information, des solutions de sécurité vidéo et des services d’impression gérés ainsi que des technologies de bureau et des solutions d’impression industrielle et commerciale. L’année 2025 marque le 20e anniversaire de l’entrée de Konica Minolta dans le marché de l’impression de production; l’entreprise souligne « 20 années d’excellence, d’innovation et de résultats » tout en continuant d’être une figure de proue dans l’impression numérique commerciale. C’est aussi l’année où la marque bizhub de Konica Minolta célèbre ses 20 ans, au cours desquels la gamme a révolutionné la technologie de bureau, redéfini les processus des entreprises, et évolué continuellement pour répondre aux besoins des milieux de travail modernes, mue par les avancées technologiques et la volonté d’innover. Konica Minolta est fière de faire partie du palmarès 2025 des meilleurs grands employeurs d’Amérique de Forbes, d’avoir figuré à plusieurs reprises au palmarès CRN des 500 fournisseurs de services gérés, d’avoir été nommée la marque numéro un en matière de fidélité des clients sur le marché des appareils de bureau multifonctions par Brand Keys pendant 18 années consécutives, et de s’être vue décerner les prix BLI « A3 Line of the Year » 2021 et 2025 et « Most Colour Consistent A3 Brand » 2021-2023 de Keypoint Intelligence pour sa gamme bizhub One i-Series. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Konica Minolta et suivez l’entreprise sur Facebook, YouTube, LinkedIn et Twitter. Konica Minolta fonctionne selon un modèle de services partagés nord-américain qui permet d’harmoniser les priorités transfrontalières et d’améliorer la prestation de services aux organisations opérationnelles. Le modèle combine des fonctions de service américaine et canadienne afin d’offrir davantage de ressources aux services de soutien comme l’administration des ventes, la logistique et la chaîne d’approvisionnement, le marketing, la planification des produits, la finance, les TI, les RH et les services juridiques. Salary Disclaimer Konica Minolta is committed to transparent and equitable compensation practices. Our pay structure is designed to support employee growth, allowing individuals to progress through the salary range as they advance in their role. Actual base pay offered will vary based on a candidate’s skills, experience, job‑related knowledge, geographic location, and specific business needs. Salaire- A titre indicatif Konica Minolta s'engage en faveur de pratiques de rémunération transparentes et équitables. Notre structure salariale est conçue pour soutenir la croissance des employés, permettant aux individus de progresser dans la fourchette salariale au fur et à mesure de leur progression. Le salaire de base réel proposé variera en fonction des compétences, de l'expérience, des connaissances liées au poste, de la localisation géographique et des besoins spécifiques de l'entreprise du candidat. AI Disclosure Konica Minolta Business Solutions (Canada) Ltd., or its authorized third-party contractors, may employ Artificial Intelligence technologies to support elements of the recruitment process. Notwithstanding this, Applications are reviewed by our recruitment team, who always make the final hiring decision. Mention d'utilisation de l'IA Konica Minolta Business Solutions (Canada) Ltd., ou ses prestataires tiers autorisés, peuvent utiliser des technologies d'intelligence artificielle pour soutenir certains aspects du processus de recrutement. Néanmoins, les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, qui prend toujours la décision finale d'embauche. EOE Statement Konica Minolta is an equal opportunity and affirmative action employer. We consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, creed, national origin, sex, pregnancy, age, sexual orientation, transgender status, gender identity, disability, alienage or citizenship status, marital status or partnership status, genetic information, veteran status or any other characteristic protected under applicable law. Konica Minolta Business Solutions (Canada) Ltd. is an equal opportunity employer. Déclaration sur l’égalité des chances : Konica Minolta est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et de l’action positive. Nous considérons tous les candidats qualifiés pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de croyance, d'origine nationale, de sexe, de grossesse, d'âge, d'orientation sexuelle, de statut de personne transgenre, d'identité de genre, de handicap, d'aliénation ou de citoyenneté, d'état civil ou de partenariat, d'informations génétiques, de statut de vétéran ou de toute autre caractéristique protégée par les lois applicables Solutions d’affaires Konica Minolta (Canada) Ltée. est un employeur d'opportunité égale.