Job Description

DAS TEAM

Bei der JSM Group sind wir bestrebt, in allen unseren Projekten hohe Standards in der Dokumentenverwaltung und Compliance zu wahren. Im Zuge unseres weiteren Wachstums suchen wir eine:n Dokumentenverantwortliche:n, der:die präzise, sichere und effiziente Dokumentenkontrollprozesse gewährleistet und dabei den Geschäftsbetrieb sowie regulatorische Anforderungen unterstützt.

Als Dokumentenverantwortliche:r bist Du für die Verwaltung der Dokumentenkontrollsysteme zuständig und stellst sicher, dass alle Aufzeichnungen, Dateien und Dokumente sicher gespeichert, gepflegt und den zuständigen Teams zugänglich gemacht werden. Du übernimmst eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung von Dokumentenkontrollverfahren, der Sicherstellung der Compliance und der Unterstützung verschiedener Abteilungen bei ihren Anforderungen an das Dokumentenmanagement.

✔ Einführung und Pflege von Dokumentenkontrollverfahren und -standards zur Gewährleistung einer einheitlichen Vorgehensweise im gesamten Unternehmen

✔ Verwaltung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) zur ordnungsgemäßen Organisation, Versionskontrolle und Zugänglichkeit von Dokumenten

✔ Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Projektteams, um deren Anforderungen an die Dokumentenkontrolle zu verstehen und entsprechende Lösungen bereitzustellen

✔ Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenkontrollrichtlinien und branchenspezifischen Vorschriften

✔ Prüfung und Verifizierung von Dokumenten hinsichtlich Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der erforderlichen Standards

✔ Nachverfolgung und Berichterstattung über Dokumentenstatus, Verteilung und Abrufzeiten

✔ Koordination von Dokumentenprüfungs- und Freigabeprozessen unter Sicherstellung einer termingerechten Durchführung

✔ Pflege von Dokumentenarchiven und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Entsorgung veralteter oder überholter Unterlagen

✔ Stärkung der Marke JSM Group durch professionelle und proaktive Dokumentenkontrollpraktiken

🔹 Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Informationsmanagement oder einem verwandten Fachbereich

🔹 Einschlägige Berufserfahrung in der Dokumentenkontrolle

🔹 Fundierte Kenntnisse von Dokumentenkontrollprozessen, -verfahren und Best Practices

🔹 Erfahrung mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS), z. B. Procore, Asite, Aconex, Viewpoint 4 Projects, BIM 360

🔹 Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word und Excel

🔹 Kenntnisse branchenspezifischer Normen und Vorschriften im Bereich Dokumentenkontrolle

Wir schätzen Deine Arbeit, Deine Zeit und Deine Fähigkeiten aufrichtig. Im Gegenzug bieten wir ein wettbewerbsfähiges Gehalt sowie zusätzliche Leistungen zur Förderung Deiner beruflichen Entwicklung, darunter:

• Teilnahme an Mentoring- und Coaching-Programmen

• 28 Urlaubstage (ohne gesetzliche Feiertage)

• 2 bezahlte Tage für ehrenamtliches Engagement pro Jahr

• Hybrides Arbeitsmodell

• Kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklung, sowohl in fachlichen als auch in kaufmännischen Kompetenzen

JSM Group Services Ltd. ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert, und diskriminiert nicht aufgrund von Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand oder eingetragener Partnerschaft, Schwangerschaft oder Mutterschaft, Geschlechtsumwandlung, Rasse, Hautfarbe, Nationalität, ethnischer oder nationaler Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung oder Alter. Unser Grundsatz ist es, die Unterschiede zwischen Menschen zu respektieren und zu schätzen und jedem zu helfen, sowohl im Beruf als auch im Privatleben mehr zu erreichen, sodass alle stolz auf ihren Beitrag zu unserem Erfolg sein können. Wir sind überzeugt, dass alle Personalentscheidungen auf den individuellen Fähigkeiten, Kompetenzen, Leistungen und dem Verhalten der Person sowie den Anforderungen unseres Unternehmens basieren sollten. Die JSM Group verfolgt eine Nulltoleranzpolitik gegenüber jeglicher Form von Diskriminierung, Missbrauch oder Belästigung.