Job Description

Stellenbezeichnung: Dokumentenmanager (w/m/d)
Referenznummer: 41033

Standorte: Hildesheim, Hamburg, Essen, Köln

Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 34.000 Menschen in über 30 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.

Rollenbeschreibung:

Zur Verstärkung unseres Teams Project Management im Bereich Energy Transition an einem unserer Standorte in Köln, Hamburg, Essen oder Hildesheim suchen wir Sie als Dokumentenmanager (w/m/d) für unsere Planungsprojekte von der Vorstudie bis zur Ausführungsplanung wie auch während der Ausführung und Dokumentation.

Rollenverantwortung:

• Steuerung und Koordination des Dokumentenmanagements zur Ablage von technischen Dokumentationen und des Schriftverkehrs von Großprojekten in MS SharePoint und im Dokumentenmanagementsystem CDE Enterprise (ehemalig tpCDE) o. V.
• Selbstständige Übernahme des Planlaufmanagements (u.a. mit EPLASS) sowie Entwicklung und Definition von Prozessen für einen lösungsorientierten und effizienten Ablauf
• Registrierung und Ablage von Dateneingängen und Dokumentenübergaben von und an den Auftraggeber und Dritte
• Dokumentenübergabe an den Auftraggeber via das DMS CDE Enterprise, Dalux o. V.
• Prüfung der technischen Dokumentation in Bezug auf die Einhaltung der formellen Anforderungen und Sicherstellung der Einhaltung der fachlichen Anforderungen durch das Projektteam innerhalb der Fristvorgaben
• Schulungen des Projektteams rund ums Dokumentenmanagement (Dokumentenablage, Dokumentenerstellung gem. Vorgaben und Richtlinien und Dokumentenprüfung)
• Führung der Master Document List und von anderen Trackinglisten, Erstellung von Auswertungen und Berichten
• Weiterentwicklung und Optimierung der Ablagestrukturen für Dokumente in MS SharePoint
• Projektübergreifende Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements innerhalb der Organisation

Qualifikationen & Erfahrung:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in einer technischen oder wirtschaftswissenschaftlichen Fachrichtung, alternativ eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder technischen Bereich mit einschlägiger Berufserfahrung
• Erste Berufserfahrung in den genannten Aufgaben, idealerweise Erfahrung aus dem Engineering-Umfeld
• Erfahrung im Aufbau und der Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems in der Microsoft 365 Umgebungen (u. a. MS-SharePoint, Power BI, etc.) wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in MS Word, Excel, PPT, Outlook
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (CDE Enterprise, Dalux oder Ähnliches) wünschenswert
• Erfahrungen im Planlaufmanagement mit EPLASS wünschenswert
• Selbstständige, strukturierte, prozessorientierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, sowie technisches Verständnis
• Kommunikationsstärke und ausgezeichnetes Organisationsvermögen
• Sehr gute Deutschkenntnisse

Warum Arcadis?

Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung.

Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen – für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.

Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.

Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.

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