Job Description

Document Management Assistant (m/w/d)

Neptun-Smulders Engineering ist ein hochmodernes Joint Venture der Neptun Werft und des belgischen Unternehmens Smulders. Gemeinsam vereinen wir unsere langjährige Erfahrung in der Entwicklung, Konstruktion und dem Projektmanagement, um innovative und leistungsstarke Konverterplattformen für die Offshore-Windenergie zu schaffen. Diese Plattformen spielen eine zentrale Rolle in der effizienten Übertragung von Windenergie und tragen maßgeblich dazu bei, die Energiewende voranzutreiben.

Die Neptun Werft, bekannt für ihre Expertise im Bau von über 70 Flusskreuzfahrtschiffen sowie Fähren und Gastankern, bringt ihre fundierten Fähigkeiten im maritimen Sektor in das Joint Venture ein. Smulders, ein führender Spezialist für anspruchsvolle Stahlkonstruktionen und deren Montage, ergänzt unsere Kompetenz mit innovativen technischen Lösungen. Gemeinsam entwickeln wir maßgeschneiderte Offshore-Plattformen, die höchste Anforderungen an Effizienz, Nachhaltigkeit und Robustheit erfüllen.

Durch die enge Zusammenarbeit und das gegenseitige Vertrauen innerhalb unseres Joint Ventures sind wir in der Lage, Lösungen zu entwickeln, die nicht nur die heutigen, sondern auch die zukünftigen Herausforderungen der Offshore-Windenergiebranche meistern. Unsere Lösungen tragen dazu bei, die Integration erneuerbarer Energien in globale Stromnetze zu optimieren und die Energiezukunft nachhaltig zu gestalten.

Warum wir diese Rolle schaffen

Zur Unterstützung unserer wachsenden Projektlandschaft und zur Sicherstellung effizienter Prozesse im Dokumentenmanagement verstärken wir unser Technical Services Team um eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit. In dieser Rolle tragen Sie maßgeblich zur Qualität, Nachverfolgbarkeit und reibungslosen Abwicklung unserer technischen Dokumentation bei.

Deine Aufgaben – mit Fokus auf Dokumentenmanagement & Prozesse

Dokumentenmanagement & Qualitätssicherung

• Sachbearbeitende Tätigkeiten im Dokumentenmanagement
• Formelle Prüfung und Freigabe technischer Dokumente im Master Document Register
• Sicherstellung von Vollständigkeit, Struktur und Qualität der Dokumentation

Schnittstellenmanagement & externe Abstimmung

• Austausch von Dokumenten mit Kunden und Konsortialpartnern in deren Dokumentenmanagementsystemen
• Erfassung und Nachverfolgung aller relevanten Informationen im externen Genehmigungsprozess
• Enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen und externen Stakeholdern

Systeme & Prozessoptimierung

• Unterstützung bei der Weiterentwicklung des unternehmensinternen Dokumentenmanagementsystems
• Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und Workflows

Stammdaten & operative Unterstützung

• Unterstützung des Material Master Koordinators bei der Verwaltung von Produktstammdaten
• Erstellung von Bestellanforderungen in SAP
• Beschaffung, Pflege und strukturierte Ablage von Vorschriften und Standards

Was Du mitbringst

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung im Dokumentenmanagement von Vorteil
• Sehr gutes Prozessverständnis und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Qualitätsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Dich bei uns erwartet

• Eine abwechslungsreiche Rolle im Technical Services Team mit Schnittstellen zu Projekten und Fachbereichen
• Mitarbeit in einem internationalen, wachstumsorientierten Umfeld
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit offener Kommunikationskultur
• Corporate Benefits Portal: Profitiere von exklusiven Rabatten und Angeboten bei einer Vielzahl von Marken und Dienstleistungen
• RSAG Job Ticket
• Bike Leasing nach der Probezeit

Bereit, unsere Dokumentationsprozesse aktiv zu unterstützen?

Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen und gemeinsam unsere Projekte effizient und strukturiert umzusetzen.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.