Job Description

Customer Experience Representative (m/f/d)

(Deutsche Version weiter unten / German version below)

Would you like to work in an international environment where you’ll make a difference every day? At Permobil, we’re looking for game-changers to join us as we innovate for individuals, drive business performance, and develop the world’s most advanced assistive solutions.

Working at Permobil means more than just having a job – it is your opportunity to improve the lives of people with disabilities.

Inspired by the philosophy of our founder, Dr. Per Uddén, who firmly believed that it is a fundamental human right to enable people with disabilities to achieve the greatest possible independence, we strive to develop innovative solutions that enrich the daily lives of our users and provide them with more independence and quality of life.

In this role you will be a key member of the Customer Experience organization in Cluster Central (main support countries are Germany and Switzerland), acting as the primary point of contact for customers, partners and internal stakeholders. You will support a wide range of activities including order management, returns, warranties, invoicing and customer service, ensuring a seamless customer experience throughout the entire process.

Next to daily operations, you will work with colleagues across the EMEA organization to support knowledge sharing and process improvements. As our business and systems continue to evolve, you will play an active role in adopting new ways of working, improving efficiency and contributing to a collaborative and customer-focused culture.

Your Responsibilities

• Act as the first point of contact for customer and user enquiries, both internally and externally
• Handle orders, returns, claims, warranties, invoicing, and cash collections across one or several markets
• Manage the end-to-end order process to ensure accuracy, efficiency, and a smooth customer experience
• Perform a variety of administrative and customer service tasks in alignment with the EMEA Customer Experience organization
• Support sales activities when relevant, collaborating closely with colleagues to drive customer satisfaction
• Contribute to process improvements and support the implementation of new ways of working within the area
• Support knowledge sharing, cross training activities and collaboration across teams and markets
• Contribute to maintaining and improving process documentation, standard work and best practices
• Support operational excellence initiatives by identifying opportunities to improve efficiency, quality and customer satisfaction

Skills and Qualifications

• Education in Business Administration, Engineering, Finance or other relevant educational background is beneficial
• 3+ years of experience in a customer service, customer experience, order management or similar role. MedTech industry experience is considered an advantage
• Good system affinity and digital mindset with the ability to learn and work effectively across multiple business systems
• Experience with Microsoft Dynamics 365 (F&O), Power BI, Power Automate or similar business applications is considered an advantage
• Strong communication skills with the ability to show empathy and use positive language
• Fluent in German and English; additional languages would be an advantage
• Ability to structure and prioritize work in a complex and international environment with various stakeholders
• Team-oriented mindset with a willingness to support colleagues, share knowledge and contribute to a collaborative working environment

Who are you?

You are customer-focused, proactive and take ownership of your work. You enjoy solving problems, supporting others and ensuring that customers receive a professional and positive experience.

You are comfortable working in a dynamic environment where priorities can change and where collaboration across teams, functions and countries is essential. You combine a structured and detail oriented approach with flexibility and a willingness to learn.

You are a strong team player who values knowledge sharing, supports colleagues and contributes to a positive working environment. At the same time, you are confident working independently, taking responsibility for your tasks and driving them to completion.

Most importantly, you are motivated by making things work better—for customers, colleagues and the business.

What we offer

• Full-time position (40 hours per week)
• 29 vacation days per year
• Flexible working hours through a flexitime model (Gleitzeit)
• Hybrid Work Model: Currently, you work from home on Mondays and Fridays and spend the remaining three working days together with the team at our Ratingen location. (This model may be adjusted in response to changing operational requirements)
• A meaningful role in a company that makes a difference every day
• An international and collaborative team environment
• Opportunities to learn, grow and contribute to continuous improvement initiatives
• A culture built on teamwork, trust, ownership and customer focus

Why is Permobil the next step for you?

You’ll make a difference. Every day
Everything we do leads to understanding and improving the lives of our users. Through our evidence-based innovation, we make a difference to people’s lives.

You’ll make your mark as part of our future
We collaborate with colleagues across borders to Innovate for Individuals. The impact you make personally could lead change around the world.

You’ll feel welcome from day one
We’re known for being great colleagues, who are collaborative, fun and at the cutting-edge. Everyone at Permobil cares as much as you do about making a positive difference.

Information
Please apply via our career page as soon as possible. We will conduct selection continuously so send us your application today!

For information about the position and the recruitment process please contact Kamila Dobner, People & Culture Business Partner, kamila.dobner@permobil.com

For information regarding Permobil's Privacy Notice, please visit privacy.permobil.com

Please respect that we do not wish recruitment assistance or advertising, we decline calls from recruitment and advertising providers.

More about Permobil

Permobil founder Dr. Per Uddén believed that helping people achieve the greatest level of independence is a basic human right and, for over 50 years, Permobil has held fast to that belief. Permobil is a global leader in advanced rehabilitation technology, passionate about better understanding our users’ needs and improving their quality of life through state-of-the-art healthcare solutions. Today, those solutions include power wheelchairs, seating and positioning products, power assist, and manual wheelchairs.
Permobil is part of Patricia Industries, a subsidiary of Investor AB, and is headquartered in Sweden. Permobil has 2000 team members in 18 countries around the world. For more information regarding the company’s storied history and complete product line, visit permobil.com.
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Customer Experience Representative (m/w/d)

Möchtest du in einem internationalen Umfeld arbeiten und jeden Tag einen Unterschied machen?
Bei Permobil suchen wir Menschen, die Veränderungen vorantreiben und gemeinsam mit uns innovative Lösungen für individuelle Bedürfnisse entwickeln, den Unternehmenserfolg stärken und die weltweit fortschrittlichsten Hilfsmittellösungen gestalten möchten.

Bei Permobil zu arbeiten bedeutet mehr, als nur einen Job zu haben: Es ist deine Chance, das Leben von Menschen mit Behinderungen nachhaltig zu verbessern.

Inspiriert von der Philosophie unseres Gründers Dr. Per Uddén, der fest davon überzeugt war, dass größtmögliche Selbstständigkeit für Menschen mit Behinderungen ein grundlegendes Menschenrecht ist, entwickeln wir innovative Lösungen, die den Alltag unserer Nutzerinnen und Nutzer bereichern und ihnen mehr Unabhängigkeit und Lebensqualität ermöglichen.

Überblick über die Position

In dieser Position bist du ein wichtiges Mitglied unserer Customer-Experience-Organisation im Cluster Central, deren zentrale Betreuungsländer Deutschland und die Schweiz sind.

Du fungierst als erste Ansprechperson für Kunden, Geschäftspartner sowie interne Stakeholder. Dabei unterstützt du verschiedene Aufgabenbereiche, darunter die Auftragsabwicklung, Rücksendungen, Reklamationen, Garantiefälle, Rechnungsstellung und den allgemeinen Kundenservice. Dein Ziel ist es, während des gesamten Prozesses für ein reibungsloses und positives Kundenerlebnis zu sorgen.

Neben dem operativen Tagesgeschäft arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen innerhalb der gesamten EMEA-Organisation zusammen, um den Wissensaustausch und die kontinuierliche Verbesserung unserer Prozesse zu unterstützen.
Da sich unser Unternehmen, unsere Prozesse und unsere Systeme kontinuierlich weiterentwickeln, wirkst du aktiv bei der Einführung neuer Arbeitsweisen mit. Du hilfst dabei, unsere Effizienz zu steigern und eine kooperative sowie konsequent kundenorientierte Unternehmenskultur weiterzuentwickeln.

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Ansprechperson für Anfragen von Kunden und Nutzern – sowohl intern als auch extern.
• Du bearbeitest Aufträge, Rücksendungen, Reklamationen, Garantiefälle, Rechnungen und Zahlungsvorgänge für einen oder mehrere Märkte.
• Du betreust den gesamten Auftragsprozess von der Auftragserfassung bis zum Abschluss und sorgst dabei für Genauigkeit, Effizienz und ein reibungsloses Kundenerlebnis.
• Du übernimmst unterschiedliche administrative Aufgaben und Tätigkeiten im Kundenservice in Abstimmung mit der EMEA-Customer-Experience-Organisation.
• Du unterstützt bei Bedarf vertriebliche Aktivitäten und arbeitest eng mit Kolleginnen und Kollegen zusammen, um eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
• Du beteiligst dich aktiv an Prozessverbesserungen und unterstützt die Einführung neuer Arbeitsweisen in deinem Verantwortungsbereich.
• Du förderst den Wissensaustausch, unterstützt bereichsübergreifende Schulungen und arbeitest eng mit anderen Teams und Märkten zusammen.
• Du hilfst bei der Pflege und Weiterentwicklung von Prozessdokumentationen, standardisierten Arbeitsweisen und Best Practices.
• Du unterstützt Operational-Excellence-Initiativen, indem du Möglichkeiten zur Verbesserung von Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit identifizierst.

Deine Qualifikationen und Erfahrungen

• Eine Ausbildung oder ein Studium in den Bereichen Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen, Finanzen oder einem vergleichbaren Fachgebiet ist von Vorteil.
• Du verfügst über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Kundenservice, Customer Experience, Auftragsmanagement oder in einer vergleichbaren Position. Erfahrung in der Medizintechnikbranche ist von Vorteil.
• Du besitzt eine gute Systemaffinität und ein digitales Mindset. Du bist in der Lage, dich schnell in verschiedene Unternehmenssysteme einzuarbeiten und sicher mit ihnen zu arbeiten.
• Erfahrungen mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, Power BI, Power Automate oder vergleichbaren Unternehmensanwendungen sind von Vorteil.
• Du verfügst über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, kannst dich gut in andere Menschen hineinversetzen und kommunizierst wertschätzend und lösungsorientiert.
• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Du kannst deine Aufgaben auch in einem komplexen und internationalen Umfeld mit unterschiedlichen Stakeholdern strukturiert organisieren und priorisieren.
• Du arbeitest gerne im Team, unterstützt deine Kolleginnen und Kollegen und teilst dein Wissen aktiv.

Wer bist du?

Du bist kundenorientiert, handelst proaktiv und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben. Es macht dir Freude, Probleme zu lösen, andere zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass unsere Kunden jederzeit eine professionelle und positive Betreuung erfahren.

Du fühlst dich in einem dynamischen Umfeld wohl, in dem sich Prioritäten verändern können und die Zusammenarbeit über Teams, Funktionen und Ländergrenzen hinweg ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags ist.

Du verbindest eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit Flexibilität, Offenheit und der Bereitschaft, kontinuierlich dazuzulernen.

Als Teamplayer schätzt du den Wissensaustausch, unterstützt deine Kolleginnen und Kollegen und trägst aktiv zu einem positiven Arbeitsumfeld bei. Gleichzeitig arbeitest du selbstständig, übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und bringst diese zuverlässig zum Abschluss.

Vor allem motiviert es dich, Dinge besser zu machen – für unsere Kunden, deine Kolleginnen und Kollegen und das Unternehmen.

Was wir dir bieten

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden
• 29 Urlaubstage pro Jahr
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells
• Hybrides Arbeitsmodell: Derzeit arbeitest du montags und freitags im Homeoffice und verbringst die übrigen drei Arbeitstage gemeinsam mit dem Team an unserem Standort in Ratingen. (Das Modell kann bei veränderten betrieblichen Rahmenbedingungen angepasst werden)
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem Unternehmen, das jeden Tag einen Unterschied macht
• Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld
• Vielfältige Möglichkeiten, Neues zu lernen, dich weiterzuentwickeln und aktiv an kontinuierlichen Verbesserungen mitzuwirken
• Eine Unternehmenskultur, die von Teamarbeit, Vertrauen, Eigenverantwortung und Kundenorientierung geprägt ist

Warum ist Permobil dein nächster Karriereschritt?

Du machst jeden Tag einen Unterschied
Alles, was wir tun, dient dem Ziel, die Bedürfnisse unserer Nutzerinnen und Nutzer besser zu verstehen und ihr Leben zu verbessern. Mit unseren wissenschaftlich fundierten Innovationen leisten wir einen konkreten Beitrag zu mehr Selbstständigkeit und Lebensqualität.

Du gestaltest unsere Zukunft aktiv mit
Wir arbeiten über Ländergrenzen hinweg zusammen, um innovative Lösungen für individuelle Bedürfnisse zu entwickeln. Dein persönlicher Beitrag kann Veränderungen bewirken, die weltweit einen Unterschied machen.

Du bist vom ersten Tag an willkommen
Wir sind bekannt für unsere großartigen Kolleginnen und Kollegen, unsere offene Zusammenarbeit, unsere Freude an Innovation und ein positives Miteinander. Bei Permobil verbindet uns das gemeinsame Ziel, nachhaltig etwas zu bewegen.

Informationen zur Bewerbung
Bitte bewirb dich so bald wie möglich über unsere Karriereseite. Da wir die Bewerbungen fortlaufend prüfen und Gespräche kontinuierlich führen, freuen wir uns darauf, deine Bewerbung zeitnah zu erhalten.

Bei Fragen zur Position oder zum Bewerbungsprozess kannst du dich an Kamila Dobner, People & Culture Business Partner, unter kamila.dobner@permobil.com wenden.

Informationen zum Datenschutz bei Permobil findest du unter privacy.permobil.com.

Wir bitten um Verständnis, dass wir keine Unterstützung durch Personalvermittlungen oder Werbedienstleister wünschen. Von entsprechenden Anrufen und Angeboten bitten wir abzusehen.

Mehr über Permobil
Der Gründer von Permobil, Dr. Per Uddén, war davon überzeugt, dass es ein grundlegendes Menschenrecht ist, Menschen ein größtmögliches Maß an Selbstständigkeit zu ermöglichen. Seit über 50 Jahren ist Permobil diesem Grundsatz treu geblieben.
Permobil ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich moderner Rehabilitationstechnologie. Wir möchten die Bedürfnisse unserer Nutzerinnen und Nutzer bestmöglich verstehen und ihre Lebensqualität durch innovative und hochmoderne Gesundheits- und Hilfsmittellösungen verbessern. Unser Produktportfolio umfasst heute Elektrorollstühle, Sitz- und Positionierungslösungen, elektrische Zusatzantriebe sowie manuelle Rollstühle.

Permobil gehört zu Patricia Industries, einer Tochtergesellschaft der Investor AB, und hat seinen Hauptsitz in Schweden. Weltweit beschäftigt Permobil rund 2.000 Mitarbeitende in 18 Ländern. Weitere Informationen über die Geschichte des Unternehmens und unser vollständiges Produktportfolio findest du unter permobil.com.