Job Description

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Coördinator die graag de tanden zet in events en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Momenteel zijn we voor het Departement Biologie, onderzoeksgroep Ecology, Biodiversity & Genetics, betrokken bij het project OceanConnectXL, op zoek naar een Coördinator.

OceanConnectXL wil de kennis en expertise van mariene wetenschappers die de afgelopen 40 jaar zijn opgeleid en wereldwijd actief zijn, bundelen en valoriseren. Het netwerk bevordert de intergenerationele uitwisseling tussen Early Career Ocean Professionals (ECOPs) en ervaren alumni (EsCOPs), versterkt de samenwerking tussen Vlaamse en internationale onderzoeksgroepen en ondersteunt de uitvoering van opleidingen, beleidsprojecten en capaciteitsopbouwinitiatieven zoals de Ocean Teacher Global Academy (OTGA) van UNESCO-IOC.

In deze functie zal je een centrale rol spelen in het praktisch organiseren, coördineren en uitvoeren van evenementen, workshops, surveys en netwerkactiviteiten Je ondersteunt zowel lokale als internationale bijeenkomsten en draagt bij aan de connectie tussen het projectteam, alumni, onderzoeksnetwerken en externe partners. Meer concreet omvat je takenpakket:

1. Evenementenplanning en -organisatie

• Voorbereiden, coördineren en uitvoeren van workshops, symposia en netwerkbijeenkomsten;
• Ondersteunen van praktische logistiek zoals locatiebeheer, catering, registratie en technische setup;
• Beheren van communicatie met deelnemers, sprekers en partners;
• Opvolgen van budgetten en administratieve taken gerelateerd aan evenementen.

2. Survey-opzet en veldwerkcoördinatie

• Opzetten, plannen en organiseren van wetenschappelijke surveys en dataverzamelingsactiviteiten;
• Coördineren van veldteams en vrijwilligers bij dataverzameling;
• Zorgen voor nauwkeurige registratie, administratie en kwaliteitscontrole van surveygegevens;
• Ondersteunen van dataverwerking en analyse in samenwerking met onderzoekers.

3. Netwerkondersteuning en coördinatie

• Faciliteren van de interactie tussen ECOPs, EsCOPs en andere stakeholders binnen het OceanConnectXL-netwerk;
• Ondersteunen van de valorisatie van wetenschappelijke en educatieve output;
• Bijdragen aan de communicatie en promotie van activiteiten via digitale en sociale kanalen;
• Coördineren van lokale ondersteuning bij internationale projecten en trainingen.

De functie is gebaseerd op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene), met occasionele reisverplichtingen voor internationale evenementen.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt ervaring met evenementenplanning en -organisatie, bij voorkeur in een onderzoeks- of academische context;
• Je hebt ervaring met het opzetten en coördineren van surveys of dataverzamelingsprojecten;
• Je hebt ervaring met het coördineren van netwerken, bij voorkeur in mariene wetenschappen of internationale onderzoeksprojecten;
• Je bent flexibel, sociaal vaardig en kan goed samenwerken met diverse stakeholders;
• Je kan zelfstandig werken, initiatief nemen en praktische oplossingen aandragen;
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail;
• Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Engels en Nederlands; kennis van het Frans is een plus;
• Je kan omgaan met digitale tools voor registratie, communicatie en organisatie van evenementen;
• Ervaring met lokale coördinatie of praktische ondersteuning van onderzoeksprojecten is een meerwaarde;
• Affiniteit met mariene wetenschappen, internationale netwerken en capaciteitsopbouwprogramma’s is gewenst.

Pluspunten zijn (niet vereist, maar een meerwaarde):

• Ervaring met projectadministratie en budgetbeheer binnen een academische of onderzoekscontext;
• Technische vaardigheden zoals beheer van digitale surveyplatforms of databasetools;
• Bekendheid met internationale mariene onderzoeksnetwerken en academische communities;
• Ervaring of bekendheid met multicultureel en internationaal werken is een meerwaarde;
• Bereidheid om incidenteel te reizen voor internationale workshops of veldonderzoek.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een deeltijds contract 40% tewerkstelling van bepaalde duur van 8 maanden aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan  graad 9.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma]

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een jobinterview

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Tom.Van.Der.Stocken@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar  jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: bepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 0.4

Functie: Coördinator externe samenwerking

Gradengroep: 9

Wijze van begeven: werving