Job Description

Pourquoi choisir Stikeman Elliott :

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant :
  • des comptes de dépenses pour les frais de mieux-être;
  • un programme de cotisations de REER;
  • l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et
  • un programme de formation continue.
• Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal.
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus et train.

du poste Le/la coordonnateur(trice), Événements appuie la planification, l’organisation et la tenue des événements du cabinet, contribue à la gestion des billets destinés aux activités de relation client (incluant des événements sportifs, d’affaires et philanthropiques) et fournit un soutien afin d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.

Ce rôle contribue à l’expérience client globale du cabinet en veillant à ce que les événements, communications et interactions soient réalisés avec professionnalisme, cohérence et un souci du détail marqué.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Gestionnaire de projets, Événements

Responsabilités clés :

Coordination

• Préparer et mettre en forme la correspondance, les rapports, les présentations et la documentation liée aux événements
• Assurer l’organisation et la mise à jour des systèmes de classement, des bases de données et des dossiers
• Participer au traitement des factures, rapports de dépenses et paiements aux fournisseurs
• Soutenir la gestion des calendriers et la coordination des réunions
• Coordonner les communications internes liées aux événements et activités du cabinet
• Proposer des idées afin d’améliorer les processus liés aux événements

Planification et réalisation d’événements

• Participer à la coordination d’événements internes et externes (réceptions clients, conférences, séminaires, activités de réseautage, retraites, etc.)
• Appuyer la logistique : recherche de lieux, coordination des fournisseurs, traiteur, audiovisuel et matériel événementiel
• Aider à préparer les échéanciers, budgets et déroulés d’événements
• Soutenir l’organisation d’événements personnalisés pour la clientèle
• Assurer le suivi des présences, gérer les RSVP et tenir à jour les listes d’invités
• Veiller à l’alignement des événements avec les normes d’expérience client et l’image de marque
• Offrir un soutien sur place lors des événements (installation, accueil, résolution de problèmes)
• Contribuer aux évaluations post-événement et à l’amélioration continue

Billetterie et relations clients

• Participer à la distribution et à la gestion des billets (événements sportifs, concerts, activités d’affaires et philanthropiques)
• Soutenir la coordination avec les associé(e)s et parties prenantes internes pour les invitations
• Maintenir les registres de suivi liés à l’utilisation des billets et à l’engagement client
• Appuyer la logistique : transfert des billets, disposition des sièges, communications avec les clients
• Contribuer à une expérience client fluide, de l’invitation jusqu’au suivi post-événement
• Assurer le respect des politiques du cabinet en matière de divertissement client et de dépenses

Formation et expérience exigées :

• 2 à 5 ans d’expérience en coordination d’événements, soutien administratif ou rôle similaire
• Diplôme collégial en gestion d’événements, hôtellerie, administration, communications, administration des affaires ou domaine connexe
• Toute combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente pourra être considérée
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Expérience avec des outils de gestion d’événements ou systèmes CRM (atout)

Qualifications :

• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais) compte tenu de la clientèle, des mandats et de l'envergure internationale du cabinet
• Sens aigu du détail
• Excellente gestion des priorités et du temps
• Capacité d’adaptation et résolution de problèmes
• Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration
• Approche axée sur le service et le soutien à la clientèle

ENG

Why choose Stikeman Elliott

• Recognized as one of Canada’s Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
  • Health & Wellness Spending Accounts
  • Matching RRSP contributions
  • Access to telemedicine available 24/7
  • Continuing education program
  • Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Office accessible by metro, bus and train

The Events Coordinator supports the planning, organization, and delivery of firm events, assists with ticket allocations for client entertainment (including sporting, business, and philanthropic activities), and provides support to ensure smooth daily operations. The role contributes to the firm’s overall client experience by helping ensure that events, communications, and interactions are delivered with professionalism, consistency, and strong attention to detail.

Immediate report: This position reports to the Project Manager, Events

Key responsibilities:

Coordination

• Prepare and format correspondence, reports, presentations, and event-related documentation.
• Maintain organized records, databases, and filing systems
• Assist with processing invoices, expense reports, and vendor payments related to events.
• Support calendar management, meeting scheduling, and coordination activities.
• Coordinate internal communications related to events and firm activities.
• Contribute ideas and feedback to improve event-related processes and workflows.

Event Planning & Execution

• Assist in the coordination of internal and external events (client receptions, conferences, seminars, networking events, firm retreats, etc.).
• Support event logistics, including venue research, vendor coordination, catering, audiovisual needs, and preparation of event materials.
• Help prepare event timelines, budgets, and run of show documents.
• Provide support for personalized client-facing events and initiatives.
• Track attendance, manage RSVPs, and help maintain guest lists.
• Assist in ensuring events align with the firm’s client experience standards and brand guidelines.
• Provide on-site support during events, including setup, registration, and troubleshooting as required.
• Support post-event evaluations and contribute feedback to enhance future client experiences.

Ticket & Client Entertainment

• Assist with the distribution and coordination of firm-owned or sponsored tickets (e.g., sporting events, concerts, business and philanthropic events).
• Support coordination with partners and internal stakeholders regarding client invitations.
• Maintain and update tracking records related to ticket usage and client engagement.
• Assist with logistics such as ticket transfers, seating arrangements, and client communications.
• Support a seamless client experience from invitation through post-event follow-up.
• Assist in ensuring compliance with firm policies related to client entertainment and expense reporting.

Education and experience requirements:

• 2–5 years of experience in event coordination, administrative support, or a similar support-focused role (experience in professional services or a legal environment is an asset).
• College diploma in Event Management, Hospitality, Administration, Communications, Business Administration, or a related field.
• Equivalent combination of education and relevant work experience may be considered.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Experience with event management tools or CRM systems is an asset.

Qualifications:

• Bilingualism, French and English (oral and written) given the clientele, mandates, and international scope of the firm
• Strong attention to detail
• Time management and prioritization
• Adaptability and problem-solving
• Interpersonal and collaboration skills
• Client service and support mindset