Job Description

Coordonnateur·rice d’étage – Mezzanine

Ce poste a été récemment créé en vue de l’ouverture prochaine de notre café et de notre espace client sur la mezzanine. Renfermant des salles de conférence et accueillant divers événements, la mezzanine servira de point de rencontre avec nos clients. On y trouvera aussi un café pour le personnel, qui pourra y acheter des repas et profiter de collations gratuites. Le café comportera une cuisine interne.

Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour la mezzanine, c’est-à-dire notre espace principal pour l’accueil des clients et des visiteurs et pour la tenue d’événements.

En tant que membre de notre équipe Activités de conférences, la personne retenue encadrera le personnel du Service traiteur assigné à la mezzanine et exécutera différentes tâches routinières ou complexes. Elle sera chargée d’offrir une expérience client exceptionnelle et de donner l’exemple en créant un environnement qui allie service hors pair et qualité, et qui répond aux besoins de la clientèle interne et externe.

Elle sera aussi responsable de fixer et de mettre en œuvre des normes de service propres à la mezzanine pour les réunions internes ou externes, l’organisation d’événements et les activités du café. Elle devra assurer la coordination avec différents groupes pour gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité·es, assurer la logistique, installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, à l’exploitation du café et à la prestation d’un service harmonisé.

Ce poste relèvera directement du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné·es direct·es, le/la coordonnateur·rice collaborera activement avec les parties prenantes clés selon les directives du/de la directeur·rice national·e et de divers responsables.

Il ou elle devra également aider les clients internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales.

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

• Superviser la gestion des stocks et s’assurer que la cuisine, les aires pour les réunions et les événements, le coin barista et le café de la mezzanine sont bien approvisionnés.
• Soutenir la prestation de service lors de réunions ou d’événements organisés à la mezzanine en collaborant avec les équipes chargées de la réception, du service traiteur, des installations, de l’audiovisuel et des événements.
• Chapeauter la planification des réunions et des événements, effectuer la mise en place et la remise en ordre des lieux, et évaluer les besoins en ressources pour répondre aux attentes et aux demandes des clients en matière de service traiteur, d’audiovisuel et d’installations.
• Faire le suivi du flux quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements prévus à la mezzanine (coordonner l’usage de l’espace, gérer la capacité d’accueil, produire des rapports d’utilisation, s’occuper de la logistique liée à l’audiovisuel et à l’hospitalité, etc.), et collaborer étroitement avec l’équipe de la réception pour planifier les réunions et événements et mettre à jour le calendrier.
• Au besoin, aider les équipes de configuration scénique et d’audiovisuel, et participer à l’aménagement des pièces et aux mises en place du Service traiteur, en collaboration avec le/la gestionnaire, Activités liées aux conférences et les responsables concernés (équipe Événements ou autre).
• Faire visiter la mezzanine à des parties internes et externes et présenter les caractéristiques des différents espaces (capacité d’accueil, configuration et restrictions).
• Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel aux équipes chargées des installations et du service traiteur ainsi qu’aux technicien·nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels.
• Proposer des solutions pour régler les conflits d’horaire à la mezzanine et donner suite aux plaintes des clients dès qu’elles sont formulées.
• Corriger les problèmes de prestation de service à la mezzanine, y compris ceux relatifs à l’audiovisuel, au service traiteur et aux installations. Travailler avec les responsables appropriés pour remédier aux problèmes.
• Collaborer avec les membres des équipes chargées du service traiteur, de l’audiovisuel, des installations, de la réception et des événements pour organiser des réunions et des événements qui satisfont aux besoins d’intervenants internes ou externes.
• Respecter les exigences de service pour la mezzanine. Incarner les normes de service et inspirer ses collègues à faire de même.
• Assurer la liaison régulière avec les membres du cabinet en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements, au coin barista et au café, et maintenir une prestation de service pendant les réunions, les événements et les activités quotidiennes.
• Exécuter toute autre tâche à la demande du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences, dont soutenir le Service traiteur, au besoin.

Principales exigences :

• Diplôme universitaire ou collégial en hôtellerie, en marketing, en administration des affaires, en communications ou en gestion d’événements.
• Au moins 2 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire en entreprise.
• Personnalité énergique et passion pour l’expérience client et le respect des normes de service se rapportant aux réunions et aux événements.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, habiletés interpersonnelles de haut niveau, capacité à gérer des situations épineuses et bon sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Capacité à travailler sous pression dans un milieu au rythme soutenu où les échéances sont multiples et parfois concurrentes.
• Jugement rigoureux et grande aptitude à prendre de bonnes décisions et à résoudre des problèmes.
• Expérience en élaboration, en mise en œuvre et en application de normes de service inspirantes.
• Expérience en gestion d’équipe et de personnel.

Autres exigences

• Maîtrise des logiciels Rendezvous (ou toute autre plateforme de GSR semblable) et Microsoft Excel.
• Souci exceptionnel du détail et de la qualité.
• Capacité à utiliser – ou à apprendre à utiliser – tous les types de matériel audiovisuel et à épauler les clients.
• Autonomie et aptitude à gérer de nombreux projets exigeant une attention immédiate et à établir des priorités.
• Esprit d’équipe, discernement, débrouillardise, souplesse et créativité.
• Capacité de lever et de pousser régulièrement des objets pesant jusqu’à 13,6 kg (30 lb) et de rester debout pendant tout un quart de travail.
• Disponibilité pour travailler selon un horaire flexible et faire des heures supplémentaires, si nécessaire

Floor/Mezzanine Coordinator

This newly created role supports the opening of our Mezzanine client area and Café. The space will feature event and meeting rooms, serving as a central hub for client engagements and events. Additionally, there will be a staff café where employees can purchase meals and enjoy complimentary snacks. The Café will include an in-house kitchen.

This is a highly visible role and acts as the main point of contact for the Mezzanine, which is the primary destination for hosting clients and visitors as well as internal engagements.

As part of our Conference Operations team, the Coordinator, Mezzanine Floor will be expected to provide leadership and direction to the Catering staff in Mezzanine and assist in routine to complex matters. The Coordinator is responsible for creating an exceptional client experience and serves as a role model in creating an environment that delivers exceptional service, quality and meets the needs of internal and external clients.

The incumbent is responsible for setting and implementing service standards for the Mezzanine in terms of internal and client meetings, events and café operations. This includes coordinating with various service groups for capacity management and optimization, hospitality, logistics, AV set up and other areas that support client and internal meetings, events and café operations ensure seamless service.

This position reports directly to the Senior Manager, Conference Operations. The role currently has no direct reports and works collaboratively with key stakeholders and with the direction of the National Director and business leads.

The incumbent is responsible for supporting internal clients from the perspective of supporting the Firm’s brand, client service and operational objectives including the implementation of best practices.

The primary responsibilities for the role include:

• Oversee inventory management, ensuring the kitchen, meeting and event space, barista area and café in Mezzanine are well stocked.
• Supports meetings and event service on the Mezzanine, working in collaboration with Reception, Catering, Facilities, Audio Visual, and Events.
• Oversees meeting and event planning, completes room set up and breakdown, and checks resource requirements, ensuring that client expectations are met for catering, AV and premises requests.
• Tracks the daily and weekly meeting and events pipeline for the Mezzanine including coordination of space usage, capacity management, usage reports, hospitality and AV logistics, and liaising closely with Reception on the planning and scheduling of events and meetings.
• Assists where appropriate with audio visual and staging solutions, room configurations and Catering set up as required working closely with the Manager, Conference Operations and business lead (Events or other).
• Provides tours of the Mezzanine to internal and external parties, explains the space including capacities, configurations and limitations.
• Communicates all boardroom changes in “real time” with Facilities, Catering, and AV technicians and makes adjustments according to meeting and operational requirements.
• Suggests solutions to scheduling conflicts for meetings on the Mezzanine and is responsive to customer complaints when they arise.
• Trouble-shoots service related issues on the Mezzanine including AV, Catering, and Facilities issues. Works with the respective business lead to resolve the issue.
• Works collaboratively with members of Catering, Audio Visual, Facilities, Events, and Reception to support the needs of internal and external individuals and groups planning a meeting or event on the Conference Floor.
• Adheres to service standards for the Mezzanine Floor. “Lives and breathes” the service standards and inspires co-workers to do so.
• Regularly liaises with Firm members regarding meeting and event service, and barista and café needs, maintains service presence during internal meetings and events and daily operations.
• Carry out any other duties that may be assigned by the Senior Manager, Conference Operations, including providing support to the catering team as required

Key Competencies Required:

• A university degree or college diploma in hospitality, marketing, business, communications, or event management.
• Minimum of 2 to 5 years of experience working in a similar role in a corporate environment.
• Energetic and passionate about client service and service standards related to meetings and events.
• Excellent verbal and written communications skills and superior interpersonal skills including ability to handle sensitive situations; organizational and time management skills.
• Ability to work in a high pressure environment with multiple, concurrent deadlines as part of a fast-paced team.
• Strong judgment, decision making, planning and problem solving skills.
• Previous experience developing, implementing and/or inspiring service standards.
• Experience leading teams and individuals.

Other Requirements:

• Proficient in Rendezvous or other similar MRM platform and Excel.
• Exceptional eye for detail and quality control.
• Ability to operate or to learn all formats of AV equipment and provide expertise and guidance to the client.
• Independent self-starter capable of managing and prioritizing multiple time sensitive projects.
• A team player with excellent judgment, resourcefulness, flexibility and creativity.
• Ability to regularly lift and push objects up to 30 pounds and stand for the duration of the shift.
• Availability to work flexible hours and/or overtime, when necessary.

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