Job Description

Relevant de la direction du bureau de famille, la personne titulaire du poste de Coordonateur, conciergerie privée agit comme chef d’orchestre de toutes les opérations quotidiennes. Cette personne assure la supervision et la fluidité des activités liées aux services aux actionnaires et à leurs proches, à l’exploitation de la flotte de transport, à la gestion documentaire et à l’organisation des suivis et réunions.
Elle joue un rôle de pivot stratégique en structurant les processus, en soutenant la direction et en assurant un haut niveau d’exécution opérationnelle

Responsabilités confiées:

• Superviser et optimiser la gestion des demandes d’utilisation de la flotte de transport (affaires, personnel, locations).
• Tenir à jour les calendriers, dossiers et informations opérationnelles.
• Encadrer la préparation des informations nécessaires à la facturation et aux suivis.
• Gérer les priorités et escalader les enjeux à la direction du bureau de famille.
• Superviser la réception, la documentation et le suivi des demandes personnelles, administratives ou logistiques.
• Coordonner les intervenants internes et externes impliqués dans les dossiers.
• Superviser le classement, l’organisation et la mise à jour des documents des compagnies de gestion et du bureau de famille.
• Assurer la disponibilité rapide des documents lors de réunions ou demandes urgentes.
• Travailler en étroite collaboration avec le contrôle financier quand à la gestion documentaire.
• Coordonner la logistique des réunions avec les actionnaires (convocations, documents).
• Appuyer la préparation des ordres du jour, des dossiers décisionnels et des suivis.
• Contribuer à la préparation de rapports et tableaux de bord

Requis:

• Formation en administration, gestion, coordination de services ou domaine connexe.
• Expérience significative en coordination ou gestion administrative, opérations ou services professionnels.
• Expérience en environnement confidentiel (bureau de famille, cabinet professionnel, entreprise privée) : un atout important.
• Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de suivi.
• Discrétion absolue et sens élevé de la confidentialité.
• Approche orientée service et professionnalisme exemplaire.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers complexes.
• Fortes habiletés en communication écrite et verbale.
• Jugement sûr, rigueur et fiabilité.

• Bilinguisme requis: la maîtrise de l’anglais est nécessaire en raison de la nature des interactions avec avec des partenaires pancanadiens majoritairement anglophones. Cette langue est utilisée fréquemment dans le cadre des communications écrites et orales. Un niveau avancé est requis.