1 - Werken bij de VUB

2 - Functiebeschrijving

We zijn op zoek naar een gestructureerde, proactieve en relationele HOST-coördinator om ons team te versterken. In deze functie help je de dagelijkse werking van HOST te coördineren en tegelijkertijd de gemeenschap, zichtbaarheid en verbindingen binnen en buiten de VUB te versterken.

Je zorgt voor overzicht, structuur en opvolging, maar vervult ook een belangrijke verbindende rol: je brengt mensen bij elkaar, signaleert kansen, faciliteert samenwerking en helpt HOST groeien tot een levendig interdisciplinair platform. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor leden, partners en belanghebbenden, en helpt ideeën, vragen en kansen te vertalen naar duidelijke acties, verantwoordelijkheden en vervolgstappen.

Je bent iemand die organisatorische kracht combineert met een talent voor het verbinden van mensen. Je vindt het leuk om ideeën om te zetten in concrete acties, maar begrijpt ook dat HOST meer is dan een reeks activiteiten: het is een groeiende gemeenschap van onderzoekers, partners en belanghebbenden die samenwerken aan duurzaamheidstransities. Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling van de strategie, identiteit, gemeenschap en externe positionering van HOST.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Overzicht houden over de dagelijkse gang van zaken bij HOST, lopende activiteiten, interne afspraken, deadlines en prioriteiten;
• Structuur aanbrengen in processen, documenten, planning en interne samenwerking;
• Administratieve processen opvolgen en ervoor zorgen dat afspraken, procedures en actiepunten duidelijk worden gedocumenteerd;
• Ondersteuning bieden bij de financiële opvolging van HOST, met inbegrip van begrotingen, bestellingen, facturen, onkosten, rapportage en coördinatie met relevante VUB-diensten;
• Vergaderingen met het HOST support team, het core team en de adviesraad voorbereiden, organiseren en opvolgen;
• Actiepunten monitoren en ervoor zorgen dat beslissingen worden vertaald naar duidelijke vervolgstappen;
• De Host van HOST ondersteunen bij het geven van strategische richting, het voorbereiden van beslissingen en het opvolgen van belangrijke prioriteiten;
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor HOST-leden, en helpen om vragen, ideeën en behoeften te koppelen aan de juiste personen, expertise of mogelijkheden;
• Actief bijdragen aan het versterken van de HOST-gemeenschap door onderzoekers, onderzoeksgroepen, faculteiten, diensten en externe partners met elkaar te verbinden rond gemeenschappelijke duurzaamheidsuitdagingen;
• Het identificeren en opvolgen van kansen voor samenwerking, zichtbaarheid, financiering, evenementen of strategische partnerschappen, in nauwe samenwerking met de Host van HOST en de connector;
• Nauw samenwerken met de ‘connector’ aan de praktische, organisatorische en relationele opvolging van nieuwe kansen, projectvoorstellen en samenwerkingen;
• Helpen bij het onderhouden en ontwikkelen van relaties met relevante belanghebbenden binnen de VUB, Brussel en het bredere duurzaamheidsecosysteem;
• Nieuwe initiatieven binnen HOST ondersteunen en helpen om ideeën om te zetten in haalbare acties, tijdschema’s, verantwoordelijkheden en samenwerkingsverbanden;
• De planning en organisatie van communicatie en evenementen opvolgen, in nauwe samenwerking met de communicatie- en evenementenverantwoordelijke;
• Bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de identiteit, strategie, werkwijze en externe zichtbaarheid van HOST;
• Samenwerken met collega’s binnen de hele VUB, waaronder administratieve diensten, onderzoeksgroepen, faculteiten en centrale diensten;
• Ervoor zorgen dat informatie toegankelijk, actueel en bruikbaar blijft voor het team en de bredere HOST-gemeenschap.

Voor deze functie is de hoofdcampus van de VUB je thuisbasis, met de mogelijkheid om thuis te werken.

3 - Profiel

Wie ben jij?

• Je bent sterk in plannen, organiseren en opvolgen;
• Je houdt ervan om overzicht, structuur en duidelijke afspraken te creëren;
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail;
• Je bent een geboren netwerker die graag mensen, ideeën en kansen bij elkaar brengt;
• Je communiceert duidelijk, vriendelijk en doelgericht, zowel binnen een team als met externe belanghebbenden;
• Je voelt je op je gemak bij het leggen van contact, het opvolgen van gesprekken en het helpen groeien van relaties in de loop van de tijd;
• Je kunt moeiteloos schakelen tussen praktische taken, mensen, processen en inhoudelijke vraagstukken;
• Je bent proactief en ziet wat er nodig is om zaken vooruit te helpen;
• Je kunt zelfstandig werken, maar vindt het ook leuk om deel uit te maken van een team en een bredere gemeenschap;
• Je functioneert goed in een dynamische omgeving en weet hoe je de zaken in beweging houdt zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen;
• Je hebt een passie voor duurzaamheid, maatschappelijke verandering en de rol van onderzoek daarin;
• Je hebt ervaring met coördinatie, projectondersteuning, administratie, budgetopvolging, teamwerk en/of het betrekken van de gemeenschap of belanghebbenden;
• Je bent vertrouwd met digitale tools zoals Outlook, Teams, SharePoint, Excel en andere planning- of samenwerkingstools;
• Je beheerst het Engels en het Nederlands uitstekend. Kennis van het Frans is een pluspunt;
• Je hebt bij voorkeur een bachelor- of masterdiploma, of beschikt over gelijkwaardige ervaring in een coördinerende, administratieve, projectondersteunende of gemeenschapsopbouwende functie.
• Als niet-EER-onderdaan voldoe je aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een geldige werkvergunning voor de VUB en aan de verblijfsvereisten van de VUB. Meer info hier

De VUB wil een afspiegeling zijn van de samenleving, waarin ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, handicap of neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Wat wij bieden

• Een zinvolle functie binnen een interdisciplinair platform dat zich bezighoudt met duurzaamheid, systemische verandering en maatschappelijke impact;
• Een gedreven team met enthousiaste collega’s;
• Een dynamische en inspirerende werkomgeving waarin samenwerking, initiatief en innovatie worden gestimuleerd;
• De kans om de structuur en het functioneren van een groeiende HOST-gemeenschap mede vorm te geven;
• Een functie waarin je veel kunt leren over duurzaamheid, onderzoek, projectwerk, communicatie, evenementen en het opbouwen van een gemeenschap;
• Een contract voor bepaalde tijd (1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging), met een arbeidsomvang van 80% tot 100% (in onderling overleg). Je wordt aangesteld in salarisschaal 5, 6 of 7, afhankelijk van je competenties en relevante werkervaring.

Bij de VUB ben je verzekerd van een open, betrokken en diverse werkomgeving waar je kansen krijgt om je carrière verder uit te bouwen. Daarnaast geniet je van diverse voordelen:

• Volledige vergoeding van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer volgens het VUB-beleid, of een vergoeding als je met de fiets komt;
• Gratis hospitalisatie- en groepsverzekering met inkomensgarantie;
• De ruimte om je functie zelf vorm te geven en je voortdurend bij te scholen via VUB LRN;
• Uitstekende faciliteiten voor sport en beweging;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden tegen aantrekkelijke prijzen in onze campusrestaurants;
• Een open, gezinsvriendelijke werkomgeving waar aandacht wordt besteed aan het evenwicht tussen werk en privéleven, en uitzonderlijke vakantieregelingen met 35 vakantiedagen, op basis van een voltijds contract.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan?

Je kunt je vóór 27 juli aanmelden via jobs‧vub‧be. Om je aan te melden, moet je de volgende documenten uploaden: cv, motivatiebrief en diploma('s).

Ons selectieproces verloopt als volgt:

Stap 1: screening van cv’s door ons wervingsteam

Stap 2: De sollicitatiegesprekken staan gepland op 4, 5 en 6 augustus en vinden plaats op de hoofdcampus van de VUB. De exacte datum en aanvangstijd worden per e-mail meegedeeld.

Gewenste startdatum: 1 september 2026, of zo snel mogelijk daarna.

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer het HOST support team via house@vub.be. 

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Barbara Van Belle via Barbara.Van.Belle@vub.be of Hanne Van Ende via Hanne.Van.Ende@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar  jobs‧vub‧be  en ontdek alles over o‧a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university‧eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie:

Contract: Contract bepaalde duur 12 maanden, met optie tot verlenging

Hoofdeenheid: Faculteit Sociale Wetenschappen en Solvay Business School

Omvang: 0.8

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: