Coordinateur(trice) Documentation et Conformité Sécurité (ALTERNANCE 1 à 2 ans)

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Vous aimez coordonner, anticiper et garantir la conformité dans un environnement international et industriel exigeant ?
Rejoignez notre équipe et devenez un support clé de la réussite de nos interventions chez nos clients : vous assurez l'accès de nos collaborateurs aux sites clients en garantissant la qualité, la conformité et la disponibilité de l'ensemble des documents requis dans le cadre des interventions de nos collaborateurs.

Missions principales

• 1. Gestion et suivi des documents de sécurité
  • Collecter, compiler, centraliser et maintenir la base documentaire à jour (Teams/TravelDoc)
  • Assurer le suivi des dates de validité et anticiper les expirations
  • Mettre à jour les documents annuellement pour garantir leur conformité
  • Escalader à la hiérarchie les points d’achoppement (clients/entités locales)
  
  2. Coordination interne et externe
  • Être le point de contact privilégié pour les clients, les entités locales, les prestataires et en interne
  • Relancer et accompagner les entités dans le dépôt des documents sur les plateformes clients
  • Faire le suivi et les remontées de l’application TravelDoc
  
  3. Conformité réglementaire
  • Vérifier la conformité des documents avec les exigences clients et réglementaires
  • Garantir le respect du RGPD dans la gestion des données
  • Travailler en lien avec les équipes juridiques et RH sur les cas spécifiques
  
  4. Support HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement)
  • Participer à la création et mise à jour de certains documents HSE (sous validation)
  • S’assurer de l’alignement avec les exigences HSE internes et clients
  
  5. Anticipation et gestion des accès sites
  • Anticiper les besoins documentaires en fonction des interventions prévues
  • Proactivement cadrer avec les clients les exigences documentaires
  • Garantir l’accès aux sites industriels en évitant les blocages administratifs 

Dans le cadre de ces activités, il conviendra égalemment de : 

• Réaliser une étude de charge complète sur une année :
• Analyse des volumes de documents traités
• Identification des pics d’activité et des points de friction
• Évaluation du temps passé par typologie de tâche
• Proposer des axes d’amélioration et d’optimisation des processus
• Créer et alimenter un fichier de contacts client sécurité 

Expérience requise : 
Expérience professionnelle dans le cadre d'une alternance, post bac (BTS, BUT...)

Compétences et aptitudes

• Maîtrise de la suite Office
• Rigueur et méthode
• Organisation et gestion des priorités
• Capacité à anticiper
• Excellente communication 
• Assertivité / leadership
• Proactivité, intitiative

Formation et langues
Bac +3 / Master 1 de type gestion / management PME PMI , Administration clients...
Anglais impératif minimum B1+ 

Rejoignez-nous – et grandissez avec nous.

Rejoignez une entreprise où l’ingénierie a du sens. Chez BOBST, nous ne faisons pas que façonner l’avenir de l’emballage – nous façonnons aussi des carrières. Vous rejoindrez une équipe mondiale qui valorise la curiosité, la collaboration et le courage. Que vous développiez des technologies de pointe ou que vous souteniez les systèmes qui les rendent possibles, votre travail aura un impact concret. Et parce que nous restons une entreprise familiale, nous croyons en une croissance partagée – avec confiance, bienveillance et ambition commune.

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