L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.
Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.
Dans le cadre du développement de sa stratégie Transcend, l’ESSEC Business School recrute un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Financier(ère) Post-Award (F/H/X+) en CDD dans le cadre d'une mission de 18 mois
Au sein du Grant Office, et sous la responsabilité du Responsable du Grant Office, vous assurez le suivi administratif, financier et réglementaire d’un portefeuille de projets financés par des organismes français et internationaux (France 2030, Erasmus+, Régions, collectivités territoriales, agences nationales, fondations, etc.).
Vous accompagnez les porteurs de projets tout au long de la phase Post-Award, en garantissant la bonne utilisation des financements obtenus et le respect des exigences contractuelles des financeurs.
Assurer le suivi administratif et financier d’un portefeuille de projets subventionnés.
Suivre l’exécution des budgets et contrôler leur bonne consommation.
Vérifier l’éligibilité des dépenses conformément aux conventions de financement (coûts de personnel, fonctionnement, sous-traitance, investissements, frais indirects…).
Contrôler les clôtures budgétaires périodiques et préparer les éléments financiers nécessaires aux bilans des projets.
Assurer le suivi des versements des subventions en lien avec le Contrôle de Gestion et la Comptabilité.
Identifier les écarts budgétaires et proposer les actions correctrices nécessaires.
Coordonner la préparation des rapports financiers et scientifiques avec les porteurs de projets.
Veiller au respect des échéances contractuelles fixées par les organismes financeurs.
Collecter, contrôler et centraliser les pièces justificatives nécessaires aux demandes de paiement et aux rapports financiers.
Garantir la qualité et la conformité des dossiers transmis aux financeurs.
Préparer les audits financiers réalisés par les agences nationales, européennes ou tout autre organisme financeur.
Coordonner les échanges avec les Commissaires aux Comptes dans le cadre des certifications financières.
Identifier les interlocuteurs internes concernés (Paie, Comptabilité, Contrôle de Gestion, Ressources Humaines).
Organiser le circuit de validation et de signature des attestations financières.
Assurer le suivi des recommandations émises à l’issue des audits.
Veiller au respect des obligations réglementaires applicables aux projets financés.
Garantir la conformité du traitement des données personnelles dans le respect du RGPD.
Vérifier l’éligibilité de la masse salariale financée (contrats, avenants, temps de travail, justificatifs).
Conseiller les porteurs de projets sur les règles de recrutement et de gestion des personnels financés sur subvention.
Veiller au respect des obligations de communication imposées par les financeurs, en collaboration avec la Chargée de communication du Grant Office.
Conseiller les équipes projets sur les procédures administratives et financières.
Participer à l’amélioration continue des outils, procédures et tableaux de bord du Grant Office.
Contribuer à la sécurisation des pratiques et à l’harmonisation des processus de gestion des financements.
Assurer une veille sur l’évolution des règles applicables aux dispositifs de financement nationaux et européens.
Bac+3 minimum en Gestion, Administration des entreprises, Finances publiques, Contrôle de gestion, Gestion de projets ou équivalent.
Une formation de niveau Bac+5 constitue un atout.
Vous justifiez d’une première expérience réussie dans la gestion administrative et financière de projets financés ou de subventions publiques et/ou privées.
Vous êtes à l’aise avec la lecture et l’analyse de conventions financières complexes.
Une expérience dans l’enseignement supérieur, la recherche ou le secteur public serait appréciée.
Excellente maîtrise d’Excel et des outils de suivi budgétaire.
Maîtrise des outils collaboratifs et de gestion de projets (Monday ou équivalent).
Connaissance des plateformes de reporting de projets financés (Beneficiary Module, Erasmus+, France 2030 ou équivalent).
Bonne compréhension des règles de financement public français et européen.
Maîtrise de l’anglais (niveau C1 selon le Cadre Européen Commun de Référence).
Grande rigueur et sens de l’organisation.
Esprit d’analyse et capacité de synthèse.
Autonomie et sens des priorités.
Aisance relationnelle et capacité à accompagner des interlocuteurs variés (enseignants-chercheurs, directions, partenaires institutionnels, services support).
Sens du service et goût du travail en équipe.
Curiosité et capacité d’adaptation à un environnement réglementaire en constante évolution.
L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.
Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.
Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.
Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.
