Job Description

Contexte :

Dans le cadre d'une création de poste, le Décanat faculté & recherche, recherche un/une:

Coordinateur/Coordinatrice faculté F/H

(CDI à temps plein)

Ce que nous attendons de vous :

Support administratif et services aux professeurs :

• Assister les professeurs/professeures dans la gestion des formalités administratives (systèmes d’information, notes de frais, outils internes).
• Mettre à jour les systèmes d’information liés aux activités des professeurs/professeures ainsi que les contenus web et médias associés.
• Participer à l’animation de la communauté virtuelle Faculté.

Support aux départements, instituts de recherche :

• Assurer la coordination administrative et logistique des activités des départements, instituts de recherche relevant de votre périmètre.
• Être le point d’appui opérationnel des directions d’instituts de recherche pour le suivi de leur fonctionnement courant (instances, reporting, référentiels, calendriers).
• Identifier les dysfonctionnements ou irritants, alerter et proposer des initiatives pour améliorer les processus et mettre en place de bonnes pratiques.
• Veiller à la mise à jour des listes de membres (professeurs/professeures, chercheurs/chercheuses affiliés, doctorants/doctorantes, partenaires) et des CV sur le site internet de l’école.
• Contribuer au suivi administratif des projets portés par les instituts (contrats, conventions, livrables administratifs, en lien avec les fonctions expertes concernées).
• Être le/la référent/référente principal/principale pour l’organisation des conférences académiques de l’école : planification des événements, réservation des lieux, coordination des intervenants/intervenantes, gestion du calendrier et suivi logistique.
• Assurer le suivi administratif et logistique des chaires adossées aux instituts de recherche.
• Identifier et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation des conférences et la coordination entre les différents instituts, dans le respect des standards de qualité de la Faculté.

Organisation et logistique :

• Assistanat logistique hors pédagogie : bureaux, achats, fournitures.
• Organisation des déplacements professionnels pour les invités (professeurs/professeures invités par les instituts, pour les conférences, etc.)
• Organisation des réunions, séminaires, workshops et conférences scientifiques.

Recrutement et onboarding :

• Organisation des recrutements de professeurs et chercheurs : Accueillir, informer, renseigner les nouveaux professeurs/professeures
• Gestion administrative et logistique des nouveaux arrivants.

Ce que nous recherchons :

• Issu d'une formation Bac+2/3 ou d'une expérience professionnelle équivalente
• Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Vous avez un niveau d'anglais courant
• Vous êtes connu pour votre excellent relationnel, votre bonne communication orale et votre gestion des priorités
• Vous êtes réactif, organisé et avez une bonne capacité à gérer le stress
• Votre sens du service client, votre rigueur, votre esprit d'équipe font de vous le/ la candidat/ candidate idéale

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Ce que vous y gagnerez :

• Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
• Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
• Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle
• Faire partie d’une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile – travail à vélo
• 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an
• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon