Job Description

ORGANIZAÇÃO/PROGRAMA – VISÃO GERAL

A Rare é uma organização global sem fins lucrativos de conservação ambiental que inspira mudanças para que pessoas e natureza prosperem. Fundamentada na ciência comportamental e na liderança local, a Rare atua em parceria com comunidades ao redor do mundo para adoção de práticas sustentáveis, restauração de ecossistemas terrestres e marinhos e fortalecimento de meios de subsistência.

Com mais de 50 anos de experiência em mais de 60 países, a Rare desenvolve e escala soluções lideradas por comunidades que enfrentam as mudanças climáticas, a perda da biodiversidade, a segurança alimentar e a resiliência.

VISÃO GERAL DA POSIÇÃO

O(A) Coordenador(a) de Operações de Escritório & Suporte Executivo desempenha um papel fundamental no apoio à liderança executiva e no bom funcionamento das operações organizacionais. Esta posição híbrida combina suporte administrativo de alto nível com coordenação operacional entre áreas.

FUNÇÕES ESSENCIAIS

O(A) Coordenador(a) exercerá julgamento independente nas seguintes áreas de relevância:

Suporte Executivo (35%)

• Realizar o planejamento e as reservas de viagens executivas, incluindo itinerários, passagens aéreas, hospedagem e seguro viagem, em conformidade com as políticas da organização e fornecedores aprovados.
• Coordenar o processamento de despesas, incluindo o envio de reembolsos, a conciliação de despesas e a coordenação com a área de Finanças e Operações para validação e conformidade em tempo hábil.
• Apoiar a tomada de decisões executivas, coletando dados, preparando resumos e acompanhando as ações a serem tomadas.
• Atuar como ponto de contato principal e responsável pela comunicação interna e externa de alta prioridade.
• Servir de elo entre executivos e equipes internas, garantindo um fluxo de informações claro, oportuno e estruturado.
• Apoiar os controles internos, auditorias e atividades relacionadas à conformidade.

Operações de Escritório e Coordenação de TI (35%)

• Garantir o bom funcionamento e a eficiência das operações diárias do escritório, em conformidade com as políticas internas, os requisitos dos doadores e as regulamentações externas.
• Monitorar e aprimorar continuamente os fluxos de trabalho operacionais para aumentar a eficiência, a conformidade e a confiabilidade.
• Coordenar fluxos de trabalho administrativos, encaminhamento de documentos, arquivamento e uso de ferramentas digitais (por exemplo, DocuSign, plataformas compartilhadas).
• Organizar o inventário de ativos de escritório, mobiliário, ferramentas de TI e acesso a sistemas.
• Coordenar fornecedores relacionados ao escritório, processos de frota e atividades relacionadas às instalações (quando aplicável).
• Redigir e coordenar a distribuição de comunicados internos, atualizações e boletins informativos.
• Coordenar reuniões internas, sessões de liderança, workshops e eventos para a equipe.

Apoio a Programas e Equipes Interfuncionais (30%)

• Apoiar os processos administrativos de programas internos, incluindo estágios, bolsas de estudo técnicas e iniciativas de voluntariado.
• Coordenar tarefas interfuncionais para garantir o alinhamento com os procedimentos e prazos da organização.
• Preparar, revisar e consolidar relatórios de despesas para a equipe de programas como backup (quando aplicável).
• Coordenar os processos de auxílio ao participante de ponta a ponta, desde o registro inicial até a assistência operacional contínua, garantindo acompanhamento oportuno, documentação precisa e coordenação com as partes interessadas internas.
• Apoiar a área de Finanças e Operações e a Equipe Executiva na revisão e validação de folhas de ponto, adiantamentos, despesas e contas a pagar, em conformidade com as políticas internas, requisitos dos doadores e diretrizes da sede.

EXPERIÊNCIA E FORMAÇÃO

• Formação superior e mais de 2 anos de experiência em coordenação em ambiente de escritório, com vivência em funções programáticas, operacionais e de comunicação, são altamente desejáveis;
• Atitude profissional, otimista e enérgica, alguém que toma iniciativa, é confiável e se orgulha do seu trabalho;
• Habilidades comprovadas de coordenação, planejamento, organização e comunicação (escrita e oral);
• Capacidade de influenciar executivos (gestão ascendente);
• Histórico de construção de um ambiente de trabalho em equipe positivo;
• Bom conhecimento do Microsoft Office (principalmente Word, Excel e PowerPoint);
• Inglês intermediário e português nativo, tanto falado quanto escrito, são necessários para tradução de documentos de baixa complexidade do inglês para o português e vice-versa, conforme necessário;
• Histórico de resposta rápida (em até 48 horas úteis) a quaisquer solicitações;
• Excelente capacidade de relacionamento interpessoal e resolução de problemas para lidar com situações delicadas e confidenciais, frequentemente em um ambiente internacional;
• Habilidade para manter relações de trabalho mesmo à distância e em diferentes culturas;
• Iniciativa e organização, com capacidade comprovada de executar múltiplas tarefas de forma eficiente e consistente;
• Excepcional atenção aos detalhes, capacidade de estabelecer prioridades e cumprir prazos, que podem depender da conclusão de tarefas por outros.

RESPONSABILIDADE DE SUPERVISÃO

Esta posição não possui responsabilidades de supervisão.

AMBIENTE DE TRABALHO

Ambiente profissional de escritório com uso de equipamentos padrão.

EXIGÊNCIAS FÍSICAS

Função majoritariamente sedentária com eventuais deslocamentos leves.

TIPO DE POSIÇÃO E JORNADA

Cargo em tempo integral, segunda a sexta, das 9h às 18h, com possibilidade de horas adicionais (compensatórias) e elegibilidade para trabalho flexível.

OUTRAS ATRIBUIÇÕES

Esta descrição não cobre todas as atividades e pode ser alterada a qualquer momento.

A Rare é uma organização que oferece igualdade de oportunidades de emprego e está comprometida com um programa proativo de ação afirmativa e desenvolvimento da diversidade. A Rare continuará a recrutar, contratar, treinar e promover funcionários para todos os níveis hierárquicos, sem discriminação por raça, religião, gênero, estado civil, situação familiar, nacionalidade, idade, deficiência mental ou física, orientação sexual, identidade de gênero, fonte de renda ou condição de veterano. Todas as decisões relacionadas ao emprego são baseadas exclusivamente em fatores legítimos e pertinentes ao trabalho, como habilidades, aptidões, desempenho anterior, assiduidade e tempo de serviço. A discriminação de qualquer tipo não será tolerada sob nenhuma circunstância.