Job Description

Chuyên viên Cao cấp, Phòng Kế Hoạch chủ yếu hỗ trợ quy trình thanh toán và quyết toán cho các hoạt động của Kênh Đại lý, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ và chi trả đúng thời hạn. Vị trí này chịu trách nhiệm chuẩn bị và xử lý hồ sơ thanh toán, phối hợp với Phòng Tài chính và các bên liên quan trong việc phê duyệt và quyết toán, đồng thời theo dõi việc sử dụng ngân sách. Ngoài ra, Chuyên viên Cao cấp còn hỗ trợ công tác theo dõi và báo cáo các chương trình thi đua, góp phần đảm bảo việc triển khai hiệu quả các chương trình khuyến khích và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Kênh Đại lý.

The Senior Specialist, Agency Planning, primarily supports the payment and settlement process for Agency operations, ensuring accuracy, compliance, and timely disbursement. This role is responsible for preparing and processing payment documents, coordinating with Finance and relevant stakeholders for approvals and settlements, and maintaining proper tracking of budget usage. In addition, the Senior Specialist provides administrative support for contest tracking and reporting, helping ensure smooth execution of incentive programs and alignment with Agency business objectives.

1. Quản lý thanh toán và quyết toán/ Payment and Settlement

• Chuẩn bị, kiểm tra và trình hồ sơ thanh toán, hồ sơ tạm ứng và quyết toán theo đúng quy định của Công ty.

• Phối hợp với Phòng Tài chính và các phòng ban liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến thanh toán.

• Lưu trữ chính xác hồ sơ giao dịch thanh toán và theo dõi việc sử dụng ngân sách.

• Theo dõi tiến độ nhằm đảm bảo tất cả các khoản thanh toán và quyết toán được xử lý đúng thời hạn.

• Prepare, verify, and submit payment documents and advance settlement requests in compliance with company policies.

• Coordinate with Finance and relevant departments to resolve any payment-related issues.

• Maintain accurate records of payment transactions and budget usage.

• Monitor timelines to ensure all payments and settlements are processed promptly

2. Hỗ trợ vận hành chương trình thi đua/ Contest Support

• Hỗ trợ quy trình ban hành Memo cho các chương trình thi đua của Kênh Đại lý, bao gồm soạn thảo, điều phối phê duyệt và phát hành Memo.

• Phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo việc chi trả thưởng cho các chương trình thi đua được thực hiện đúng tiến độ.

• Phối hợp với bộ phận E&A/Marketing trong việc cung cấp nội dung cho poster, podcast và e-magazine hàng tháng liên quan đến các chương trình thi đua.

• Assist in the memo issuing process for Agency contests, including drafting, coordinating approvals, and releasing memos.

• Coordinate with stakeholders for timely contest reward disbursement.

• Collaborate with the E&A/Marketing team to provide content for posters, podcasts, and monthly e-magazines related to contests.

3. Báo cáo và quản trị vận hành/ Reporting & Administration

• Chuẩn bị và cung cấp các báo cáo định kỳ (tháng, tuần, ngày) cũng như các báo cáo phát sinh theo yêu cầu của các bên liên quan thuộc Kênh Đại lý, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

• Quản lý và cập nhật danh sách AMD, phối hợp với DR và IT để duy trì các nhóm email khi có thay đổi về nhân sự như điều chuyển, gia nhập hoặc nghỉ việc.

• Prepare and deliver periodic reports (monthly, weekly, daily) and handle ad-hoc reporting requests for Agency stakeholders, ensuring accuracy and timeliness.

• Manage and update the AMD list, coordinating with DR and IT to maintain email groups when members change positions, join, or leave.

4. Các công việc khác/ Other Responsibilities

• Tham gia các dự án và các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.

• Participate in special projects and perform other duties assigned by the Line Manager.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học.

• Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm hành chính/vận hành, ưu tiên có hiểu biết về hoạt động kinh doanh bảo hiểm.

• Thành thạo Microsoft Word, Microsoft PowerPoint và đặc biệt là Microsoft Excel.

• Có kỹ năng tổ chức công việc tốt, có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực thời gian trong môi trường thay đổi và quản lý nhiều công việc cùng lúc, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc.

• Có kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt.

• Có tinh thần làm việc nhóm và kỹ năng phối hợp hiệu quả.

• Thể hiện sự phù hợp với các Giá trị cốt lõi của Chubb: Chính trực (Integrity), Khách hàng là trọng tâm (Client Focus), Tôn trọng (Respect), Làm việc nhóm (Teamwork) và Xuất sắc (Excellence).

• University or College Degree.

• 3+ years of clerical experience, with knowledge of insurance business operations.

• Experience in MS Word, MS PowerPoint and excellent in MS Excel.

• Strong organizational skills, able to work well under deadlines in a changing environment and perform multiple tasks effectively and concurrently. Produces quality work in a timely manner.

• Strong communication and interpersonal skills.

• Teamwork spirit and collaboration skills.

• Strong alignment with Chubb Values: Integrity, Client Focus, Respect, Teamwork, Excellence.