Job Description

Är du en strukturerad, serviceinriktad och proaktiv administratör som trivs i en koordinerande roll? Nu söker vi en chefssekreterare som vill ta ett kvalificerat administrativt ansvar och bidra med struktur, samordning och professionellt stöd till kommunchef och ledningsgrupp. Här får du en nyckelroll med många kontaktytor och stor möjlighet att påverka det administrativa flödet i en samhällsviktig verksamhet.

Du har en viktig samordnande roll där du bidrar till effektiva administrativa processer och säkerställer ett välfungerande stöd till kommunchef och ledningsgrupp. Rollen innebär att självständigt driva och koordinera administrativa uppdrag, följa upp aktiviteter och skapa struktur i det löpande arbetet. Du hanterar konfidentiell information med hög integritet och säkerställer att kommunens administrativa rutiner och processer efterlevs på ett professionellt och kvalitativt sätt.

Arbetsuppgifter

I rollen som chefssekreterare ansvarar du för att skapa struktur, samordning och effektivitet i kommunledningens dagliga arbete. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar att:

• Hantera och koordinera kommunchefens och ledningsgruppens kalendrar, mötesbokningar och dagliga planering.
• Planera, samordna och administrera ledningsmöten, konferenser, besök och andra sammankomster.
• Förbereda och kvalitetssäkra kallelser, dagordningar, beslutsunderlag, presentationer och övrigt mötesmaterial.
• Föra protokoll och minnesanteckningar samt följa upp beslut och uppdrag.
• Samordna och följa upp ärenden, deadlines och återkommande administrativa processer.
• Fungera som kontaktperson och samordnande länk mellan chefer, medarbetare, politiker, myndigheter och externa samarbetspartners.
• Hantera inkommande och utgående kommunikation via e-post, telefonsamtal och annan korrespondens.
• Ta fram, sammanställa och kvalitetssäkra underlag, rapporter och presentationer.
• Hantera ekonomiadministrativa uppgifter såsom fakturor, beställningar, kontering och kostnadsuppföljning.
• Ansvara för praktiska planering av resor, konferenser, representation och olika typer av evenemang.

Det här är en roll för dig som uppskattar variation, ansvar och ett högt tempo. Du blir en viktig del av kommunledningens arbete och får möjlighet att bidra med både struktur, framförhållning och lösningsfokus i en verksamhet där samarbete och service står i centrum.

Kvalifikationer och egenskaper

Vi söker dig som har:

• Bakgrund som VD-assistent, Executive Assistant eller motsvarande kvalificerad assistentroll.
• Mycket god erfarenhet av kalender- och mötesadministration.
• Erfarenhet av att sammanställa underlag, presentationer, protokoll och dokumentation.
• God administrativ förmåga och vana att koordinera flera parallella arbetsuppgifter. Du kan planera, prioritera och vara proaktiv i såväl din egen som dina chefers agenda.
• Mycket god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift.
• God digital kompetens och vana att arbeta i olika digitala system och verktyg.
• Hög integritet och erfarenhet av att hantera konfidentiell information.
• Förmåga att arbeta självständigt, prioritera och driva arbetet framåt.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från kommunal eller annan offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av ekonomiadministration såsom fakturahantering, beställningar och kontering.
• Erfarenhet av att sammanfatta omfattande informationsmaterial till beslutsunderlag eller presentationer.

För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är en person som tar initiativ och ligger steget före. Du är handlingskraftig, lösningsorienterad och har en naturlig känsla för service. Samtidigt är du trygg i att fatta egna beslut inom ditt ansvarsområde och vågar stå på dig när situationen kräver det.

Du har ett strukturerat arbetssätt och en mycket god förmåga att planera, prioritera och skapa ordning även när tempot är högt eller förutsättningarna snabbt förändras. Du är proaktiv i ditt arbete för att föregå problem, skapar struktur, framförhållning och goda förutsättningar för kommunledningens dagliga arbete. Vidare är du kommunikativ, prestigelös och skicklig på att bygga förtroendefulla relationer med personer på alla nivåer i organisationen. Du trivs i en central roll där du får koordinera, samordna och bidra till att ledningens arbete fungerar så effektivt som möjligt.

Om rollen och Täby kommun

Täby kommun är en av Sveriges mest attraktiva kommuner med höga ambitioner för kvalitet, service och utveckling. Här arbetar engagerade medarbetare tillsammans för att skapa bästa möjliga service för kommunens invånare. Som chefssekreterare får du en central roll i kommunledningen och möjlighet att bidra till utvecklingen av en modern och framåtblickande kommun. Du kommer i rollen utgå från trevliga lokaler i Täby kommunhus. Utifrån arbetsuppgifternas karaktär kan vissa delar av arbetet utföras hemifrån enligt överenskommelse även då denna typ av service och stöd till ledningsgruppen förutsätter en hög närvaro och aldrig sviktande tillgänglighet.

Detta är en långsiktigt uppdrag, till en början som konsult med ambition om att efter uppdragets gång rekryteras till Täby kommun. Uppdraget planeras starta så snart som möjligt.

Detta får du som konsult på Amendo

Vår största tillgång är våra kollegor! För att göra ett bra jobb hos våra kunder är det viktigt att du trivs hos oss. Som konsult på Amendo får du en trygg, engagerad och stöttande arbetsgivare med ett välkänt varumärke. Du får även en branschkunnig och närvarande Talent Consultant Manager som du alltid kan vända dig till.

Som konsult går du ut på uppdrag hos våra kunder och hjälper dem under ett projekt, ett tidsbegränsat behov eller när de av annan anledning behöver stötta upp verksamheten med erfaren kompetens. Våra konsultuppdrag kan vara både längre och kortare - och ibland finns även möjligheten att bli överrekryterad till kundföretaget.

Att arbeta som konsult ger dig möjligheten att bygga på din erfarenhet, utveckla ditt nätverk och lära känna olika företag och branscher. Du har ofta en mer flexibel arbetsbeskrivning med möjlighet till nya utmaningar och uppgifter. Det gör att du ständigt utvecklar din kompetens, erfarenhet samt kommunikations- och samarbetsförmåga.

Som vår konsultkollega får du tillgång till vår förmånsportal Benifex. I denna portal kan du nyttja ditt friskvårdsbidrag och ta del av fina erbjudanden samt rabatter på olika tjänster och varor.

Om Amendo

Amendo har arbetat med framtidens kompetens sedan 2001 och är landets ledande konsult- och rekryteringsföretag inom ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. Vi hjälper företag att växa och människor att utvecklas. Vi är din trygga och engagerade kompetenspartner.

Följ oss gärna på Linkedin, Instagram och Facebook.

Frågor och kontakt

Vid frågor och funderingar är du välkommen att kontakta Amendos Talent Consultant Manager Julia Strömberg på julia.stromberg@amendo.se eller Erika Brännström på erika.brannstrom@amendo.se. Då vi träffar kandidater löpande är du varmt välkommen att söka tjänsten så snart som möjligt. Vi ser fram emot din ansökan!