Som Chef Executive Support & Office Management får du en central roll i organisationen med två huvudsakliga ansvarsområden: att vara Executive Assistant till VD samt att bygga upp och ansvara för AP4:s samlade funktion för Executive Support och Office Management. Tillsammans med ytterligare två medarbetare kommer du att utveckla en funktion som skapar struktur, service och effektiva arbetssätt för såväl VD och ledning som organisationen i stort.
Du kommer primärt arbeta nära VD i den dagliga planeringen och ansvarar för att koordinera, prioritera och förbereda så att vardagen fungerar effektivt. VD har en hög aktivitetsnivå med många interna och externa kontaktytor, vilket innebär att du behöver kunna arbeta självständigt, fatta egna beslut och ligga steget före utan möjlighet till ständig avstämning.
Parallellt har du ett övergripande ansvar för Office Management och utvecklingen av AP4:s kontor. Det innebär bland annat ansvar för leverantörskontakter, avtal och upphandlingar, reception, inköp, konferens- och mötesarrangemang samt frågor kopplade till den fysiska arbetsmiljön. En viktig del av uppdraget är att skapa ett levande, professionellt och välkomnande kontor som medarbetarna trivs på och vill komma till.
Du får stor möjlighet att påverka hur den nya funktionen ska arbeta framåt genom att etablera strukturer, processer och rutiner för både Executive Support och Office Management. Rollen har därför såväl ett operativt som ett utvecklingsorienterat innehåll och passar dig som tycker om att kombinera kvalificerat stöd med att driva förbättring och skapa struktur. I ditt team kommer du på sikt ha personalansvar för två personer. En medarbetare kommer stötta ledningsgruppen, utskott samt planera och genomföra evenemang och en medarbetare kommer hantera receptionen. Du ansvarar för att leda och fördela arbetet inom teamet och säkerställer ett smidigt och prestigelöst samarbete där ni inom gruppen finns tillgängliga för varandra.
Du kommer i rollen att:
Vi söker dig som har:
Det är meriterande om du har erfarenhet av att bygga upp, utveckla eller leda en administrativ funktion eller ett supportteam. Även chefserfarenhet, projektledningserfarenhet samt bakgrund från bank, finans eller annan affärsdriven och kunskapsintensiv verksamhet är meriterande.
För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, proaktiv och serviceorienterad med en stark förmåga att se vad som behöver göras och driva arbetet framåt. Du ligger gärna steget före, skapar struktur även när förutsättningarna förändras och känner dig trygg med att självständigt prioritera och fatta beslut.
Du är prestigelös och flexibel och kan snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter. Du har alltid verksamhetens bästa i åtanke och kliver in där du behövs för stunden. Som person är du relationsskapande och kommunikativ. Du samarbetar naturligt med personer på alla nivåer, samtidigt som du är trygg nog att vara tydlig och driva frågor när situationen kräver det. Du har hög integritet och gott omdöme och är van vid att hantera känslig information.
Du uppskattar en vänlig och familjär kultur som samtidigt präglas av höga ambitioner, kompetens och affärsmässighet. Du verkar för hög service och trivsel på arbetsplatsen vilket förutsätter din tillgänglighet och närvaro på kontoret. I din ledarroll skapar du en trygg och smidig samverkan för dina kollegor i teamet.
Fjärde AP-fondens (AP4) uppdrag är att bidra till ekonomisk trygghet för dagens och morgondagens pensionärer genom att förvalta en del av det allmänna pensionssystemets buffertkapital. AP4 är en betydande aktör på finansmarknaden med ett förvaltat kapital vid halvårsskiftet 2026 på 886 miljarder kronor. AP4:s långsiktiga perspektiv, ansvarstagande som ägare och stora engagemang för hållbarhet skapar möjligheter för hög avkastning till låg kostnad. På så sätt verkar AP4 för tryggare pensioner.
Våra medarbetares engagemang och kompetens är avgörande framgångsfaktorer vid förvaltningen av fondkapitalet. Vi är en flexibel kunskapsorganisation med djup specialistkompetens. Vår verksamhet kännetecknas av affärsmässighet, nytänkande, genomförandekraft och laganda. Du kan läsa mer på www.ap4.se.
Amendo har arbetat med framtidens kompetens sedan 2001 och är landets ledande konsult- och rekryteringsföretag inom ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. Vi hjälper företag att växa och människor att utvecklas. Vi är din trygga och engagerade kompetenspartner.
Följ oss gärna på Linkedin, Instagram och Facebook.
I denna rekrytering samarbetar AP4 med Amendo. Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Erika Brännström på erika.brannstrom@amendo.se eller Julia Strömberg på julia.stromberg@amendo.se. Då vi träffar kandidater löpande är du varmt välkommen att söka tjänsten så snart som möjligt. Vi ser fram emot din ansökan!
Amendo är ett av Sveriges ledande konsult- och rekryteringsföretag inom ekonomi, bank, finans, försäkring, HR och kommunikation.
Vi erbjuder rekrytering och konsultuthyrning på alla nivåer. Det har vi gjort sedan 2001 och vågar påstå att det gör oss till experter. Det har dessutom bidragit till ett fantastiskt nätverk i branschen!
Vår långa erfarenhet inom ekonomi, bank, finans, försäkring, HR och kommunikation gör att vi känner branschen utan och innan. Vi vet vilka utmaningar som våra kunder står inför, vad som händer på marknaden och hur vi kan hitta rätt kompetens för just ditt behov. Vi vet också hur vi kan hjälpa dig som kandidat när det är dags för nästa steg i karriären.
Läs gärna mer på www.amendo.se
