Job Description

Personnalisation de l’Accueil

L’accueil personnalisé est la pierre angulaire du métier. Le réceptionniste doit :

• Identifier la langue maternelle du client pour s’adresser à lui dans sa langue (français, anglais, espagnol, arabe, etc.), ce qui renforce immédiatement le sentiment d’être bienvenu.
• Adapter son discours selon le profil du client : famille, voyageur d’affaires, couple en lune de miel, ou client VIP. Par exemple, pour une famille, insister sur les services adaptés aux enfants ; pour un voyageur d’affaires, mettre en avant les équipements de travail (Wi-Fi haut débit, salles de réunion).

Maîtrise des Produits et Services

• Connaître parfaitement les types de chambres (suite, junior suite, chambre standard, chambre avec vue, etc.), leurs équipements, et leurs tarifs.
• Promouvoir les offres spéciales petits-déjeuners inclus, accès au spa, forfaits week-end, ou promotions saisonnières.
• Proposer systématiquement les formules « départ rapide » (check-out express) et « prochaine destination »** (réservation dans un autre hôtel du groupe), pour fidéliser la clientèle et faciliter son séjour.

Gestion du Feedback Client

• Remercier chaque client à la fin de son séjour, en lui demandant son avis sur la qualité des services.
• Transmettre les retours (positifs ou négatifs) aux services concernés (restauration, ménage, maintenance) pour une amélioration continue.
• Accompagner le client jusqu’à sa chambre si possible, en profitant de ce moment pour lui présenter les services de l’hôtel (horaires du restaurant, accès à la piscine, etc.).

2. Gestion Opérationnelle et Commerciale : Optimiser l’Occupation et la Satisfaction Attribution des Chambres

• Superviser le planning des arrivées et départs pour éviter les surréservations et optimiser le taux d’occupation.
• Réserver les meilleures chambres aux clients VIP ou fidèles, en fonction de leur statut (membre du programme de fidélité, client régulier, etc.).
• Gérer les imprévus en cas de surréservation, trouver une solution rapide (surcharge dans un hôtel partenaire, mise à niveau gratuite, etc.).

Respect des Procédures et Sécurité

• Appliquer strictement les procédures du système Opéra (logiciel de gestion hôtelière) pour l’enregistrement des clients, la facturation, et le suivi des réservations.
• Veiller à la sécurité vérifier les listes noires, signaler toute attitude suspecte, et respecter les protocoles en cas d’incident.
• Superviser le processus de check-out s’assurer que le délogement des clients se passe sans accroc et que les services concernés (ménage, maintenance) sont informés.

Gestion Financière

• Effectuer ou superviser le change de devises selon les règles de l’hôtel.
• Gérer les coffres-forts des clients, en respectant les procédures de sécurité et de confidentialité.

3. Management d’Équipe et Collaboration : Animer une Équipe Soudée Encadrement de la Brigade

• Animer et motiver l’équipe de réception, en veillant à ce que chacun connaisse ses tâches et les attentes de l’hôtel.
• Répartir les rôles en fonction des compétences et de la charge de travail (ex. un collaborateur s’occupe des appels, un autre des check-in, etc.).

Collaboration avec les Autres Services

• Travailler en étroite coordination avec la conciergerie, les bagagistes, les gouvernantes, et le service des réservations.
• Orienter les clients vers les services adaptés par exemple, rediriger un client souhaitant réserver un restaurant vers la conciergerie.

Formation et Montée en Compétences

• Participer à la formation des nouveaux collaborateurs, en leur transmettant les bonnes pratiques et les standards de l’hôtel.
• Accompagner les membres de l’équipe qui ont besoin de soutien, notamment sur les outils informatiques ou les techniques de vente.

Respect des Règles Internes

• Faire respecter les plannings, horaires, et règles d’hygiène/sécurité par toute l’équipe.
• Veiller à ce que chaque collaborateur porte l’uniforme et adopte une attitude professionnelle en toutes circonstances.

4. Reporting et Communication : Assurer une Transmission Fluide des Informations Signalement des Incidents

• Informer immédiatement la hiérarchie de toute irrégularité : plainte client, problème technique, ou comportement suspect.
• Documenter les incidents dans le système informatique pour un suivi ultérieur.

Transmission des Consignes

• Faire un briefing complet à son remplaçant en fin de service : points chauds, réservations spéciales, clients VIP attendus, etc.
• Utiliser des outils de communication interne (messagerie, tableau de bord) pour partager les informations en temps réel.

Veille Informationnelle

• Se tenir informé des événements internes séminaires, fermetures partielles, travaux, etc.
• Relayer les directives hiérarchiques à l’équipe, pour une application uniforme des consignes.

5. Polyvalence et Respect des Standards : Maintenir l’Excellence au Quotidien Polyvalence et Adaptabilité

• Participer aux tâches des autres services si nécessaire : aide à la réservation, gestion des appels, accueil des groupes, etc.
• Savoir gérer les pics d’activité (arrivée simultanée de plusieurs clients, problème informatique, etc.) sans perdre son calme.

Environnement de Travail

• Veiller à l’ordre et à la propreté du poste de travail rangement des documents, approvisionnement en formulaires, etc.
• S’assurer que tous les supports d’information (brochures, plans de la ville, menus du restaurant) sont à jour et disponibles.

Image Professionnelle

• Respecter les standards de présentation uniforme impeccable, coiffure soignée, attitude courtoise et souriante.
• Adopter une posture professionnelle en toutes circonstances, même sous pression.

Compétences Clés pour Réussir dans ce Métier

1. Savoir-être
   • Empathie et écoute active comprendre les besoins et attentes des clients.
   • Sang-froid gérer les situations stressantes avec professionnalisme.
   • Sens du service toujours chercher à dépasser les attentes du client.
2. Savoir-faire
   • Maîtrise des outils informatiques logiciels de réservation (Opéra, Amadeus), traitement de texte, tableurs.
   • Compétences linguistiques parler plusieurs langues est un atout majeur.
   • Techniques de vente savoir promouvoir les services de l’hôtel et fidéliser la clientèle.
3. Organisation
   • Gestion du temps prioriser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance.
   • Rigueur respecter les procédures et les standards de qualité.