Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires) : 3

RIME : FP2DIP09

RMFP : ERINT007

Vos activités

Le chargé du protocole et des déplacements officiels a vocation à intervenir en appui de l’encadrement du bureau du cabinet. Dans ce cadre, il exerce les missions suivantes:

• Participation à l’organisation des voyages officiels et déplacements ministériels dans le Bas-Rhin (organisation et participation aux visites de reconnaissance en lien avec les forces de sécurité intérieure, préparation des programmes et des plans de cortège, préparation des dossiers pour les cabinets ministériels et les autorités préfectorales en lien avec les services locaux de l’État, préparation et suivi des invitations des élus du département, contacts éventuels avec les cabinets ministériels concernant les aspects logistiques et matériels des déplacements, mission de précurseur lors des visites officielles, notamment mise en place de l’accueil républicain) ;

• Participation à l’organisation des cérémonies commémoratives organisées dans le cadre des journées nationales de commémoration en lien avec les services du gouverneur militaire de Strasbourg et les collectivités locales concernées (préparation de courriers d’information sur les cérémonies à destination des collectivités locales, préparation, envoi et suivi des invitations, établissement et mise en place du rang protocolaire pour chaque cérémonie, commande des gerbes de fleurs, transmission des notes relatives au pavoisement et mise en berne des drapeaux, préparation des dossiers pour les autorités préfectorales, dont l’impression des discours ou messages à lire durant les cérémonies) ;

• Contrôle hebdomadaire des dossiers à destination du préfet ;

• Rédaction de différents types de courriers à la signature du préfet (courriers de félicitations, de condoléances, etc.) ;

• Lors des scrutins électoraux, participation au dispositif de centralisation des résultats ;

• En appui à l’agent chargé de la rédaction des réponses aux interventions (lors de ses congés ou lorsque le nombre d’interventions à instruire est important), suivi et participation à la rédaction des réponses aux interventions des élus et des particuliers ;

• En appui du chargé de mission pour les affaires réservées (lors de ses congés ou lorsque l’activité du service le nécessite), participation à la mise à jour du dossier territorial et de différentes notes.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

La démarche partenariale intense, le sens de l’organisation et de la rigueur développé sur ce poste opérationnel et la sensibilité des missions permettront à son titulaire de gagner en compétences, notamment de gestion de projets, afin d’occuper des postes à responsabilité supérieure.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Sens de l’organisation et de la méthode
• Savoir-être adapté (contacts réguliers avec les autorités préfectorales et les élus) et sens des relations humaines
• Capacité d’adaptation et intelligence des situations

• Travail en équipe et en autonomie

• Travail parfois dans l’urgence

• Rigueur professionnelle

• Réactivité, efficacité et disponibilité (travail pouvant être requis certaines soirées, certains week-ends et jours fériés avec récupération ou paiement d’heures supplémentaires selon les situations)

• Sensibilité des missions et confidentialité des dossiers

• Polyvalence sur diverses missions du bureau du cabinet

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique
niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser
niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe
niveau pratique - requis

Avoir l'esprit de synthèse
niveau maîtrise - requis

Savoir analyser
niveau pratique - requis/ à acquérir

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter
niveau maîtrise - requis/ à acquérir

Savoir communiquer
niveau pratique - requis

S'avoir s'exprimer oralement
niveau pratique - requis

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le bureau du cabinet assure, en liaison avec l'ensemble des services de l’État et de ses partenaires, un appui direct et immédiat au directeur de cabinet. Il intervient en particulier en matière de dossiers réservés, d'affaires politiques et électorales, d'interventions des élus et des particuliers, d’instruction des demandes de distinctions honorifiques, de préparation des déplacements officiels, de protocole et de conduite des autorités préfectorales. Ses activités sont souvent marquées par la sensibilité et l'urgence des dossiers.

Composition et effectifs du service

Bureau du cabinet: 14 agents (3 A, 3 B, 8 C dont 5 conducteurs)

Liaisons hiérarchiques

• Directeur de cabinet
• Chef du bureau du cabinet
• Cheffe adjointe du bureau du cabinet
• Chargé de mission pour les affaires réservées

Liaisons fonctionnelles

Ensemble des autorités préfectorales, services et bureaux dépendant de la direction du cabinet, agents techniques de l’hôtel préfectoral, secrétariats du préfet et du directeur de cabinet, services du secrétariat général de la préfecture, forces de sécurité intérieure, élus et représentants des cultes, ministères, etc.

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de la région Grand Est, de la zone de défense et de sécurité Est et du Bas-Rhin

Direction du cabinet

Bureau du cabinet

Hôtel préfectoral

situé 2 place du Petit Broglie à Strasbourg

Pour que votre candidature soit validée, il est IMPERATIF de la déposer sur la plateforme de mobilité du ministère de l’intérieur (lien ci-dessous) avec le formulaire unique de demande de mobilité.

A défaut votre candidature ne sera pas prise en compte.

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx

Formulaire de demande de mobilité/recrutement (à compléter pour tous les candidats, à l'exception des parties "situation administrative" et "avis hiérarchique" pour les contractuels) :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf

Pour les fonctionnaires : si votre candidature est formulée dans le cadre des priorités légales d'affectation (rapprochement de conjoint ou familial, restructuration de service...), vous devez joindre les justificatifs lors du dépôt de celle-ci, faute de quoi le motif ne sera pas pris en considération.

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique