Job Description

Overview

Jhpiego

recrute

Pour le compte de l’Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) de l’Accord de Coopération entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique

Poste : Chargé de l’AdministrationUnité : Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) DGS/MSHPCMU Côte d’Ivoire

Superviseur : Responsables Fiduciaire

Supervisés: Assistants AdministratifsLieu d’affectation : Abidjan

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) / Cadre Moyen

Critère spécifique : Poste ouvert aux nationaux ivoiriens

NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Le processus de sélection pourra être engagé avant la date limite de dépôt des candidatures.

Résumé :

Le Chargé de l’Administration assure la coordination des fonctions administratives, RH, des Moyens Généraux et du support opérationnel de l’UGO.

Il veille au bon fonctionnement des opérations administratives et RH, notamment en matière de recrutement, d’administration du personnel, de paie et d’avantages sociaux, ainsi qu’à la disponibilité des moyens nécessaires au fonctionnement de l’UGO.

Responsibilities

Spécifiquement, le/la titulaire assurera les responsabilités suivantes :

Coordination, contrôle et support administratif (40 %)

• Coordonner les activités administratives de l’UGO et superviser les trois Assistants Administratifs;
• Assurer l’interface administrative avec les différentes fonctions de l’UGO et le Responsable Fiduciaire;
• Veiller à la qualité du service administratif, à la bonne circulation de l’information et à la disponibilité des documents requis;
• Identifier les besoins, risques ou difficultés administratifs et assurer leur suivi;
• Assurer le rapportage administratif et contribuer à la préparation des informations et rapports requis pour le suivi des activités de l’UGO;
• Veiller au respect des procédures administratives et contribuer aux contrôles internes, audits et actions correctives relevant de son périmètre.

Operations des Ressources Humaines (30%)

• Coordonner les processus d’acquisition des talents, notamment l’expression des besoins, le recrutement, la sélection, l’intégration et le suivi administratif des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer le suivi du cycle de vie du personnel : contrats, périodes d’essai, congés, absences, mouvements, renouvellements et fins de contrat ;
• Coordonner la préparation et le contrôle des éléments de paie, indemnités et avantages sociaux, en veillant à leur exactitude et au respect des échéances ;
• Veiller à la conformité, à la mise à jour et à la confidentialité des dossiers du personnel et assurer le suivi des obligations administratives liées au personnel.

Opérations Moyens Généraux et Logistiques (30 %)

• Coordonner la gestion des infrastructures, bureaux, équipements, fournitures, consommables et services généraux nécessaires au fonctionnement de l’UGO ;
• Superviser le suivi des véhicules, carburant, entretien, réparations et assurances, ainsi que l’organisation des besoins de transport ;
• Coordonner l’appui logistique aux réunions, ateliers, missions, déplacements et activités de supervision de l’UGO ;
• Veiller à la continuité des services, à la disponibilité des moyens et à la bonne utilisation des ressources matérielles de l’UGO.

Required Qualifications

Formation

• Minimum Licence professionnelle en administration, management des organisations, ou domaine équivalent ;
• Une certification professionnelle en en gestion des Ressources Humaines est un atout.

Expérience

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’administration, les ressources humaines, les moyens généraux, la logistique ou un domaine connexe, dont au moins 2 ans à un poste de supervision et de coordination ;
• Une expérience dans un programme de santé ou un environnement institutionnel complexe constitue un atout ;
• Expérience avec des programmes financés par le Gouvernement des États-Unis d’Amérique ou d’autres bailleurs internationaux constitue un atout.

Compétences Techniques

• Bonne maîtrise de l’administration du personnel et des processus RH ;
• Bonne maîtrise de la gestion administrative, des moyens généraux et de la logistique ;
• Capacité à planifier et coordonner réunions, missions, déplacements et besoins logistiques ;
• Bonne maîtrise du suivi des véhicules, de l’entretien, du carburant et des prestations de services ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Bonne connaissance des principes de contrôle interne, de conformité et de gestion ;
• Bonne connaissance des environnements comptables et financiers du secteur public ou des programmes de santé ;
• Bonne connaissance des principes et procédures applicables aux projets financés par des bailleurs internationaux.

Aptitudes personnelles et professionnelles

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Intégrité et sens de la redevabilité ;
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Leadership et capacité à travailler en équipe.

Langues : Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).

Atouts

• Expérience de travail avec les programmes nationaux de santé et les structures du MSHP-CMU ;
• Expérience en coordination de projets financés par le Gouvernement des États-Unis d'Amérique ou d'autres bailleurs internationaux.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Disponibilité et capacité à travailler dans un environnement exigeant et soumis à des échéances régulières ;
• Engagement à respecter les règles et exigences de conformité applicables, notamment celles relatives à l’intégrité, à la prévention et à la lutte contre la fraude, à la protection des données et au code de bonne conduite ;
• Conformité aux exigences de diligence raisonnable (vérification des antécédents, déclaration d’intérêts).