Job Description
Accreditation Canada and Health Standards Organization (HSO) will not ask for personal information such as Social Insurance Numbers (SIN) or bank account information during the recruitment process via phone or email. If you receive such a request, it is not from Accreditation Canada or HSO. Applicants should always verify the legitimacy of such a communication and contact the organization directly through official channels to confirm.
French Job Poster with English Job Poster to Follow
Coordonnatrice ou coordonnateur à la certification
Conditions : Temps plein, contrat (12 mois) – Remplacement d’un an avec possibilité de prolongation
Salaire (CAD) : De 58 700 $ à 69 000 $ (selon l’expérience)
Cette échelle salariale reflète le salaire de départ prévu en fonction des qualifications et de l'expérience. Il ne s'agit pas de l’échelle salariale complète pour le poste. Il existe des possibilités d'avancement au sein de l’échelle salariale complète, conformément aux politiques organisationnelles, au rendement individuel et à la performance de l'organisation. L'offre proposée au candidat retenu sera fondée sur son expérience, ses qualifications et d'autres facteurs pertinents.
Lieu : Télétravail avec déplacement occasionnel à Montréal et Ottawa
À PROPOS DU RÔLE :
Le coordonnateur ou la coordonnatrice œuvre au sein de l’équipe d’Agrément Canada et est responsable de la planification et de la coordination des visites d’évaluation de conformité des résidences privées pour aînés (RPA) et des résidences d’hébergement en dépendance (RHD).
Relevant de la gestionnaire du programme, la personne titulaire du poste assure un rôle clé de soutien administratif et logistique, contribuant au bon déroulement des activités de certification.
Elle veille à la planification efficace des visites, à la gestion des informations administratives ainsi qu’à la mise à jour des outils de suivi, en assurant la qualité et l’exactitude des données. Elle agit également comme personne-ressource pour les visiteurs et les exploitants de RPA pour les questions liées à l’organisation des visites et aux processus administratifs.
Principales responsabilités :
• Assure la planification et la coordination des visites de certification, notamment par la préparation et la gestion des calendriers.
• Organise les aspects logistiques des visites (horaire des visiteurs, assignation, coordination, suivis administratifs).
• Effectue la saisie, la mise à jour et la validation des données dans les systèmes internes, en s’assurant de leur exactitude.
• Assure la mise à jour des différents outils de suivi (calendriers, tableaux de bord, documents de révision, fichiers internes).
• Répond aux questions des exploitants concernant la planification des visites, les exigences administratives ou les documents de préparation à acheminer.
• Collabore avec les visiteurs et les équipes internes afin de favoriser la fluidité des opérations et le respect des échéanciers.
• Prépare certains documents administratifs et rapports de suivi (listes de visites, états d’avancement, etc.).
• Contribue à l’amélioration des outils et des procédures administratives afin d’optimiser l’efficacité des activités.
• Participe au maintien de relations efficaces avec les partenaires, dans une optique de service et de collaboration.
Qualifications requises :
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique, en gestion ou dans un domaine pertinent (ou toute combinaison équivalente).
• Deux (2) à quatre (4) années d’expérience dans un rôle de coordination administrative ou de soutien logistique.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Bonne connaissance des outils informatiques, notamment Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint).
• Grande rigueur, souci du détail et sens de l’organisation développé.
• Bonnes habiletés relationnelles et sens du service à la clientèle.
Qualifications souhaitées :
• Bonne compréhension des environnements structurés et réglementés (un atout).
• Bonne connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
CE À QUOI VOUS POUVEZ VOUS ATTENDRE :
Au cours de vos 30 à 90 premiers jours :
• Terminer notre programme d’orientation avec d’autres nouveaux membres du personnel pour en apprendre davantage sur HSO, nos valeurs de confiance, d’inclusion, de collaboration, d’innovation et d’apprentissage, et notre mission d’amélioration de la qualité des soins de santé et des services sociaux.
• Établir vos objectifs de rendement et d’apprentissage pour l’année en collaboration avec votre gestionnaire de personnel.
• Terminer le programme d’orientation pour votre rôle et rencontrer régulièrement votre gestionnaire de personnel pour discuter de votre progression d’apprentissage et de l’alignement de vos imputabilités.
• Prendre en charge les initiatives ou les projets attribués pour votre rôle.
Ce que nous pouvons vous offrir :
• Modèle de travail hybride.
• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels, y compris un régime de retraite à prestations déterminées.
• Programmes de congés, y compris ceux découlant de la fermeture des bureaux au cours de la dernière semaine de décembre.
• Soutien au développement professionnel.
• Culture qui mesure et valorise la sécurité psychologique, l’inclusion et l’engagement.
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English Job Poster
Terms: Full-time, Contract (12 Months) - Possibility of extension
Salary (CAD): $58,700 – $69,000 (Commensurate with experience)
This salary range reflects the expected starting salary based on qualifications and experience. This is not the full salary range for the position. Opportunities for growth within the full salary range are available in alignment with organizational policies and individual / organizational performance. The offer package provided to the successful candidate will be based on experience, qualifications and other relevant factors.
Location: Montreal (Hybrid Work Model) | Ottawa (Hybrid Work Model) | Possibility of Remote
ABOUT THE ROLE:
The Certification Coordinator works within the Accreditation Canada team and is responsible for the planning and coordination of compliance assessment visits for private seniors’ residences (RPA) and addiction treatment residences (RHD).
Reporting to the Program Manager, the incumbent plays a key role in providing administrative and logistical support, contributing to the successful delivery of certification activities.
The position ensures the efficient planning of visits, the management of administrative information, and the updating of tracking tools, while maintaining the accuracy and quality of data. The coordinator also acts as a resource person for surveyors and residence operators regarding visit organization and administrative processes.
Main Responsibilities:
• Plan and coordinate certification visits, including preparing and managing calendars.
• Organize the logistical aspects of visits (scheduling surveyors, assignments, coordination and administrative follow-ups).
• Enter, update, and validate data in internal systems, ensuring accuracy and completeness.
• Maintain and update tracking tools (calendars, dashboards, review documents, internal files).
• Respond to inquiries from residence operators regarding visit planning, administrative requirements, and required documentation.
• Collaborate with surveyors and internal teams to support smooth operations and adherence to timelines.
• Prepare administrative documents and tracking reports (visit lists, progress status, etc.).
• Contribute to the improvement of administrative tools and processes to enhance operational efficiency.
• Support the maintenance of effective relationships with partners, with a strong service-oriented approach.
Must Have Qualifications:
• College diploma in administration, office technology, management, or another relevant field (or equivalent combination of education and experience).
• Two (2) to four (4) years of experience in administrative coordination or logistical support.
• Excellent command of French (spoken and written).
• Proficiency with computer tools, particularly Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint).
• Strong attention to detail, organizational skills, and ability to manage multiple tasks.
• Strong interpersonal and customer service skills.
Desired Qualifications:
• Good understanding of structured and regulated environments (an asset).
• Good command of English (spoken and written).
WHAT YOU CAN EXPECT:
In Your First 30-90 Days:
• Complete our orientation program with other new hires to learn about HSO, our values of trust, inclusion, collaboration, innovation and learning, and our mission of quality improvement in healthcare and social services.
• Set your performance and learning objectives for the year in collaboration with your people manager.
• Complete your orientation program to your role, meeting regularly with your people manager to discuss your learning progression and alignment for your accountabilities.
• Take on assigned initiatives or projects for your role.
What We Can Offer You:
• Hybrid work model.
• Competitive compensation and benefits, including a defined benefit pension plan.
• Time off programs, including office closure during the last week of December.
• Professional development support.
• A culture that measures and values psychological safety, inclusion, and engagement.
WHO WE ARE AND WHAT WE DO:
Health Standards Organization (HSO) and our affiliates Accreditation Canada (AC) and the Institute for Quality Management in Healthcare (IQMH) are global, not-for-profit organizations. Together, we develop standards and deliver assessment programs and quality improvement solutions that have been adopted in over 15,000 locations across five continents. Our people-centered programs and services have been setting the bar for quality across the health ecosystem for over 65 years.
Join us toward a future that will lead to “Safer Care and A Healthier World.” Let’s follow a mission together, where we “empower and enable people around the world to continuously improve quality of care.”
HSO is committed to fostering a culture of inclusion, diversity, equity and access, where all employees feel respected and valued and have an equal opportunity to achieve success. We encourage applications from Indigenous Peoples, people from diverse races, ethnicities and/or religions, persons with disabilities, people from gender diverse communities and/or people with intersectional identities. Please let us know how we can support you throughout the recruiting process, including through the provision of accommodations on request.
Artificial intelligence (AI) tools are not utilized to screen, assess or select candidates for positions at HSO.
We are also proud to have been named as one of the Top 100 National Capital Region’s Top Employers in 2021, 2022, 2023, 2024 and 2025.
