Job Description

Gestion administrative :

Accueil téléphonique et physique

Orienter les différents interlocuteurs

Gérer les différentes réservations (repas, taxi, salles…)

Gérer le stock des fournitures

Gérer la réception du courrier et des mails

Classer et archiver les différents documents

Gérer les notes de frais des salariés

Support Ressources Humaines :

Assurer le suivi de l’absentéisme, faire un reporting

Assurer le suivi de l’intérim

Préparation et suivi des dossiers du personnel, de l’intégration jusqu’à la sortie

Participer à la mise à jour de la gestion des temps et des activités du personnel (arrêts de travail, acomptes, heures supplémentaires…)

Mettre à jour les variables de paie

Maintenir une relation rapprochée avec le CSP paie et notre gestionnaire

Suivi de la formation (convocations, facturation, demandes de devis et de subventions auprès des organismes extérieurs, mise à jour du plan de formation…)

Participer à la rédaction du rapport annuel

Suivi et gestion des visites médicales

Participer à certains projets RH

Gestion comptable :

Créer les bons de commandes, rapprocher les bons de commande avec la facturation et envoyer les factures au service comptabilité interne

Maintenir une relation rapprochée avec le service comptabilité

Compétences / Profil :

Savoir-être : réactivité, rigueur, flexibilité, méthode, confidentialité, force de proposition et sens de l’organisation

Qualités relationnelles, d’écoute, sens du travail en équipe, goût pour le terrain, esprit de synthèse et gestion des priorités, autonomie dans le travail, motivation, dynamisme

Respect et application des règles de sécurité

Maitrise des outils informatiques particulièrement Excel (formalisation, reporting, TCD…)

Formation / Expérience :

Bac +2 à Bac +3 en administration, gestion, ressources humaines ou équivalent

Expérience exigée sur des postes d’assistanat de direction/administratif/RH