Job Description

MISSION GENERALE

Le magasin du Faubourg Saint Honoré, vaisseau amiral de la Maison Hermès, s'étend sur près de 2 000m² et rassemble environ 350 collaborateurs au service de notre clientèle locale et internationale.

Rattaché(e) au Directeur du magasin, l'assistant(e) de direction l'accompagne au quotidien, en appui également du comité de direction, et assure le lien avec les équipes du magasin. Interlocuteur(trice) de confiance, il/elle facilite la circulation de l'information, contribue à une organisation fluide des rendez-vous et priorités, et sait être à l'écoute du terrain. Ce faisant, il/elle contribue à créer un environnement de travail fluide, agréable et bien organisé, au service de l'ensemble des collaborateurs du site.

PRINCIPALES ACTIVITES

Support & assistanat au quotidien

• Assistanat du directeur du magasin : gestion de l’agenda, organisation des réunions et des déplacements, saisie et suivi des notes de frais, préparation de courrier (électronique ou postal)
• Interface et relais d’information du directeur auprès des équipes (prise d’informations et transmission synthétique via les canaux et réseaux professionnels appropriés)
• Organiser les réunions : réserver les espaces et éventuels équipements ou catering, préparer les documents en amont et transmettre si besoin les éléments à leur issue
• Faciliter : l’accueil visiteurs, la gestion des fournitures, effectuer le rangement et l’archivage (papier et digital),
• Gérer les factures (demandes de devis, enregistrement dans le logiciel fournisseurs, validation des conformités de facturation…) sur les projets directement initiés par la direction

Animation du Collectif

• Organiser les événements internes du magasin (séminaires, célébrations, moments de convivialité...)
• Travailler en équipe avec les assistantes de direction de la division HDF mais également en lien étroit avec les assistantes de direction du ComEx.

Contribution à des projets et facilitations des instances filiales

• Consolider des présentations à destination du CODIR et des équipes : collecte des données, mise en forme, suivi des corrections et modifications,
• Être au service des membres du Comité de Direction et en support sur des projets spécifiques,
• Veiller au respect des procédures Groupe (cadeaux collaborateurs, notes de frais, voyages, etc.).

PROFIL DU CANDIDAT

• Autonome, précis, rigoureux, réactif, résistant au stress, capacités d’adaptation et d’anticipation, curieux.
• Sens du service et de l’accueil, très bon relationnel (écoute & empathie).
• Haut niveau de confidentialité et discrétion
• Etat d’esprit positif et enthousiaste, être force de proposition.
• Qualités rédactionnelles, savoir informer et rendre compte (esprit de synthèse, objectivité et pragmatisme).
• Exemplarité, notamment en termes d’application des procédures, attitude, présentation, etc.),.
• Maîtrise des logiciels du pack office (Power Point, Word, Excel, Outlook).
• Expérience significative (6 ans minimum) en assistanat et idéalement sur des missions similaires.
• Anglais bilingue apprécié.
• Bac+3 minimum