Job Description

CDD - ASSISTANT.E DE DIRECTION EXECUTIVE MPC H/F

Quel sera votre rôle ?

L’Assistant.e de Direction exécutive MPC est spécifiquement en charge d’appuyer la Directrice exécutive et les
Directeurs exécutifs adjoints dans leur organisation et la gestion de
certains dossiers, afin de faciliter leur activité. Le périmètre des activités
du poste pourra être ajusté en fonction des besoins de la Direction exécutive,
notamment en période d’intérim.
Dans
le cadre de ses fonctions, l’Assistant.e exécuti.f.ve sera amené.e à être en
relation avec une grande variété d’interlocuteurs internes et externes. Il.Elle
devra faire preuve de très bonnes qualités relationnelles et d’un grand sens de
l’organisation. La maîtrise de l’anglais est obligatoire du fait des
sollicitations fréquentes de la part des partenaires internationaux.

ACTIVITÉS
1. Optimiser
le temps de la Directrice exécutive et des Directeurs
exécutifs adjoints :
●Hiérarchiser,
fixer et assurer le suivi des rendez-vous via Outlook ;
●Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous ;
●Assurer les retours aux sollicitations du Cabinet et des équipes.

2. Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations internes et
externes destinées à la Directrice exécutive et aux Directeurs
exécutifs adjoints :
●Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la
transmission ;
●Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et électronique), le
transmettre aux directeurs concernés pour réponse ;
●Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse suivant la charte
graphique de CMN ;
●Mettre en forme des supports de présentation.

3. Organiser et/ou préparer les réunions de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints ainsi que certaines
manifestations :
●Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des
salles, etc.) ; Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, assurer la
demande d'éléments de langage auprès des équipes concernées ;
●En appui au conseiller de la Direx, qui en a la responsabilité, contribuer à
rédaction et diffusion aux équipes des compte-rendu des réunions bimensuelles
d'équipe (réunion Direction MPC et réunions managers MPC) ;
●Veiller à la gestion des contacts nécessaires avec les services supports,
prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externe.

4. Organiser les déplacements :
●Organiser les missions de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints en lien avec les équipes et
les agences des lieux de destination ;
●Elaborer les documents préparatoires (dossiers, ordre de mission, attestation
assurance, etc) ;
●S'occuper de la réservation des transports et hôtels via les outils et
prestataires ;
●Réaliser les notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements
en conformité avec les règles et procédures internes.

5. Gestion du Secrétariat administratif de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints en lien avec les
secrétariats des trois départements de MPC :
●Assurer le suivi des congés et diffuser les intérims de la Direction Exécutive
auprès des équipes et des membres du COMEX ;
●Tenir à jour les listes de diffusion ;
●Veiller au bon archivages électronique (conformément à l'arborescence AFD) et
physique des dossiers de la Direx ;
●S'occuper de l'enregistrement des contacts via les cartes de visites et les
échanges de mails ;
●Passer les commandes des fournitures.

6. Suivi des notes pour le Directeur Général (DG) :
●Enregistrer les notes pour le Directeur Général (DG) qui arrivent à la
signature du Direx et assurer leur suivi et transmission au
Cabinet ;
●Enregistrer, archiver et diffuser par mail les notes une fois signées et
remettre les originaux aux équipes.

7. Assurer le suivi et remboursement des dépenses de la carte visa pro de la Directrice Executive :
●Pointer les dépenses du mois passé avec les relevés bancaires pour
réaliser la Note de frais mensuels ;
●Assurer la validation de cette note pour remise à la Comptabilité par le
gestionnaire budget dans les temps.

Qui recherchons nous ?

Le poste requiert les compétences et qualifications suivantes :
i. Connaissances mises en oeuvre :
●Techniques de classement et d’archivage (papier et informatique)

ii. Pratiques/méthodes/outils mis en oeuvre :
●Anglais : bonne maîtrise de l'anglais ; savoir accueillir, transmettre une information ou orienter vers le bon interlocuteur et savoir comprendre des documents rédigés en anglais ;
●Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et des outils, fichiers ou logiciels spécifiques de la Direction ;
●Savoir synthétiser des informations ;
●Disposer d'excellentes qualités d'expression à l'oral et à l'écrit ;

iii. Aptitudes et comportements professionnels attendus:
●Gestion des priorités, réactivité, organisation, esprit d'initiative ;
●Capacité d'adaptation, assurance courtoise, flexibilité ;
●Pro-activité et autonomie ;
●Goût du travail en équipe, capacité relationnelle, dynamisme et sens de l’initiative ;
●Méthode, organisation et rigueur ;
●Sens et goût de l’activité de contrôle ;
●Réactivité, capacité à gérer les priorités et à échanger efficacement avec des interlocuteurs internes et externes ;
●Discrétion.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
La Direction exécutive Mobilisation, Partenariats et Communication (MPC) est composée de trois départements disposant chacun d’assistant.e.s : Mobilisation des partenariats internationaux (MPI), Mobilisation des partenariats nationaux (MPN), Communication (CMN). Elle comprend plus de 120 collaborateurs permanents. Ses missions principales consistent à Mobiliser davantage les financements au service des ODD, Mobiliser des expertises et des savoirs appropriés aux enjeux du développement, Mobiliser durablement les citoyens.
La Direction MPC est caractérisée par une équipe dynamique, décidée à apporter un service de qualité à tous les collègues du groupe AFD.

Pourquoi
rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre
l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la
mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et
défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la
paix, les partenariats et la prospérité économique.