Job Description

DEADLINE FOR APPLICATIONS

26 August 2026-23:59-GMT-04:00 Atlantic Standard Time (Santo Domingo)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Job Title : Business Support Assistant Supply chain

Type of contract : SC - 4

Unit : Supply Chain

Duty Station: Quito, Ecuador

Duration : 6 months

Background and Purpose of the assignment

El Programa Mundial de Alimentos (WFP) es la principal organización humanitaria que lucha contra el hambre en todo el mundo, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con comunidades para mejorar la nutrición y fortalecer la resiliencia. En esta misión, las adquisiciones desempeñan un papel fundamental para garantizar que los recursos que salvan vidas —desde productos alimenticios hasta servicios esenciales— se obtengan de manera eficiente, ética y sostenible.

Dado que el WFP opera en entornos complejos y a menudo volátiles, la función de logística debe ser ágil, transparente y alineada con los estándares internacionales. El puesto de Logistica es central en este esfuerzo, conectando las necesidades operativas con las realidades del mercado y asegurando que las actividades de supply chain respeten los valores del WFP de responsabilidad, equidad e impacto.

El/ la Asistente en Supply Chain proveerá apoyo en la contratación y gestión de los productos y servicios asociados con el área de Supply Chain siendo estos, busqueda y calificación de proveedores, contratación de servicios logísticos entre otros, que puedan ser requeridos tanto para insumos alimentarios, como no alimentarios con el fin de atender situaciones de emergencia u otras necesidades de asistencia humanitaria. En caso de que se dé una activación de Clúster logístico, apoyar a la oficina de país en labores relacionadas a la organización y gestión de las reuniones de coordinación, así como apoyo en áreas de manejo de información y cualesquiera otras funciones que deban ser provistas a través del Clúster.

Bajo la supervisión general del Director en el País o la persona que él designe, el/la Asistente reportará directamente a la Asociada de Adquisiciones y Cadena de Abastecimiento, con el fin de ejecutar las responsabilidades que se detallan a continuación, siguiendo los procedimientos estándar y en línea con las políticas del WFP, realizando un trabajo bien organizado y preciso.

Los objetivos clave incluyen:

•Realizar tareas de Supply Chain en referencia a identificación y calificación de proveedores.

•Realizar tareas de Supply Chain en referencia a procesos logísticos como importaciones, presupuestos y conciliaciones.

•Mantener la transparencia y el cumplimiento en todas las actividades de Supply Chain, contribuyendo a la preparación para auditorías y la confianza de los donantes.

•Elaborar reportes actualizados según requerimiento del área de Supply Chain.

Accountabilities/Responsibilities

• Prestar apoyo a las operaciones y actividades de supply chain, aplicando procesos estándar y facilitando, directa o indirectamente, el suministro efectivo de asistencia alimentaria a los beneficiarios.
• Responder a una variedad de consultas y solicitudes de apoyo de carácter técnico, aplicando procesos estándar y, de ser necesario, obteniendo orientación, para garantizar la resolución oportuna y correcta de todas las consultas con una marcada orientación a la prestación de servicios de alta calidad al cliente.
• Contribuir a la preparación, el seguimiento y la revisión del presupuesto para todas las modalidades de entrega, garantizando la adherencia a los procedimientos pertinentes y de conformidad con las normas institucionales.
• Ayudar a hacer el seguimiento de los procesos de gestión del inventario, para seguir las tendencias y rendir cuentas del estado del inventario desde la fuente de abastecimiento hasta el beneficiario.
• Tramitar la documentación para la ejecución de las operaciones de logística (p. ej., despacho aduanero, verificación de facturas) y tomar las medidas adecuadas para resolver los problemas operacionales, remitiendo las diversas cuestiones al supervisor.
• Mantener el contacto con los interesados internos y con un número limitado de interesados externos para sostener una gestión eficiente de las operaciones de supply chain.
• Proporcionar orientación a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
• Elaborar RFQ (Request for Quotation) logísticos (transporte, bodegas, operadores logísticos, entre otros servicios), basados en las regulaciones del Manual de Transporte del WFP, y considerando las especificaciones y detalles logísticos dentro del contexto del país, y estableciendo términos de referencia de ser el caso.
• Participar o, coordinar en reuniones de Comité Local de Transporte (LTC), realizando las presentaciones y explicaciones sobre contratación de transporte ante los miembros del comité, y posteriormente elaborar minutas de reuniones y coordinar su firma.
• Proveer insumos y consolidar la información para los reportes del Committee on Supply Chain (CSC).
• Apoyar en la preparación de órdenes de compra (POs), Service Entry Sheet (SES) y Goods Receipt Note (GRN), uso de ITS, recopilación, elaboración y archivo de documentación, y otros apoyos a la operación logística.
• Ayudar en la busqueda y calificación de proveedores con la posibilidad de visitar las instalaciones según la operación.
• Realizar las conciliaciones mensuales de proveedores CBT y CVT
• undefined
• Apoyar la investigación de mercado para proveedores.
• undefined Realizar otras actividades asignadas por la línea de supervisión.

Deliverables at the end of the contract

1) Conciliaciones de entrega de alimentos

2) Procesos de importación con documentación guardada en respaldos electrónicos

3) Calificación y creación de proveedores

4) Análsis de información de mercado

5) Contratación de transporte y bodegas

6) Reportes correspondientes a la posición y solicitudes de supervisor

7) Implementación de proyectos de Supply Chain direccionados por PMA

Qualifications & Experience Required

Education .- Se valorará título de tercer nivel en Administración de Empresas, Economía, Negocios Internacionales, Ingeniería Comercial, Ingeniería en Logística y Transporte, Ingeniería Industrial, Comercio Exterior, Gestión de la Cadena de Suministro (Supply Chain Management), Administración Logística o carreras afines.

Experiencia : al menos 4 años de experiencia en posiciones similares. Experiencia en el uso de los sistemas institucionales para hacer el seguimiento de los envíos en curso, la información sobre la cadena de suministro, las reclamaciones de seguros y las existencias de alimentos. • Experiencia en el análisis de datos (sobre productos, fondos, etc.) y en la redacción de informes. • Experiencia en medir el desempeño de los proveedores de servicios empleando los indicadores clave de las realizaciones establecidos.

Experiencia en ayudar a preparar la documentación de los contratos. • Experiencia en la prestación de apoyo operativo técnico en la esfera de los sistemas institucionales.

Knowledge & Skills

Dominio sólido de Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Teams)

• Capacidad para aprender y gestionar sistemas corporativos

• Fuerte apego a normas y regulaciones

• Alto nivel de organización y habilidades de seguimiento

• Capacidad para trabajar bajo presión

• Habilidades analíticas y atención al detalle

• Habilidades de redacción para producir documentos claros y de alta calidad

• Capacidad para manejar grandes volúmenes de información con orden y confidencialidad

Languages :

• Fluidez oral y escrita en español

• Nivel medio (B2) como mínimo de inglés oral y escrito

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WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.