Job Description

Salary Rate: $59,280 – Check out the YMCA’s total compensation package!

Location: 365 Bloor Street East/365, rue Bloor Est

Work Hours: 37.5 hours per week/37,5 heures par semaine

Employment Type: Full Time Salaried Contract until March 31, 2027/

Contrat salarié à temps plein jusqu'au 31 mars 2027

Number of Vacancies: 1

Anticipated Start Date: August 26, 2024/

26 août 2024

Deadline to Apply: September 7, 2026/

7 septembre 2026

Please include a cover letter along with your application

Be the Spark! Join our passionate team and help us to achieve great things in our community!

The YMCA Summer Work Student Exchange is a national exchange program offering opportunities for youth to personally develop and to improve their second language skills, while gaining important employment experience. Participants are Canadian youth, 16 or 17 years of age that will exchange with another community in Canada for 6 weeks during the summer. Youth are twinned with a community in another province where the other official language predominates, and are provided with both a homestay and employment opportunity to deepen their cultural and language experiences through intensive immersion.

The Program Coordinator plans, arranges and oversees the coordination of travel arrangements for program participants and travel chaperones, as well as managing the related travel budget in coordination with the Manager. The Program Coordinator also provides administrative leadership to the program, which includes overseeing expense claims, oversight of documentation processes, database maintenance, Human Resource information systems, program supplies and more.

Additionally, the Program Coordinator provides leadership in staff training and supporting the development of training tools for summer staff, employers and participants, as it relates to the travel and administration functions. Finally, this person will be a team player and work in close collaboration with the national team in varying areas of the program.

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Le programme Emplois d’été Échanges étudiants du YMCA est un programme d’échange national qui permet aux jeunes d’améliorer la maîtrise de leur langue seconde, tout en acquérant une importante expérience professionnelle. Les participants sont des jeunes Canadiens de 16 ou 17 ans qui participeront à un échange avec une autre communauté du Canada pendant 6 semaines au cours de l’été. Les jeunes sont jumelés avec une communauté d’une autre province où l’autre langue officielle prédomine et où une famille d’accueil et un emploi leur sont offerts pour approfondir leur expérience culturelle et linguistique grâce à une immersion intensive.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme planifie, organise et supervise la coordination des préparatifs du voyage des participants au programme et de leurs accompagnateurs et gère le budget du voyage en coordination avec la directrice. Le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme assure également la direction administrative du programme qui comporte notamment la vérification des demandes de remboursement des frais, la supervision des processus de gestion des documents, de la tenue à jour de la base de données, des systèmes de gestion des ressources humaines et des fournitures du programme.

De plus, le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme dirige la formation du personnel et l’élaboration d’outils de formation liés au voyage et aux fonctions administratives pour le personnel estival, les employeurs et les participants. Enfin, cette personne aura un bon esprit d’équipe et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe nationale dans divers domaines du programme.

In this role, you will:

• Develop tools and support staff training in order to ensure effective high quality program delivery as it relates to travel, administration and other program areas.
• Work with the travel providers to coordinate and arrange participant and chaperone travel and logistics and manage the related travel budget, keeping in mind safety and efficiency.
• Hire, orient, train and support an effective staff team of Administrative Coordinators who will support administration nationally and regionally.
• Ensure timely and accurate submission of invoices and expense forms and overseas payments and reimbursements to employers and other stakeholders.
• Manage the program database and documentation processes for staff, participants and employers.
• Effectively trouble-shoot and problem-solve issues as they arise and keeps the Manager advised.
• Collaborate with HR and Payroll staff to ensure staff are hired and paid accurately; respond to any payroll related issues in a timely manner.
• Perform other duties as assigned.

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• Élaborer des outils et appuyer la formation du personnel pour assurer la prestation de qualité du programme dans les domaines du voyage et de l’administration, entre autres.
• Coordonner et organiser, de concert avec les fournisseurs, le voyage des participants et des accompagnateurs et la logistique de celui-ci, ainsi que le budget du voyage, sans perdre de vue la sécurité et l’efficience.
• Embaucher, accueillir, intégrer, former et soutenir une équipe efficace de coordonnateurs administratifs qui géreront l’administration du programme à l’échelle nationale et régionale.
• Assurer la présentation en temps opportun et l’exactitude des factures et des formulaires de demande de remboursement des frais, ainsi que les paiements et les remboursements à l’étranger des employeurs et des autres intervenants.
• Gérer la base de données et les processus de gestion des documents du programme pour le personnel, les participants et les employeurs.
• Résoudre efficacement les problèmes dès qu’ils surviennent en tenant la directrice au courant.
• Collaborer avec le personnel des services des RH et de la paie afin d’assurer l’exactitude de l’embauche et de la paie du personnel et donner promptement suite à tout problème lié à la paie.
• Effectuer toutes autres tâches connexes qui vous sont confiées.

You bring:

• Knowledge and ability to integrate anti-racist, anti-oppressive, 2SLGBTQ-positive, critical disability, harm reduction, and strengths-based principles into practice
• University Degree preferred or completion of Community College Diploma in Logistics, Administration, Business, Human Resources Management, or related fields
• A minimum of 3 years in administrative work experience
• Ability to communicate fluently in both French and English
• Highly developed technical skills, including a strong familiarity with Microsoft 365 software and the ability to learn and adapt to new e-platforms.
• Highly organized and experience managing large amounts of data in a fast-passed work environment
• Previous experience training staff and developing training materials
• Previous experience in a leadership role, working with post-secondary students
• Well Developed interpersonal, and relational building skills; ability to establish rapport and excellent communication with participants, staff and volunteers; excellent written communication skills
• Flexibility to travel within Canada several times per year
• Commitment to diversity, equity, inclusion and belonging as well as experience in leading and developing and implementing equity-focused initiatives that address systemic barriers

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• Diplôme universitaire de préférence ou diplôme collégial en logistique, administration, affaires, gestion des ressources humaines ou dans des domaines connexes.
• Au moins trois ans d’expérience des travaux administratifs.
• Capacité de communiquer couramment en anglais et en français.
• Compétences techniques approfondies, dont très bonne connaissance des logiciels Microsoft 365 et capacité d’apprendre à utiliser de nouvelles plateformes électroniques et à s’y adapter.
• Excellent sens de l’organisation et expérience de la gestion de grandes quantités de données dans un milieu de travail dynamique.
• Expérience de la formation du personnel et de l’élaboration de matériel de formation.
• Expérience d’un rôle de direction et du travail avec des étudiants postsecondaires.
• Compétences interpersonnelles et en établissement de relations éprouvées, capacité de nouer d’excellentes relations et de très bien communiquer avec les participants, le personnel et les bénévoles, excellentes capacités de communication écrite.
• Disponibilité pour voyager plusieurs fois par an au Canada.
• Connaissance et capacité de mettre en pratique des principes antiracistes, anti-oppression, positifs à l’égard des membres des communautés 2SLGBTQIA+, ainsi que les principes de la critique de la situation subie par les personnes handicapées, de la réduction des préjudices et de l’approche axée sur les points forts.
• Engagement envers la diversité, l’équité, l’inclusion et le sentiment d’appartenance, ainsi qu’expérience de la direction de l’élaboration et de la mise en œuvre d’initiatives axées sur l’équité visant à supprimer les obstacles systémiques.

What you need to succeed:

Commitment to the YMCA’s Mission, Vision and Values

Focus on the health, safety and wellbeing of all children, youth, and vulnerable people in YMCA programs including understanding legal and moral obligations related to reporting suspected child abuse to Child Protection Services

YMCA Competencies: Accountable, Relationship-Builder, Improvement-Orientated, Team Player & Leader, Equity and Wellbeing Promoter

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Ce dont vous avez besoin pour réussir :

Engagement envers la mission, la vision et les valeurs du YMCA

Mettre l’accent sur la santé, la sécurité et le bien-être de tous les enfants, jeunes et personnes vulnérables dans les programmes du YMCA, y compris la compréhension des obligations légales et morales liées au signalement des cas présumés de maltraitance d’enfants aux Services de protection de l’enfance

Compétences du YMCA : Responsable, bâtisseur de relations, axé sur l’amélioration, joueur d’équipe et leader, promoteur de l’équité et du bien-être

Why work for the YMCA?

The YMCA of Greater Toronto is a charity that ignites the potential in people, helping them grow, lead, and give back to their communities. We are committed to helping our employees reach their full potential and are recognized as a great place to work. We offer meaningful jobs and the opportunity to make a difference in the lives of individuals and the health of our communities. See what you can expect from the YMCA here

Joining the Y means contributing to over 170 years of providing opportunities for people to shine through programs and services, such as health and fitness, licensed child care, camps, employment and immigrant services, education and training, and services for youth, families, and seniors. Learn more in our 2025–2030 strategic plan, Greater Together, which outlines how we are focused on building communities where people feel healthier and more connected to their neighbours.

The YMCA of Greater Toronto is committed to Diversity, Equity, Inclusion and Belonging. We strive to remove barriers to employment and recognize that diverse staff who reflect the communities we work in enrich the experiences of our participants and our team. As an equal opportunity employer, we invite applications from all qualified candidates including racialized people/people of colour, Indigenous Peoples, disabled people/people with disabilities and members of 2SLGBTQIA+ communities.

If we can make the recruitment process more accessible for you, please let us know when we reach out about a job opportunity so we can work with you to accommodate your needs.

In keeping with our commitment to safety and child protection, job offers are contingent on the successful completion of a Police Records Check. Within the first four months and every three years thereafter, a Vulnerable Police Records Check is required. Learn more about these checks here

The YMCA only considers applicants who are legally entitled to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, due to the volume of applications we receive, we can only contact candidates who are selected for an interview.

Check out the next steps in our recruitment process and see what others are saying about working at the YMCA.

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Pourquoi travailler pour le YMCA?

Le YMCA du Grand Toronto est un organisme de bienfaisance qui libère le potentiel des personnes, en les aidant à s’épanouir, à devenir des leaders et à redonner à leurs communautés. Nous nous engageons à aider nos employés à réaliser leur plein potentiel et notre milieu de travail est reconnu pour son excellence. Nous offrons des emplois valorisants et la possibilité de faire toute la différence dans la vie des personnes et dans la santé de nos communautés. Lisez à quoi vous attendre de la part du YMCA ici

Rejoindre le Y, c’est contribuer à plus de 170 années passées à offrir à chacun la possibilité de s’épanouir grâce à des programmes et des services variés : santé et condition physique, services de garde agréés, camps, services d’aide à l’emploi et aux immigrants, éducation et formation, ainsi que des services destinés aux jeunes, aux familles et aux aînés. Pour en savoir plus, consultez notre plan stratégique 2025–2030, « Plus forts ensemble » (Greater Together), qui présente notre engagement à bâtir des communautés où les gens se sentent en meilleure santé et plus proches de leurs voisins.

Le YMCA du Grand Toronto est voué à la diversité, à l’équité, à l’inclusion et à l’appartenance. Nous nous efforçons de supprimer les obstacles à l’emploi et nous reconnaissons que la diversité des membres de notre personnel, représentative des communautés où nous travaillons, enrichit l’expérience de nos participants et de notre équipe. Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, notamment les personnes racisées, les personnes de couleur, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des communautés 2SLGBTQIA+.

Quand nous publions une possibilité d’emploi, veuillez nous dire comment nous pouvons vous rendre le processus de recrutement plus accessible, afin que nous puissions, de concert avec vous, l’adapter à vos besoins.

Conformément à notre engagement à l’égard de la sécurité et la protection des enfants, les offres d’emploi sont subordonnées à une vérification positive du casier judiciaire. Pendant les quatre premiers mois et tous les trois ans par la suite, une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables est obligatoire. Informez-vous sur ces vérifications ici

Le YMCA n’étudie que la candidature des personnes légalement autorisées à travailler au Canada. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais en raison du nombre de candidatures que nous recevons, nous ne pouvons communiquer qu’avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

Informez-vous sur les prochaines étapes de notre processus de recrutement et voyez ce que d’autres personnes disent au sujet du travail au YMCA.