Job Description

¿De qué te encargarás?

Tu misión será dar soporte al equipo de Alo Congress en todas las fases de un congreso, desde la planificación hasta su celebración, ganando autonomía de forma progresiva.

• Buscar y contactar sedes, hoteles, restaurantes y proveedores para cada congreso.
• Apoyar en la gestión de inscripciones y en la atención a congresistas.
• Colaborar en la coordinación de ponentes: viajes, alojamiento y necesidades técnicas.
• Solicitar presupuestos, hacer su seguimiento y preparar comparativas de proveedores.
• Apoyar en la elaboración y actualización de presupuestos del congreso.
• Preparar presentaciones, propuestas y documentación de los proyectos.
• Elaborar timings, rooming lists, listados de asistentes y documentación operativa.
• Apoyar en la logística: transportes, alojamientos, restauración, audiovisuales, actividades y producción gráfica.
• Dar apoyo presencial en sede: acreditaciones, secretaría, salas y atención a asistentes.
• Colaborar en tareas administrativas vinculadas a los congresos.

Impacto esperado: al terminar las prácticas habrás participado en congresos reales de principio a fin y tendrás una visión completa de su organización y gestión. Nuestro objetivo es que pases de un rol de apoyo a anticiparte, proponer soluciones y asumir pequeñas responsabilidades dentro de cada proyecto.

¿A Quién Buscamos?

Alo Congress, nuestra división de congresos, crece en Madrid y buscamos incorporar cuanto antes a alguien en prácticas que quiera aprender cómo se construye un congreso desde dentro: la sede, las inscripciones, los ponentes, el alojamiento y todo lo que pasa el día del evento. Valoramos más tu actitud, tu sentido común y tus ganas de aprender que la experiencia previa.

Formación

• Estudiante de últimos cursos o persona recién titulada en Protocolo y Organización de Eventos, Turismo, Marketing, Comunicación, Publicidad, Relaciones Públicas o áreas afines.
• Posibilidad de firmar convenio de prácticas con tu universidad o centro de estudios.

Experiencia

• No es imprescindible. Si has colaborado en congresos, jornadas, ferias o eventos (universidad, voluntariado o prácticas anteriores), cuéntanoslo.

Conocimientos técnicos

• Buen manejo de Excel, PowerPoint y el paquete Office.
• Facilidad para preparar presentaciones, listados y documentación clara y ordenada.

Idiomas

• Inglés mínimo B2, oral y escrito.
• Se valorarán otros idiomas.

Competencias personales

• Organización y método para hacer seguimiento de varias tareas, proveedores y personas asistentes a la vez.
• Proactividad e iniciativa: preguntas, propones y te anticipas.
• Atención al detalle y capacidad para trabajar con timings y fechas límite.
• Buena comunicación y trato cercano con proveedores, ponentes y congresistas.
• Trabajo en equipo y capacidad de adaptación a los cambios propios de un congreso.
• Responsabilidad y disponibilidad para dar apoyo presencial en sede durante los congresos.

Valoraremos

• Experiencia previa, aunque sea breve, en OPC (organización profesional de congresos), agencias de eventos, hoteles o recintos feriales.
• Manejo de herramientas de diseño como Canva o de plataformas de inscripción online.
• Interés por el sector MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos).
• Disponibilidad para incorporación inmediata.

¿Qué Ofrecemos?

• Prácticas con convenio en Madrid, con incorporación inmediata y ayuda al estudio.
• Aprendizaje real: una persona tutora del equipo de Alo Congress te acompañará en tu día a día y en tu evolución.
• Congresos de primer nivel, nacionales e internacionales, en los que participarás desde la fase de planificación.
• Formación continua: acceso al catálogo de cursos del grupo, además de todo lo que aprenderás en cada congreso.
• Cultura cercana: un equipo colaborativo en el que tu opinión cuenta desde el primer día.
• Horario compatible con tus estudios. (A confirmar)
• Proyección: formarás parte de un grupo con más de 400 profesionales en crecimiento, con posibilidad de continuidad según tu evolución y las necesidades del equipo