Job Description

1 - Werken bij de VUB

Ben jij een patiëntgerichte en meertalige professional met een passie voor zorg en service? Voor ons Universitair Tandheelkundig Centrum (UTC) zijn wij op zoek naar een enthousiaste en stressbestendige baliemedewerker (0.6 VTE) die ons team komt versterken. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor onze patiënten en tandartsen en helpt hen met een glimlach verder.

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Je speelt een belangrijke rol in de dagelijkse uitvoering van talrijke werkzaamheden binnen de administratie van het Universitair Tandheelkundig Centrum (UTC). Als baliemedewerker (0.6 VTE) ben je verantwoordelijk voor een warm onthaal en een efficiënte dienstverlening. Je zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Je bent het aanspreekpunt voor patiënten, tandartsen en tandarts-assistenten. Samen met je collega’s zorg je steeds voor een goede dienstverlening zowel vanuit de positie aan de onthaalbalie of vanuit de back office.

Je takenpakket omvat onder andere:

• Onthaal en begeleiding: Je ontvangt patiënten, begeleidt hen bij het inchecken en beantwoordt vragen met een klantgerichte en empathische benadering.
• Telefoon en communicatie: beantwoording telefonische oproepen en e-mails, afspraken inplannen, uitgaande telefonie en beheer van de email-box.
• Agendabeheer: zorgen voor efficiënt agendabeheer.
• Administratieve ondersteuning: agendabeheer, update patiëntendossiers en ondersteuning van het administratieve en financiële management.
• Multitasking en flexibiliteit: Je kan snel schakelen tussen verschillende taken en behoudt het overzicht, zelfs op drukke momenten en wanneer er zich praktische problemen stellen.

Thuiswerk is niet mogelijk in deze functie.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wij zijn op zoek naar iemand die sterk is in communicatie en zich thuis voelt in een zorgomgeving. Daarnaast beschik je over:

• Minstens een diploma hoger secundair onderwijs;
• Kennis van Tandheelkunde is een pluspunt.
• Taalvaardigheid: Je bent vlot tweetalig (Nederlands en Frans) en kan moeiteloos schakelen tussen beide talen, zowel mondeling als schriftelijk. Ook in het Engels kan je je goed uitdrukken. Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS office, Outlook, internet,..) zijn excellent.
• Patiëntgerichte houding: Je hebt een open, behulpzame houding en vindt het belangrijk om patiënten op een vriendelijke en respectvolle manier te woord te staan. (ook iets noteren rond admin onderteuning/agendabeheer van tandartsen)
• Sterke administratieve skills (o.a. agendabeheer tandartsen, mails, …)
• Organisatorische talenten als multi-tasker: proactieve houding, sterk in coördinatie en een teamspeler.
• Resultaatgerichte aanpak: besluitvaardig, doordacht handelend en hoofdzaak van bijzaak onderscheiden.
• De nodige skills om de essentiële schakel te zijn tussen centrale administratie, tandartsen, personeel en patiënten, waarbij je steeds handelt vanuit de codes van integriteit, respect en zorgvuldigheid.
• Stressbestendigheid: Je kan goed omgaan met druk en behoudt steeds een professionele aanpak, ook tijdens piekuren.
• Proactieve houding/aanpak: je zoekt mee naar oplossingen en doet voorstellen tot optimalisering van de globale werking van het team.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je deeltijds contract (0.6 VTE) van bepaalde duur (1 jaar - mogelijkheid tot verlenging) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 2 of 3.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 17/09/2026 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma:

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Suzy Makengo via Suzy.Makengo@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: Contract bepaalde duur

Hoofdeenheid: Algemeen beheerder

Omvang: 0.6 VTE

Functie: Baliemedewerker

Gradengroep: 2-3

Wijze van begeven: werving