Background

El PNUD en Honduras apoya los esfuerzos nacionales de desarrollo mediante asistencia técnica, asesoría en políticas públicas, gestión de programas y fortalecimiento de alianzas estratégicas orientadas al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Su labor combina una perspectiva global con conocimiento local para contribuir a soluciones integrales, inclusivas y sostenibles en beneficio del país.

La Unidad de Operaciones brinda soporte administrativo, financiero, logístico, de adquisiciones y de gestión de recursos a la Oficina de País, programas y proyectos, asegurando servicios oportunos, eficientes y alineados con las normas y procedimientos institucionales. En este marco, el área de Administración requiere el apoyo de un/a Auxiliar Administrativo/a para contribuir a la gestión diaria de trámites, servicios administrativos, coordinación logística y atención a usuarios internos y externos

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión de la Gerente de Operaciones y en coordinación con personal del área administrativa, el/la Auxiliar Administrativo/a brindará apoyo a los servicios de la unidad, asegurando altos estándares de calidad, precisión, oportunidad y confidencialidad en el desempeño de sus funciones. Asimismo, promoverá una atención orientada al servicio al cliente interno y externo, en cumplimiento con las normas, políticas y procedimientos aplicables de la organización.

1. Brindar apoyo administrativo oportuno, eficiente y orientado al servicio al cliente interno y externo de la Oficina de País, asegurando la calidad, precisión, confidencialidad y cumplimiento de los procedimientos institucionales aplicables.

• Registrar, coordinar y monitorear los trámites de exoneración de órdenes de compra ante las autoridades correspondientes, brindando información actualizada a los usuarios internos y promoviendo una gestión transparente y trazable.
• Elaborar informes de liquidación de órdenes de compra para su presentación ante el Servicio de Administración de Rentas (SAR), verificando que la información sea completa, consistente y presentada dentro de los plazos establecidos.
• Realizar y dar seguimiento a los trámites de traspaso de bienes adquiridos por el PNUD, incluyendo vehículos, así como aquellos requeridos por otras agencias cuando corresponda, asegurando la integridad de la documentación de respaldo y la orientación adecuada a las unidades solicitantes.
• Mantener actualizado un archivo digital completo, ordenado y de fácil consulta sobre dispensas, permisos, traspasos, exoneraciones y otros trámites administrativos, conforme a los lineamientos de gestión documental y conservación de registros de la organización.
• Gestionar la entrega y recepción de correspondencia y documentación oficial del PNUD ante ministerios, instituciones gubernamentales y otras entidades pertinentes, incluyendo trámites diplomáticos, visas, permisos u otros procesos administrativos, procurando una atención ágil, respetuosa y efectiva a las solicitudes recibidas.

2. Proporcionar apoyo para un control administrativo y financiero efectivo en la Oficina del País.

• Garantizar el pleno cumplimiento de las actividades administrativas con las normas, regulaciones, políticas y estrategias de la ONU/PNUD.
• Brindar información al personal sobre viajes, incluyendo derechos aplicables, rutas de viaje y arreglos de hotel. Procesar autorizaciones de viaje y reclamos en sistema conforme a los derechos de viaje del personal, consultores, personal de Naciones Unidas y visitantes, asegurando que los arreglos de viaje cumplan con las normas de Naciones Unidas relativas a la ruta más directa y precios competitivos.
• Preparar, presentar y dar seguimiento a los trámites de dispensa de bienes para la Oficina de País, proyectos y, cuando corresponda, otras agencias, manteniendo comunicación clara y oportuna con las áreas solicitantes sobre el estado de cada gestión.
• Apoyar otras actividades administrativas, incluyendo la gestión de microcompras vinculadas a los requerimientos operativos de la Oficina de País.

3. Contribuir a la creación, intercambio y aplicación de conocimientos administrativos en la Oficina de País, promoviendo una cultura de aprendizaje, colaboración y mejora continua en la prestación de servicios.

• Apoyar la organización y participar en actividades de inducción, capacitación y orientación dirigidas al personal de operaciones y proyectos en temas administrativos, facilitando información práctica, clara y útil para mejorar la experiencia de los usuarios internos.
• Contribuir activamente a redes de conocimiento, comunidades de práctica y espacios de coordinación interna, compartiendo buenas prácticas, lecciones aprendidas y propuestas de mejora que fortalezcan la calidad, oportunidad y orientación al cliente de los servicios administrativos

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencies

Esenciales

Lograr Resultados:
NIVEL : Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos. Pensar Innovadoramente:
NIVEL : Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras. Aprender Continuamente:
NIVEL : Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. Adaptarse con Agilidad:
NIVEL : Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible. Actuar con Determinación:
NIVEL : Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado. Participar y Asociarse:
NIVEL : Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas. Facilitar la Diversidad y la Inclusión:
NIVEL : Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

Transversales y Técnicas

Área Temática Nombre Definición Desarrollo Institucional
Generación de conocimiento
Capacidad para investigar información y convertirla en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan ser útiles para abordar nuevas situaciones. Gestión Institucional
Comunicación

Comunicar de manera clara, concisa, sin ambigüedades, tanto de manera verbal como escrita; adaptar mensajes y elegir métodos de comunicación según audiencia.

Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas.

Adquisiciones
Búsqueda de proveedores

Capacidad para encontrar, evaluar y relacionarse con

proveedores de bienes y servicios.

Datos
Análisis de datos
Capacidad para extraer, analizar y visualizar datos de adquisiciones para generar conocimientos significativos y ayudar a tomar decisiones comerciales efectivas.

Administración y

operaciones

Gestión Viajes
Capacidad para procesar y aprobar solicitudes de viaje, reembolsos de gastos de viaje e informes de gastos; conocimiento sobre las políticas y los procedimientos pertinentes.

Required Skills and Experience

Education:

• Educación secundaria es requisito,
• Estudios universitarios (nivel licenciatura) en Ciencias Económicas y/o Administrativas o Ciencias de la Ingeniería o similar se dará debida consideración, pero no es un requisito.

Experience:

• Mínimo 4 años (con Educación Secundaria) o 1 año de experiencia (con Título de licenciatura) en el ámbito administrativo a nivel nacional.

La diversidad, la equidad y la inclusión son principios fundamentales en el PNUD: valoramos la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas donde operamos, fomentamos la inclusión como una forma de garantizar que todo el personal esté capacitado para contribuir a nuestra misión y garantizamos la equidad y justicia en todas nuestras acciones. Adoptar un enfoque de “no dejar a nadie atrás” en nuestros esfuerzos por la diversidad significa aumentar la representación de las poblaciones desatendidas.

Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas que se identifiquen como pertenecientes a poblaciones marginadas o excluidas. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras inspiring stories.

El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos los/as candidatos/as seleccionados/as se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.