Job Description

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, reliant les pays au savoir, à l'expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Le PNUD est présent dans plus de 170 pays et territoires, soutenant les pays dans l'atteinte de leurs propres objectifs de développement et des objectifs de développement convenus au niveau international, en créant et partageant des solutions dans les domaines du Développement Durable, de la Gouvernance Démocratique et de la Consolidation de la Paix, ainsi que de la Résilience face au Climat et aux Catastrophes. Le PNUD soutient l'Agenda 2030 pour le Développement Durable et les 17 nouveaux Objectifs de Développement Durable (ODD), car ils contribuent à façonner le développement durable mondial pour la prochaine décennie. Le Bureau Régional pour l'Afrique (BRA) du PNUD est son plus grand bureau régional, couvrant 46 pays, allant des économies à revenu moyen élevé aux pays les moins avancés, ainsi que des pays en crise et en situation post-crise.

Dans la région LCB, des progrès significatifs ont été réalisés pour faire face aux crises multidimensionnelles, y compris la lutte contre les factions de Boko Haram. Cependant, la situation sécuritaire reste volatile, laissant 2,8 millions de personnes déplacées à l'intérieur du pays et 257 100 réfugiés dans la région en mars 2024. Les causes structurelles des crises, comme la faible présence des autorités locales, les tensions communautaires et la marginalisation de longue date, demeurent. Ces facteurs ont entraîné un déficit de confiance entre les États et les communautés. Il est à noter que les impacts du changement climatique représentent un facteur de risque majeur dans une région marquée par la fragilité. Les défis complexes auxquels la région LCB est confrontée nécessitent des interventions civiles limitées dans le temps, locales et intégrées. Actif de septembre 2019 à août 2024, le Dispositif Régional de Stabilisation (DRS) s'est concentré sur la construction de la confiance entre les communautés et les autorités légitimes et sur la mise en place des bases pour la reprise, la consolidation de la paix et le développement dans la région LCB.

Duties and Responsibilities

Sous la direction générale du Team Leader de la SMDF-RSF et la supervision directe du Spécialiste des Opérations l’Associé à l’Administration auras les responsabilités suivantes :

Appui administratif à la facilité en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Rédiger l'ordre du jour, assurer le suivi logistique des réunions et informer les participants aux réunions. Assister à ces réunions lorsque cela est nécessaire ;
• Tenir à jour et assurer le suivi des décisions et des actions convenues;
• Préparation des pièces justificatives non-PO et PO ;
• Maintenir le système de contrôle des dépenses internes, y compris des actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non comptabilisées, notamment les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées;
• Organiser les réservations de voyage, traiter les demandes de visas, cartes diplomatiques, permis de conduire et autres documents administratifs y compris le suivi de travel claim (TC);
• Gérer les fournitures de bureau, y compris la maintenance de la liste des stocks, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d'un journal de distribution;
• Aider à faciliter la livraison, la collecte, la reproduction et la transmission des courriers ;
• Tenir à jour le système d'archivage électronique afin d'assurer l'organisation thématique et la disponibilité des documents, de la correspondance et du matériel de référence toutes autres tâches connexes qui pourraient être requises ou assignées par le superviseur;
• Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites;
• Coordonner avec l’unité des Achats pour la demande sur le marché local et internacional de biens et services;
• Maintenir d’un système de classement des dossiers administratifs tout en assurant la confidentialité.

Soutien à la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD;
• Contribuer à la gestion des documents de garantie de soumission et de garantie de bonne exécution et mise en oeuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes connexes;
• Donner des inputs aux processus administratifs du Programme;
• Fournir un soutien administratif et logistique;
• Accomplir des taches supplémentaires, au besoin.

Appuyer la planification du projet et l’élaboration du plan de travail annuel :

• Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels, à la planification et au séquençage des activités ainsi qu’aux plans de mise en œuvre détaillés;
• Appuyer l’élaboration des budgets;
• Soutenir la révision périodique des plans de travail annuels et des plans d’achat en coopération avec le responsable des achats;
• Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin.

Soutenir le développement et le partage des connaissances, des meilleures pratiques et des leçons apprises :

• Contribuer à la collecte et à la diffusion des leçons apprises et des bonnes pratiques dans la gestion de l’environnement et des risques de catastrophes;
• Organiser des sessions de capitalisation et de formation interne pour renforcer les compétences de l’équipe;
• Aider à l’élaboration de guides et d’outils méthodologiques pour la gestion durable et résiliente.

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Arrangement institutionnel :

L’ Associé Administratif du SMDF-RSF travaillera sous la supervision directe du Spécialiste des opérations.

Competencies

Core competencies

• Obtenir des résultats : Niveau 1: Planifie et contrôle son propre travail, prête attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis;
• Penser de manière innovante : Niveau 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations ;
• Apprendre en permanence : Niveau 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information ;
• S'adapter avec agilité : Niveau 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible ;
• Agir avec détermination : Niveau 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l'adversité, est confiant;
• Engagement et partenariat : Niveau 1: Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, noue des relations positives;
• Favoriser la diversité et l'inclusion : Niveau 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Cross-Functional & Technical competencies

• Gestion de l’organisation- Gestion de projet : • Être en mesure de planifier, d’organiser, de hiérarchiser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs précis.
• Gestion axée sur les résultats • Être en mesure de gérer la mise en oeuvre de stratégies, de programmes et de projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et l’obtention de résultats démontrables. Connaître et comprendre les théories, les concepts, les méthodologies, les instruments et les outils pertinents.
• Gestion de projet • Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d'atteindre des objectifs spécifiques.
• Gestion des partenariats • Construire et maintenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d’experts et autres, conformément à la stratégie et aux politiques du PNUD.
• Gestion des partenariats- Mobilisation des ressources • Savoir identifier les sources de financement, aligner les besoins de financement (programmes/projets/initiatives) sur les possibilités de financement et établir un plan pour répondre aux besoins de financement
• Programme 2030 : Engagement et efficacité Efficacité • Assurance qualité des projets
• • Rapport annuel axé sur les résultats

Required Skills and Experience

Education :

• Le diplôme de fin d’études secondaires est requis OU,
• Un diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dument pris en consideration mais pas un requis

Experience :

• Un minimum de six (6) années (avec le diplôme de fin d’études secondaires) ou trois (3) années (avec un diplôme de Licence) d’expérience professionnelle à responsabilités progressives dans le domaine administratif ou dans la gestion de projets est requis.
• Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP est requise
• Expérience démontrée en matière de reporting et de rédaction de comptes rendus de réunions de coordination.
• Expérience avérée dans l’organisation d’événements et de réunions, y compris leurs aspects logistiques.
• Expérience avérée en administration de bureau et dans l’application de procédures administratives et/ou comptables.
• Une expérience préalable avec le PNUD, le système des Nations Unies, des institutions internationales ou des projets de développement constitue un atout
• Expériences professionnelles pertinentes dans la mise en œuvre, la coordination et la gestion des projets, y compris de l’expérience dans la gestion administrative et financière est souhaitable

Langues :

• Maîtrise du français est requise
• Connaissance de l’anglais est souhaitable;
• La connaissance du wolof est souhaitable

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Data Privacy

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