Job Description

Über Uns

newboxes steht für die Renaissance der Ingenieurskunst.

Wir arbeiten mit Industrieunternehmen an den strukturellen Hebeln von Kosten, Risiko und Komplexität.

Unsere Kunden stehen vor hochdynamischen Märkten, steigender Variantenvielfalt und wachsendem Kostendruck.

Wir bringen Klarheit in Produktarchitekturen.

Wir strukturieren Variantenlandschaften.

Wir schaffen Entscheidungsfähigkeit.

Dabei kombinieren wir industrielle Tiefe mit systemischem Denken. Dabei entwickeln wir neben unseren Beratungsleistungen auch eigene Entscheidungs- und Steuerungssysteme.

Wir liefern keine Analysen um der Analyse willen.

Wir greifen in Systeme ein.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass die richtigen Themen zur richtigen Zeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Als Assistenz der Geschäftsführung schaffst du Struktur, behältst Prioritäten, Fristen und offene Punkte im Blick und stellst sicher, dass Vereinbartes konsequent umgesetzt wird.

Du unterstützt nicht nur organisatorisch, sondern denkst aktiv mit, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Durch deine proaktive und zuverlässige Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass das Unternehmen effizient arbeitet und wichtige Themen erfolgreich vorangetrieben werden.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und operativen Themen des Tagesgeschäfts.
• Koordination von Terminen, Meetings, Workshops und Reisen inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Fristen sowie Sicherstellung einer verbindlichen Umsetzung.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen und weiteren Entscheidungsgrundlagen.
• Unterstützung bei Recruiting-, Onboarding- und People-Themen sowie internen Kommunikationsmaßnahmen.
• Koordination und Unterstützung bereichsübergreifender Projekte und organisatorischer Initiativen.
• Optimierung und Dokumentation von Prozessen sowie Sicherstellung definierter Arbeitsstandards.
• Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern als zentrale organisatorische Schnittstelle.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben aus den Bereichen Operations, Finance und Office Management.
• Proaktives Erkennen von Handlungsbedarfen und eigenständiges Vorantreiben relevanter Themen.

Arbeitsmodell

• Hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit, flexibel zwischen Office und Homeoffice zu arbeiten
• Tägliche Zusammenarbeit mit unserem Business Development Team in Deutschland.
• Enge Zusammenarbeit mit Consultants, Projektmanager:innen und weiteren internen Stakeholdern.
• Langfristige Entwicklungsperspektiven in einem internationalen und wachsenden Unternehmen.

Dein Profil

Beruflicher Hintergrund

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder Administrationsumfeld.
• Erfahrung in einem dynamischen Unternehmensumfeld, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmen oder Start-up.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern ist von Vorteil.

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams.
• Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und verständlich aufzubereiten.
• Hohe Affinität für digitale Tools und moderne Arbeitsweisen.

Persönliche Eigenschaften

• Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Zuverlässige, diskrete und sorgfältige Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und starke Umsetzungsorientierung.
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten.
• Proaktive Denkweise und die Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu erkennen.
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Themen konsequent voranzutreiben.
• Hands-on-Mentalität sowie die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Motivation, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und das Unternehmen aktiv mitzugestalten.

Warum diese Rolle besonders ist

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhältst Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden Unternehmens.
• Du übernimmst abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung statt reiner Routinearbeit.
• Du kannst eigene Ideen einbringen und Prozesse aktiv mitgestalten.
• Du erhältst einen breiten Einblick in Operations, Recruiting, People & Culture, Finance und Projektmanagement.
• Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und hoher Umsetzungsgeschwindigkeit.

Deine Vorteile

• Internationales Arbeitsumfeld mit enger Zusammenarbeit verschiedener Teams und Stakeholder.
• Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten in einem dynamischen Unternehmen.
• Frühzeitige Übernahme von Verantwortung und eigenständiges Arbeiten.
• Strukturierte Einarbeitung sowie kontinuierliche persönliche und fachliche Weiterentwicklung.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und erfahrenen Kolleg:innen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
• Modernes und flexibles Arbeitsumfeld mit hybriden Arbeitsmöglichkeiten.
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Schritt für Schritt mehr Verantwortung zu übernehmen.

Deine Bewerbung

Wir freuen uns auf dein LinkedIn-Profil oder deinen Lebenslauf sowie ein paar kurze Zeilen zu deiner Motivation.

Unser Bewerbungsprozess startet mit einem kurzen „Say Hi“-Gespräch, in dem wir uns gegenseitig kennenlernen. Anschließend folgt ein strukturiertes Interview, bei dem wir tiefer über die Rolle, deine Erfahrungen und unsere Zusammenarbeit sprechen.