Job Description

Kurzbeschreibung

Du bist die zentrale Assistenz unseres Geschäftsführers und sorgst dafür, dass sein Arbeitsalltag strukturiert, effizient und vorausschauend organisiert ist. In dieser Rolle hältst du ihm im Tagesgeschäft den Rücken frei, koordinierst Termine, Kommunikation und Prioritäten und denkst aktiv mit, bevor Dinge liegen bleiben oder unklar werden.

Wir suchen eine Person, die extrem gut organisiert ist, eigenständig arbeitet, Verantwortung übernimmt und ein gutes Gespür dafür hat, wann Themen Aufmerksamkeit brauchen. Du bist nicht nur ausführend tätig, sondern erkennst selbst, was gebraucht wird, bringst Ordnung in Themen, strukturierst Abläufe und unterstützt die Geschäftsführung dabei, sich auf die wichtigsten Entscheidungen und Aufgaben zu konzentrieren.

Deine Aufgaben

• Du organisierst und koordinierst den Kalender unseres Geschäftsführers und sorgst für eine sinnvolle, effiziente Tages- und Wochenstruktur.

• Du übernimmst das Terminmanagement, priorisierst Anfragen, bereitest Termine vor und stellst sicher, dass die Geschäftsführung zur richtigen Zeit die richtigen Informationen hat.

• Du planst, organisierst und begleitest Meetings, Workshops und Veranstaltungen und kümmerst dich um eine saubere Vor- und Nachbereitung.

• Du koordinierst interne und externe Kommunikation und agierst als verlässliche Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den internen Teams sowie externen Partner:innen und Kund:innen.

• Du hältst der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei, indem du operative, organisatorische und administrative Aufgaben eigenständig übernimmst.

• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Besprechungsunterlagen und Vorträge professionell auf.

• Du übernimmst Recherche, Auswertungen und Analysen und unterstützt dabei, Themen fundiert vorzubereiten und weiterzuentwickeln.

• Du kümmerst dich um Reiseplanung, Terminabstimmungen und organisatorische Abläufe rund um die Geschäftsführung.

• Du erkennst selbstständig, wo Struktur, Klarheit oder Nachhalten gebraucht wird, und bringst dich aktiv mit Lösungen ein.

• Du übernimmst nach und nach eigene interne Projekte und unterstützt die Weiterentwicklung unseres Unternehmens.

• Du arbeitest eng mit Operations sowie People & Culture zusammen und unterstützt bei übergreifenden organisatorischen Themen.

Was dich auszeichnet

• Du bist außergewöhnlich gut organisiert, arbeitest sehr selbstständig und brauchst keine enge Anleitung, um Dinge zuverlässig voranzubringen.

• Du denkst vorausschauend mit, erkennst Prioritäten und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig laufen.

• Du hast ein gutes Gespür dafür, wann Dinge dringend sind, wann Flexibilität gefragt ist und wann es wichtig ist, Themen proaktiv nachzuhalten.

• Du verstehst Verantwortung nicht nur innerhalb fester Aufgabenlisten, sondern denkst mit, wenn sich Prioritäten verschieben oder kurzfristig neue Themen entstehen.

• Du trittst professionell, verbindlich und souverän auf.

• Du bist loyal, vertrauenswürdig und gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um.

• Du arbeitest lösungsorientiert, strukturiert und pragmatisch und hast Freude daran, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen.

• Du bist technikaffin und sicher im Umgang mit Mac und gängigen Office-Anwendungen.

• Du hast Lust, dich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen und mit der Rolle sowie dem Unternehmen zu wachsen.

• Kenntnisse oder Interesse an Design, Digitalisierung, Innovation und Technologie sind von Vorteil.

Benefits

• Du arbeitest flexibel - mit einem Gleitzeitmodell und der Möglichkeit auf Homeoffice So passt Arbeit besser zu deinem Alltag.
• Du arbeitest mit hochwertiger Apple-Hardware und moderner Ausstattung, damit du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst.
• Du bekommst individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Perspektiven für deinen nächsten Karriereschritt - passend zu deiner Rolle.
• Du bist Teil eines Teams, das auch außerhalb des Projekts gerne Zeit miteinander verbringt - bei Events, Workshops und gemeinsamen Aktivitäten
• Du profitierst von Angeboten wie Jobticket oder Jobrad und bleibst flexibel unterwegs.
• Du wirst bei deiner Vorsorge unterstützt - mit betrieblicher Altersvorsorge und Gesundheitsangeboten wie EGYM Wellpass
• Du bekommst kostenlosen Kaffee, Getränke und Snacks aus dem Kiosk - für den kleinen Energieboost zwischendurch.