Job Description

Wie Du die Energiewende vorantreiben kannst:

• Du koordinierst und planst die Termine unserer Geschäftsführer und sorgst durch eine vorausschauende Terminsteuerung für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Du organisierst nationale und internationale Geschäftsreisen – von Flug- und Bahnreisen über Hotelbuchungen bis hin zu Mietwagen – und stellst eine effiziente Reiseplanung sicher.
• Du erstellst Reisekostenabrechnungen unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien.
• Du bereitest Korrespondenz, Auswertungen, Statistiken sowie aussagekräftige Präsentationen und Entscheidungsunterlagen professionell auf.
• Du übernimmst eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Du planst und organisierst interne Meetings, Workshops, Offsites und Veranstaltungen, koordinierst Einladungen und behältst den Überblick über Rückmeldungen und Teilnehmermanagement.
• Du nimmst an relevanten Meetings teil, bereitest diese für die Geschäftsführung vor und dokumentierst wichtige Inhalte sowie vereinbarte Maßnahmen.
• Du erstellst und kommunizierst bereichsinterne Informationen im Auftrag der Geschäftsführung und sorgst für einen professionellen Informationsfluss.
• Du koordinierst die Kommunikation mit der sonnen Gruppe und erstellst regelmäßige Reportings für relevante Stakeholder.
• Du bearbeitest den Posteingang, koordinierst die interne Verteilung und stellst eine effiziente Bearbeitung eingehender Informationen sicher.
• Du begleitest bereichsübergreifende Projekte, bereitest Projektmeetings vor und unterstützt die Geschäftsführung bei der erfolgreichen Umsetzung strategischer Initiativen.

Was Du auf dieser Reise benötigen wirst:

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise als Executive Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung.
• Du überzeugst durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Eigeninitiative und eine strukturierte sowie vorausschauende Arbeitsweise.
• Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, setzt Prioritäten sicher und arbeitest zuverlässig sowie diskret.
• Du kommunizierst souverän auf allen Hierarchieebenen und zeichnest Dich durch ein professionelles und serviceorientiertes Auftreten aus.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und arbeitest Dich schnell in neue Tools und Systeme ein.
• Du arbeitest selbstständig, lösungsorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Fokus.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.