Job Description

Du bist auf der Suche nach einer neuen Herausforderung mit spannenden Aufgaben in einem kleinen, aufgeschlossenen Team? Dann bist du bei uns genau richtig!

In unseren beiden Hotels im grünen Herzen Berlins – mit Restaurant, Bistro, Café, einem Tagungszentrum mit sechs Veranstaltungs- und Seminarräumen sowie 69 Gästezimmern suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Assistenz der Direktion (m/w/d)

mit 32-40 Wochenstunden, unbefristet

Als Assistenz der Direktion bist du eine wichtige Person in unserem Unternehmen und mitverantwortlich für die Umsetzung der Unternehmensziele. Mit deiner offenen, freundlichen Einstellung bist du Vorbild für alle anderen Mitarbeitenden, unterstützt ganz nach unserem Motto „als Gast willkommen und als Mensch erwünscht“ das gesamte Unternehmen dabei, die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden, Gäste und Kooperationspartner sicher zu stellen.

Was wir bieten:

• Bezuschussung von 15 € monatlich für das Deutschland-Ticket im Abo oder Dienstrad-Leasingmodell mit JobRad
• Corporate Benefits - du erhältst Angebote und Rabatte in über 800 Unternehmen
• Rabatt auf Übernachtungen in anderen Mitgliedshotels des Embrace Hotelverbunds und in TOP International Hotels
• regelmäßige Teamevents wie Sommer- und Weihnachtsfeiern
• Arbeitsstunden werden auf einem Arbeitszeitkonto erfasst und im Fall von Mehrarbeit ausgeglichen
• Vergütung und Urlaubsanspruch in Anlehnung an den DEHOGA-Tarifvertrag
• Urlaubsgeld und Jahressonderzahlung
• zusätzlicher freier Tag am 24.12. und 31.12. (bzw. Stundenausgleich bei Arbeitseinsatz an diesen Tagen)
• abwechslungsreiches Personalessen zu günstigen Konditionen sowie Rabatt auf alle Leistungen im Hotel
• die Möglichkeit, deinen Arbeitsbereich aktiv mitzugestalten

…und für die Work-Life-Balance:

• eine 5-Tage-Woche in der Regel von Montag bis Freitag und flexible Arbeitszeiten nach Absprache, um deinen Tag nach deinen Wünschen und unseren Anforderungen gestalten zu können
• untypisch für die Hotellerie: Feiertage kannst du immer für dich nutzen, selbst an Weihnachten gönnt sich unser Team ein paar Tage Auszeit
• nicht nur unser Büro bietet Blick ins Grüne – du kannst unseren großen Garten auch während der Arbeitszeit und in den Pausen nutzen

Das bringst du mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder 3-jährige Fachschulausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• idealerweise Vorkenntnisse über Inklusionsbetriebe
• bestenfalls erste Erfahrungen in der Hotellerie
• selbstständiges, verantwortungsbewusstes Arbeiten und Organisationstalent
• eine lösungsorientierte, offene und teamfähige Persönlichkeit mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten
• Freude an serviceorientiertem Arbeiten
• Kommunikation ist alles: der sichere Umgang mit gängigen Kommunikationsmitteln und MS-Office sowie ein sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Freude an der Mitwirkung bei themenbezogenen Projekten

Deine Aufgaben:

…allgemeine Verwaltungsaufgaben wie:

• Erledigung von Schriftverkehr und allgemeiner Korrespondenz
• selbstständiges Wahrnehmen von Organisations- und Verwaltungsaufgaben
• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen inklusive Schreiben von Protokollen und Erstellung von Präsentationen und Berichten für die Hotelleitung und Geschäftsführung
• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Ämtern
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial in Absprache mit den einzelnen Abteilungsleitungen
• Unterstützung und Koordination der Abteilungsleitungen bei der Durchführung der jährlichen Inventur

…buchhalterische Tätigkeiten wie:

• Rechnungsbearbeitung und Kontrolle, sowie Kontierung in Absprache mit dem zentralen Rechnungswesen
• Kontrolle der Tagesabschlüsse und Händlerbelege, Verbuchen der Bareinnahmen
• Bearbeitung von Mahnungen in enger Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen und dem zentralen Rechnungswesen

…Personalaufgaben wie:

• Überwachung und Weiterleitung von eingehenden Bewerbungen
• vor- und nachbereitende Tätigkeiten zu Personaleinstellungen und Personalveränderungen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
• Überwachung von Arbeitszeitkonten der Mitarbeitenden in der Personalplanungs-Software
• erste Ansprechperson für Mitarbeitende in Bezug auf Ämterkontakte
• Terminüberwachung von Fristen für Anträge bei Ämtern

Aufgepasst - Du erfüllst (noch) nicht alle diese Punkte? Kein Problem, sei bitte nicht verunsichert – für uns ist deine Persönlichkeit und Motivation entscheidend. Wir bieten eine umfangreiche Einarbeitung, um dir fehlende Kenntnisse zu vermitteln.

Das Hotel ist ein Inklusionsbetrieb. Das heißt, der soziale Aspekt ist für uns von besonderer Bedeutung. Dies spiegelt sich nicht nur im Kontakt mit den Gästen, sondern auch in der Arbeit untereinander wider.

Wir legen großen Wert auf ein herzliches Miteinander und kooperative Arbeitsatmosphäre im gesamten Haus.

Für Fragen steht Dir der Hoteldirektor, Stefan Marczinkowski, telefonisch unter 030-467057301, gern zur Verfügung.