Als Assistentin unterstützen Sie den Regionalleiter, den Standortleiter, die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen. In dieser Schlüsselrolle fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen sowie externen Partnern und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei.
Aufgaben
Organisatorische & administrative Betreuung
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsführungs- und Aufsichtsratssitzungen
Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten
Verantwortung für vertrauliche Dokumente
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
Erster Kontakt für interne und externe Stakeholder
Koordination und Kommunikation zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften und Konzernbereichen
Erstellung und Qualitätssicherung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen der Geschäftsführung (Übertragung Unternehmenspflichten, Zoll/Export, sonstige Beauftragungen gem. rechtlicher Vorgaben..)
Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsfindung
Allgemeine Verwaltung
Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:
People Operations
„Benefits“ (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),
„Fleet“ (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)
Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)
Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden
Koordination Mehrarbeitsanträge
Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen
Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement
Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge
Zeiterfassungsbeauftragter
Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen
Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:
Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation
Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits
Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst
Monatliches HR & Finance Reporting
Urlaubs-/Krankheitsvertretung
Ausbildungskoordinator
Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mit weiterführender Qualifikation)
Berufserfahrung als Executive Administrative Assistant
Abgeschlossene Ausbildereignungsprüfung und Erfahrung in der Ausbildung von Industriekaufleuten
Kenntnisse in Zeiterfassungssystemen (Vorzugsweise: gfos, MS Systeme, OSCAR, 3SS (Koordination Leiharbeitnehmer))
Erfahrung mit Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, Standortregularien
Kenntnisse in Controlling und Reporting
Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, beides in Wort und Schrift
Organisationstalent
Relocation Assistance Provided: No
GE Vernova is a purpose-built energy technology company on a mission to electrify to thrive and decarbonize the world.
It is made up of three businesses -- Power, Wind, and Electrification -- with focus on accelerating the path to more reliable, affordable, and sustainable energy, while helping our customers power economies and deliver the electricity that is vital to health, safety, security, and improved quality of life.
The world needs more energy, smarter energy. With energy demand expected to grow by more than 50% in the next 20 years, we are continuously innovating to meet the moment…like we have for the past 130 years. The Energy of Change and relentless optimism are what drive us – it’s about never giving up and seeing what’s possible so that we deliver the energy technologies the world needs right now and for generations to come.
GE Vernova’s attitude and edge is embedded in its name. We retain our treasured legacy, “GE,” as an enduring and hard-earned badge of quality and ingenuity. “Ver” / “verde” signal Earth’s verdant and lush ecosystems. “Nova,” from the Latin “novus,” nods to a new, innovative era of lower carbon energy that GE Vernova will help deliver.
Together, we have the energy to change the world.
