Job Description

Unser Kunde – eine etablierte internationale Technologiefirma mit starkem Fokus auf digitale Innovation im Logistiksektor – sucht einen erfahrenen und proaktiven Executive Assistant (m/w/d), der als strategischer Partner des CEO agiert.

Diese Rolle eignet sich ideal für Personen, die gerne eng mit dem Top-Management zusammenarbeiten, in einem dynamischen Umfeld aufblühen und Freude daran haben, andere dabei zu unterstützen, ihre beste Leistung zu erbringen. Sie fungieren als vertrauensvolle Ansprechperson, Gatekeeper und zentrale Koordinationsstelle für sämtliche Executive Aktivitäten. Das Unternehmen bietet ein modernes, kollaboratives und multikulturelles Arbeitsumfeld.

Motiviert es Sie, dort Wirkung zu erzielen, wo Entscheidungen getroffen werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Für diese Position ersuchen wir Sie, Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich auf Englisch einzureichen.

Aufgabenbereich

• Kalender- und Zeitmanagement: Koordination und Optimierung des komplexen CEO-Kalenders, einschließlich Vorbereitung relevanter Unterlagen, Konfliktmanagement sowie Sicherstellung ungestörter Zeitfenster für strategische Arbeit.
• Reise- und Logistikmanagement: Planung und Organisation internationaler Reisen, Unterkünfte und Transfers; Erstellung detaillierter Reiseunterlagen und effiziente Bearbeitung kurzfristiger Änderungen.
• Gatekeeping & Kommunikation: Fungieren als primäre Kommunikationsdrehscheibe des CEO, mit effizienter Priorisierung zahlreicher Anfragen sowie souveräner, diskreter und klar strukturierter Korrespondenzführung.
• Meeting- & Eventvorbereitung: Organisation und Betreuung von Board Meetings, Executive Offsites und Kundenterminen. Erstellung von Agenden, Briefing-Unterlagen, Protokollen sowie Nachverfolgung aller To dos.
• Zusammenarbeit & Projektmanagement: Verantwortung für die Rolle als zentrale Informationsschnittstelle, einschließlich der Sicherstellung von Kontext, Struktur und nahtloser Zusammenarbeit zwischen Teams und Projekten.

Gewünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura oder höher)
• Mindestens 3+ Jahre Erfahrung als Assistent*in der Geschäftsleitung, idealerweise in der Unterstützung von C Level Führungskräften, in einem internationalen Umfeld (Technologiebranche von Vorteil)
• Erfahrung in einer schnelllebigen, wachstumsorientierten Industrie oder Umfeld
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Hebräischkenntnisse sind ein Plus, aber keine Voraussetzung
• Bereitschaft, vor Ort in Wien zu arbeiten und bei Bedarf international zu Reisen
• Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools und Systemen, idealerweise mit der Fähigkeit, diese effektiv in der täglichen Arbeit einzusetzen
• Strukturierte, detailorientierte, proaktive Arbeitsweise sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Managementebene
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise

Job Perspektive

• Attraktives Gehalts‑ und Benefit‑Paket
• Laptop und Smartphone
• Flexibilität sowie langfristige Stabilität
• Präsenz vor Ort ist wichtig, gelegentliches Homeoffice ist jedoch möglich
• Dynamisches, innovatives und kollaboratives Arbeitsumfeld
• Moderner Arbeitsplatz nur wenige Gehminuten von allen öffentlichen Verkehrsmitteln entfernt (Bus, Bahn, U‑Bahn, Straßenbahn)
• Internationales Arbeitsumfeld und gelegentliche Reisen
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv an Projekten mitzuwirken

Aufgabenbereich

• Kalender- und Zeitmanagement: Koordination und Optimierung des komplexen CEO-Kalenders, einschließlich Vorbereitung relevanter Unterlagen, Konfliktmanagement sowie Sicherstellung ungestörter Zeitfenster für strategische Arbeit.
• Reise- und Logistikmanagement: Planung und Organisation internationaler Reisen, Unterkünfte und Transfers; Erstellung detaillierter Reiseunterlagen und effiziente Bearbeitung kurzfristiger Änderungen.
• Gatekeeping & Kommunikation: Fungieren als primäre Kommunikationsdrehscheibe des CEO, mit effizienter Priorisierung zahlreicher Anfragen sowie souveräner, diskreter und klar strukturierter Korrespondenzführung.
• Meeting- & Eventvorbereitung: Organisation und Betreuung von Board Meetings, Executive Offsites und Kundenterminen. Erstellung von Agenden, Briefing-Unterlagen, Protokollen sowie Nachverfolgung aller To dos.
• Zusammenarbeit & Projektmanagement: Verantwortung für die Rolle als zentrale Informationsschnittstelle, einschließlich der Sicherstellung von Kontext, Struktur und nahtloser Zusammenarbeit zwischen Teams und Projekten.