Job Description

Qui sommes-nous ?

SARIA est une entité du Groupe familial Allemand Rethmann, qui opère dans les domaines de l’environnement, de la logistique et les Bio-Industries. Le Groupe compte 80 000 collaborateurs et réalise un Chiffre d’Affaires de 15,8 milliards.

Chez SARIA, nous sommes 11 000 collaborateurs répartis dans le monde, dont environ 1400 en France, au sein de différentes activités.

Les missions

1) Assister les membres de la Direction Juridique (composée de 6 personnes), et en particulier le Directeur juridique et conformité, dans leurs missions quotidiennes de support auprès des sites opérationnels et des services du siège :

• Aider l’équipe juridique dans le traitement administratif de ses dossiers ;

• Participer à l’élaboration et être garant de la mise à jour des différents tableaux de bord et bases de données du service ;

• Gérer et suivre des dossiers assurance (valeurs, attestations, primes, etc.) ainsi que des « recours direct » ;

• Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des actes, des documents et dossiers juridiques ;

• Mettre en forme des documents, rédiger des courriers, rechercher des informations et de la documentation sur tous médias ;

• Gérer le courrier/mail, actes judiciaires et extra-judiciaires et les appels téléphoniques des interlocuteurs internes et/ou externes ;

• Assurer le suivi juridico-administratif : i/ des délégations de pouvoirs (ponctuelles, corporate et bancaires), ii/ de la gestion des quotas CO2, iii/ des dossiers immobiliers (y compris : gestion locative), iv/ de la gestion des marques, noms de domaine ,…

• Gérer les demandes de mise en conformité des partenaires de l’entreprise (réponse aux questionnaires « compliance », production de documents, etc.)

• Emettre les commandes auprès des fournisseurs de la direction juridique, et assurer le suivi du règlement de leurs factures

• Le cas échéant, procéder aux dépôts de plainte pour le compte de SARIA et ses filiales

• Contribuer à l’organisation des exercices de gestion de crise

2) Assurer la gestion du secrétariat juridique d’un portefeuille d’une quinzaine de sociétés en France:

• Organisation des différentes réunions (conseils, assemblées) ;

• En lien avec le juriste en charge du corporate, préparation de l’ensemble de la documentation (convocations, feuilles et registres de présence, procès-verbaux, rapports de gestion, etc.) ;

• Réalisation des formalités déclaratives et d’enregistrement ;

• Mise à jour des registres légaux (assemblées, mouvement de titres) ;

• Support au suivi et à la gestion des conventions intragroupe et autres documents de gouvernance;

• Organisation et classement de la documentation ;

• Pilotage du logiciel de gestion des sociétés (Klea)

Le profil

• Niveau Bac +3 minimum

• 3 ans d’expérience au moins dans un poste de secrétariat juridique en droit des sociétés

• Expérience acquise en entreprise, cabinet d’avocats ou cabinet d’expertise comptable

• Maîtrise du secrétariat juridique en droit des sociétés

• Excellente qualité rédactionnelle

• Très bonne maîtrise de l’environnement MS 365

• Anglais courant : capacité à participer à des échanges écrits et oraux

• Forte implication et sens de l’engagement

• Envie d’assister et soutenir une équipe

• Proactivité et rigueur

• Fiabilité et capacité à gérer des informations confidentielles

• Sens de l’organisation et conscience professionnelle