Excelia est l'un des premiers groupes d'enseignement supérieur français, doté d'une envergure internationale. Composé d'une business school, d'une école d’hôtellerie et tourisme et d'une école de communication, Excelia accueille 6800 étudiants sur quatre campus (La Rochelle, Tours, Orléans, Paris). Le groupe bénéficie également d'un réseau solide de 47 000 diplômés
Excelia et ses écoles sont reconnus par des labels et accréditations prestigieuses telles que EESPIG, AACSB, EQUIS, AMBA et TedQual pour le tourisme. Ces distinctions attestent de la qualité et de l'excellence de ses programmes académiques.
Excelia Business School recrute un.e Assistant.e des Départements Académiques, en CDD à temps plein, sur le campus de La Rochelle.
Au sein de la Faculté, vous accompagnez les Directeurs de départements académiques dans le suivi administratif et opérationnel de leurs activités.
Vous travaillez en lien régulier avec les enseignants-chercheurs permanents, les intervenants occasionnels ainsi qu’avec les différentes directions et services de l’établissement.
À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
Assurer la saisie, la mise à jour et le suivi des prévisions d’enseignement, affectations pédagogiques et plans de charge des enseignants-chercheurs dans GAÏA, l’outil de gestion académique de l’établissement ;
Veiller à la fiabilité et à l’actualisation des données relatives aux activités d’enseignement, en lien avec les Directeurs de départements et les services concernés ;
Assurer la gestion administrative des intervenants occasionnels création et mise à jour des dossiers, collecte des pièces nécessaires, intégration des CV et suivi des informations administratives ;
Contribuer au suivi des obligations institutionnelles, réglementaires et qualité liées à l’activité des départements, notamment dans le cadre des demandes des rectorats, des campagnes d’accréditation, des audits et des démarches de certification ;
Participer à la collecte, à la consolidation et à la fiabilisation des données et pièces justificatives nécessaires à ces démarches, dans le respect des procédures internes et des règles relatives à la protection des données personnelles ;
Apporter un appui quotidien aux Directeurs de départements dans le suivi de leur activité préparation et suivi des dossiers, relances, consolidation d’informations et coordination avec les différents interlocuteurs internes ;
Contribuer à l’organisation et au suivi administratif des recrutements d’enseignants permanents et d’intervenants occasionnels ;
Organiser les réunions des départements et pôles académiques, préparer les éléments nécessaires et assurer, lorsque requis, la rédaction et la diffusion des comptes rendus ;
Participer aux projets et dossiers transversaux de la Faculté nécessitant coordination, collecte, consolidation et suivi d’informations ;
Contribuer, plus largement, au bon fonctionnement administratif des départements académiques et à la qualité des échanges avec les différents services de l’établissement.
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum, idéalement dans les domaines de l’administration, de la gestion ou de l’assistanat ;
Vous disposez d’une première expérience réussie dans des fonctions administratives ou de coordination ;
Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie et savez gérer plusieurs dossiers simultanément ;
Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et appréciez le travail avec des interlocuteurs variés ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Microsoft Office, et êtes à l’aise avec les outils et logiciels de gestion ;
Vous êtes attentif.ve à la confidentialité des informations et au respect des procédures ;
La maîtrise de l’anglais constitue un plus dans l’environnement international d’Excelia.
CDD à temps plein ;
organisation du temps de travail sur une base de 35 heures annualisées ;
30 jours ouvrés de congés payés par an, selon les dispositions applicables au sein de l’établissement ;
titres-restaurant d’une valeur de 7 € par jour travaillé, pris en charge à 50 % par l’employeur ;
forfait mobilités durables pouvant aller jusqu’à 250 € par an, selon les conditions en vigueur ;
mutuelle famille et régime de prévoyance ;
possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, selon les modalités applicables au poste.
