Job Description

Missions - Administratif et organisationnel

• Edition, gestion et suivi des documents contractuels liés au projet (contrat, avenant, décompte final)
• Seconder les chefs-fes de projets et conducteurs-rices de travaux pour les tâches administratives
• Gérer les bureaux de chantier sur site (accueil, courrier, commandes de fournitures, gestion des salles de conférences, …)
• Rédiger des correspondance diverses, courriels, notes.
• Gérer et saisir les soumissions, contrats, avenants d’entreprises (devis, rapports…)
• Relecture, correction et diffusion des divers procès-verbaux (séances MO, séances chantiers)
• Créer et suivre des bases de données, des informations internes et externes, ...
• Enregistrer, classer, ordonnancer, archiver des dossiers, pièces, notes et courriers.
• Veiller à la mise à jour de documents selon certaines règlementations et directives
• Organiser les évènements de chantier (première pierre, bouquet de chantier, inauguration, autres)
• Préparation de support de présentation du projet (ex. Powepoint)
• Établir et préparer les devis destinés aux clients
• Assurer le suivi administratif des dossiers PPE
• Mettre à jour et tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données
• Assurer le suivi administratif des acquéreurs tout au long du processus
• Coordonner les échanges entre acquéreurs, entreprises, partenaires et gestionnaires
• Assurer le suivi des modifications acquéreurs et de leur documentation
  
  

Missions - Finance et Logistique

• Etablir des factures et suivre la facturation débiteur / créancier
• Soutenir la comptabilité des projets
• Exporter les données financières depuis SAP vers le tableau de gestion
• Contrôler des documents tels que factures, garanties bancaires,
• Collaborer avec le service comptable : suivi des paiements urgents, renseignements divers, relances.
• Suivre les budgets et aider à la préparation des rapports financiers
• Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations
• Edition et suivi de la facturation clients/fournisseurs
  
  

Mission - Communication et relationnel

• Être un point de contact et de référence pour les équipes internes et externes
• Communiquer de manière régulière les informations importantes
• Collaborer avec une autre assistante et assurer le remplacement lors d’absences (y. compris réception)
• Aider à la formation et l’intégration de nouveaux collaborateurs
• Participer à l'amélioration continue des processus de suivi et de communication

Ce que nous vous offrons:

• Un environnement de travail multiculturel avec la possibilité de contribuer à façonner un avenir viable
• Des technologies de pointe et un lieu de travail moderne au sein d'une entreprise durable
• Une entreprise qui encourage les talents et la formation continue de ses collaborateurs.rices
• La sécurité d'un groupe financièrement solide, largement diversifié et fortement ancré en Suisse
• Des modèles de travail flexibles et des outils de travail modernes avec possibilité de télétravail
• Une sélection intéressante d'avantages :
  • 5 semaines de vacances et 9 jours compensés par année
  • Une caisse de pension interne avec un très bon taux de couverture et 3 niveaux de cotisation
  • De nombreuses réductions chez des fournisseurs renommés de produits et de services
  • Les membres de notre équipe partagent en vidéo ce qui rend leur expérience chez Implenia unique : https://youtu.be/wtuhlIfjJq8

Si vous vous reconnaissez dans cette description et souhaitez rejoindre Implenia, nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

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Frédéric Lablanquie répond à vos questions.
frederic.lablanquie@implenia.com

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Chez Implenia, nous apprécions et vivons la diversité. Notre processus de recrutement est donc axé sur la promotion de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion.

*Nous n’acceptons pas les candidatures transmises par des agences de placement ou tout autre intermédiaire. Toute candidature envoyée par ce biais ne sera pas prise en compte et ne constitue aucun engagement de notre part.