Job Description

Intitulé : Assistant(e) de programme
Département : OWLA (Accélérateur de leadership féminin du Partenariat de Ouagadougou)
Rattachement hiérarchique : Responsable principal(e) de programme
Lieu : Cotonou; déplacements jusquà 20 %
Type de contrat : Contrat Temps plein, 12 mois renouvelables
Date dentrée en vigueur : Immédiatement

Raison d'être du poste

L'Assistant(e) de programme assure un appui administratif et opérationnel à léquipe OWLA en complément direct du/de la Responsable principal(e) de programme (SPM). Elle/Il l'aide à organiser les réunions, tenir la documentation du programme, gérer la correspondance, les aspects logistiques et la préparation des contenus de communication. Elle/Il appuie le/la Senior Program Manager pour la logistique des permanences («office hours ») avec les participantes, la planification, la gestion des communications et la transmission des informations. Pour les communications externes, elle/il prépare les contenus et les transmet à la/le Responsable Communication d'EtriLabs pour publication.

Relations clés

Interne : Responsable principal(e) de programme (principal), CEO, Finances/Subventions, Communication (Responsable Com), MEAL
Externe : Lauréates & mentors, prestataires/lieux, intervenant·e·s, ministères/partenaires (logistique uniquement)

Responsabilités principales

1) Appui à la stratégie et planification

• Rédiger ordres du jour, notes et relancer les responsables.

• Maintenir calendriers intégrés, rétro-plannings et suivis alignés sur le plan du/de la SPM.

• Préparer dossiers de briefing, bios et notes contextuelles ;

• Mettre à jour RACI et risques.
  

2) Appui aux opérations et à l'exécution

• Organiser salles, voyages, per diem, hébergements.

• Coordonner les

  prestataires

• Produire déroulés, checklists, plans de salle/AV ; garantir la disponibilité des supports.

• Gérer présences et livrables.

• Planifier les « office hours » et en assurer le bon déroulement.

3) Documentation & données (MEAL)

• Tenir listes et suivis ; collecter/nettoyer données ; mettre à jour tableaux de bord.

• Compiler bilans post-action et leçons apprises.

4) Appui finances, achats et conformité

• Collecter factures/justificatifs ; préparer demandes de paiement ; suivre petite caisse.
  
• Assembler dossiers complets d'achats/paiements ; coordonner onboarding prestataires.
  
• Tenir registre des dépenses par ligne budgétaire.
  
  

5) Appui communication & aux parties prenantes

• Préparer brouillons pour avis aux participantes, briefs, pages, bios et supports.
  
• Tenir calendrier éditorial et bibliothèque de contenus ; transmettre contenus publics.
  
• Envoyer emails opérationnels sur autorisation du/de la SPM.
  

• Tenir à jour les listes de contacts ; gérer invitations, confirmations et remerciements.
  

6) Conférence régionale annuelle sur le leadership féminin

• Coordonner logistique des intervenant·e·s ; préparer brouillons pour la communication.
• Envoyer et compiler enquêtes post-événement ; constituer pack de bilan.
• Assistante générale

7) Protection, accessibilité et qualité

• Appliquer SOP de protection et de données ; consigner incidents.
  
• Garantir respect des normes dinclusion et daccessibilité.
  
  

Indicateurs de réussite

• 95 % des tâches logistiques à lheure ; 2 % d'erreurs.
  
• Zéro lacune critique dans la conformité documentaire.
  
• Satisfaction participantes/mentors 85 %.
  
  

Qualifications et expérience

• 2-4+ ans en coordination programme/événement/administrative.
  
• Excellente organisation, gestion du temps et souci du détail.
  
• Maîtrise des tableurs, CRM et outils collaboratifs.
  
• Maîtrise du français et de l'anglais.
  
  

Compétences clés

• Sens du service, communication claire, résolution de problèmes.
  
• Esprit d'équipe, sensibilité interculturelle, confidentialité et professionnalisme.
  
  

Autorité déléguée

Aucune autorité contractuelle. Prépare dossiers d'achats/paiements pour validation ; peut envoyer avis opérationnels sur autorisation.

Rémunération et niveau

Fourchette salariale et avantages selon la grille RH ; confirmés à loffre.

Égalité des chances

OWLA/EtriLabs est un employeur garantissant légalité des chances et un environnement inclusif.



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