Job Description

CONTEXTE ET ENJEUX DU POSTE

Nous recherchons une assistante de direction pour soutenir le Directeur Général dans la gestion opérationnelle et stratégique de son entreprise. Ce poste est crucial pour assurer le bon fonctionnement administratif, optimiser les processus internes et faciliter la communication entre les différentes fonctions.

Enjeux clés :

· Appui direct à la direction générale pour une meilleure prise de décision

· Optimisation de l'agenda et gestion des priorités stratégiques

· Coordination transversale entre les départements (Production, Ventes, Finance…)

· Pilotage de projets importants et suivi des KPIs

MISSIONS PRINCIPALES

· Gérer l'agenda, les réunions et les déplacements du Directeur Général

· Préparer les dossiers de direction et les analyses préliminaires

· Assurer la liaison entre le dirigeant et les responsables de département

· Organiser et suivre les réunions stratégiques (ordre du jour, compte rendu, actions…)

· Gérer la correspondance confidentielle et administrative

· Participer à la coordination des projets transversaux importants

MISSIONS OPÉRATIONNELLES

· Gestion administrative courante : courrier, archivage, documentation

· Suivi des appels d'offres, contrats et documents juridiques

· Gestion du budget de la direction et des frais administratifs

· Communication interne et externe : rédaction de documents, communiqués

· Tenue de base de données clients, fournisseurs, partenaires

· Support informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook…)

· Organisation d'événements internes et réunions clients

MISSIONS TRANSVERSALES

· Veille informationnelle et reporting mensuel sur les indicateurs clés

· Support aux initiatives RH (intégration collaborateurs, gestion congés…)

· Optimisation des processus administratifs et proposition d'améliorations

· Gestion de la base de données interne et des outils collaboratifs

· Participation aux réunions de management

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences Techniques :

· Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) - niveau avancé

· Utilisation d'outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Google Workspace)

· Gestion de bases de données simples (Excel, Access)

· Maîtrise de la messagerie professionnelle et gestion des plannings

· Notions de comptabilité/gestion administrative

· Français courant (parlé et écrit) - obligatoire

Compétences Comportementales & Relationnelles :

· Discrétion et confidentialité absolue (traitement d'informations sensibles)

· Leadership et capacité à coordonner sans pouvoir hiérarchique

· Diplomatie et gestion de conflits

· Sens de l'organisation et gestion des priorités

· Capacité multitâche et réactivité

· Excellente communication orale et écrite

· Sens du service et proactivité

· Rigueur et attention aux détails

· Adaptabilité et flexibilité

PROFIL RECHERCHÉ

· 3-4 ans d'expérience en tant qu'assistante de direction

· Diplômée d'une formation supérieure (BTS Secrétariat, Licence Gestion Administrative, etc.)

· Maîtrise parfaite du français professionnel

· Excellente organisation personnelle et gestion du temps

· Autonome, proactive et capable de travailler en étroite collaboration avec le dirigeant