Job Description

Missions et responsabilités

Rattaché(e) au département Projets, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement des équipes dans les départements PROJETS et ETUDES. Véritable support opérationnel, vous contribuez à la fluidité des activités et à l’efficacité des équipes.

Ce que nous vous proposons :
• Un poste polyvalent et responsabilisant
• Un environnement technique stimulant
• Des équipes engagées et collaboratives
• Une visibilité sur des projets concrets et stratégiques
Vous intervenez sur des missions diversifiées qui allient coordination, organisation et support opérationnel :
• Gestion Administrative du périmètre :
◦ Organiser et coordonner les réunions (convocations, logistique, préparation des salles)
◦ Assurer l’accueil téléphonique externe en relais des managers et directeurs,
◦ Piloter la logistique des visites internes et externes (préparation des salles, gestion du stock associé restauration, badges, équipements, etc.)
◦ Saisir les demandes d’achats du département
◦ Réaliser et mettre à disposition de façon périodique les indicateurs du département
◦ Assurer le suivi des immobilisations en lien avec la direction financière
◦ Contribuer activement à l’amélioration des processus
◦ Assurer le suivi (envoi, réception et enregistrement) des outils en métrologie.
◦ Accompagnement des Chefs de Projets lors de l’accueil des clients externes
◦ Participer à l’organisation des déplacements des directeurs
• Support suivi des temps / organisation :
◦ Assurer la remontée des heures dans l’ERP et le traitement des anomalies
◦ Assurer la remontée des données afférentes au temps de travail des salariés vers les RHs (heures Aubry, astreintes, ….)
◦ Assurer l’accueil, l’organisation et le bon déroulement du parcours d’intégration et de formation des nouveaux entrants
• Support opérationnel aux équipes :
◦ Assurer la diffusion du courrier (interne et externe) et des documents en (GED)
◦ Préparation des fichiers Finances pour les Chefs de Projets
◦ Assurer la gestion et le suivi administratif des retours sous garanties pour les Chefs de Projets
Ce poste vous offre une vision transverse des activités projets et étude, avec une forte interaction avec des interlocuteurs variés (projets, finance, RH, direction).

Et vous, qui êtes-vous ?
Formation et expérience
• Bac+2 minimum en assistant(e) de gestion, administration des entreprises ou équivalent
• Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans un environnement industriel ou technologique

Compétences techniques
• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) – niveau avancé apprécié
• Connaissance d’un ERP (saisie des demandes d’achats, suivi des imputations d’heures, gestion des projets DEV)
• Pratique d’un outil de Gestion Électronique des Documents (GED)
• Anglais professionnel à l’oral et à l’écrit (niveau conversationnel attendu)
• Bonne connaissance de l’organisation d’entreprise et aptitude à naviguer dans des structures multi-départements

Qualités personnelles
• Rigueur et sens de l’organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec méthode et efficacité, en priorisant les actions selon les urgences
• Aisance relationnelle : excellentes capacités de communication à l’oral et à l’écrit
• Discrétion et sens de la confidentialité : aptitude à traiter des informations sensibles dans le strict respect des règles déontologiques
• Esprit d’analyse et de synthèse : aptitude à produire des tableaux de bord et des indicateurs fiables à partir de données multiples
• Autonomie et force de proposition : capacité à prendre des initiatives pour améliorer les processus et à travailler de manière indépendante tout en sachant rendre compte à la hiérarchie
• Informations complémentaires
Localisation du poste : Lamanon (13 – Bouches-du-Rhône)
Avantages principaux : Participation & Intéressement, Tickets Restaurants, CSE (billetterie, évènements, subventions…), accord de télétravail, accord PERECO…