Compte de l’augmentation de l’activité, l’assistant( e )aidera les managers et les fonctions supports dans la réalisation des tâches administratives et logistiques

Vos missions seront les suivantes :

Administration générale

· Émission des Ordres de Mission (OM) pour les collaborateurs CETH.

· Vérification et traitement des Notes de Frais (NdF) dont la vérification des du ratio Kms Personnels VS Kms Professionnels

· Gestion mensuelle des indicateurs de performance CETH.

· Programmation et suivi du plan de formations

· Générer la documentation des habilitations et mise à jour des carnets d’accès

· Mises à jour régulières du livret d’accueil

· Aide à la rédaction et mise à jour des standards

Logistique & Services généraux

· Réservation des hôtels, billets de train, avion, voitures de location.

· Lancement des transports classiques ou de class 7

· Suivi (maintenance, pneus, réparations, carte carburant, badge péage) du parc de Véhicules de location de Longue Durée (VLD) ou assurer l’interface avec la société qui en a la charge.

· Prise de rendez-vous pour les visites médicale et/ou DATR et enregistrement des aptitudes

· Gestion des stocks Équipements de Protection Individuelle (EPI) et des dotations.

· Suivi des fontaines à eau, distributeurs automatiques, etc.

· Organisation des événements internes : portes ouvertes, inaugurations, repas d’équipe.

· Suivi des fournitures de bureau

Accueil & coordination

· Standard téléphonique

· Accueil physique des clients, visiteurs, livreurs.

· Gestion des accès au bâtiment : ouverture du portail, orientation des visiteurs.

· Rédaction des notes de bienvenue

· Assurer le suivi de la réalisation des parcours d’intégration

Communication

· Communication : newsletter ou autre

· Traductrice (vérification de traduction)

· Animation du réseau social CETh

· Mise à jour Site internet et compte LinkedIn direction

· Diffusion CR : COPIL, H&N, CSE etc.. et gestion des affichages règlementaires

· Fluidifier les processus (remontées d’information sur la base du REX observé

Livrables

· OM

· NdF

· Programme de formation

· Parcours d’intégration

· Livret d’accueil

· RDV

· Newsletter

· Standards

· Carnet d’accès à jours

· Habilitations à jour

Indicateurs

· OM et NdF traités dans les délais

· 95% des parcours d’intégration complétés dans les délais

· Incitateurs de CETH remis à jours mensuellement et diffusés dans les délais

· Avancement du Programme de formation diffusé mensuellement

· Mise à jour du site internet tous les 3 mois

· Diffusion mensuelle de la newsletter

Bac+2 : BTS Gestion PME, BTS SAM, DUT GEA ou équivalent

· Maitrise du pack office 365 Word, Excel, Power point, Team

- Expérience de 5 ans en administration & logistique s, Outlook

Anglais niveau opérationnel

Permis B