Job Description

Contribuez à l'excellence opérationnelle au cœur de GE Vernova.

En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve) et de Direction, vous jouez un rôle crucial en fournissant un soutien organisationnel de haut niveau au responsable de l’approvisionnement exécutif ainsi qu’aux leaders clés de notre organisation. Votre rigueur et votre capacité d’anticipation sont essentielles pour assurer la fluidité de nos activités quotidiennes et stratégiques.

Vos missions principales :

• Gestion du temps et de l’agenda :Planifier et organiser l’agenda de votre responsable en gérant les priorités. Vous anticipez les besoins, coordonnez les alternatives de planification et gérez plusieurs tâches simultanément avec efficacité.

• Support opérationnel et communication :Accéder à la messagerie de votre responsable pour traiter les sujets courants en toute autonomie, notamment lors des déplacements ou congés, et soutenir la gestion de divers aspects liés aux activités professionnelles.

• Organisation d’événements et réunions :Préparer et coordonner des réunions et événements mondiaux avec des parties prenantes internes et externes. Vous consolidez les présentations et collaborez avec vos pairs pour optimiser les processus et garantir la conformité aux règles internes.

• Gestion des voyages et logistique (T&L) :Organiser et coordonner les déplacements complexes (hôtels, transports) en garantissant l'optimisation des coûts et la qualité.

• Gestion financière :Gérer et soumettre avec précision les rapports de dépenses dans nos systèmes internes jusqu'à leur approbation finale.

• Collaboration transversale :Travailler en étroite collaboration avec les responsables régionaux de l’approvisionnement et de la qualité pour assurer une cohérence dans les interactions globales.

Profil recherché :

• Expérience :Vous disposez d’une expérience confirmée dans le support de fonctions de direction exécutive.

• Formation :Un diplôme universitaire est apprécié, mais votre expérience professionnelle est primordiale. Nous valorisons autant les parcours riches que les diplômes académiques.

• Compétences linguistiques :Une excellente maîtrise de l’anglais (oral et écrit) est requise pour collaborer efficacement avec nos différentes régions et fuseaux horaires.

• Soft Skills :Vous démontrez des compétences de communication exceptionnelles. Vous avez une capacité démontrée à planifier, documenter et exécuter des programmes avec autonomie.

• Atout supplémentaire :Une maîtrise de la suite Adobe est un atout pour la création et la mise en forme de vos supports de communication.

English Version: Administrative and Executive Assistant

Contribute to operational excellence at the heart of GE Vernova.

As an Administrative and Executive Assistant, you play a crucial role in providing high-level administrative and organizational support to the Executive Procurement Lead and other key leaders within our organization. Your attention to detail and ability to anticipate needs are essential for ensuring the fluidity of our daily and strategic operations.

Your Key Responsibilities:

• Time and Calendar Management:Plan and organize your manager's schedule, managing priorities to ensure a conflict-free agenda. You anticipate needs and handle multiple tasks simultaneously based on their importance and cost.

• Operational Support and Communication:Access your manager's inbox to handle inquiries as needed, particularly during travel or leave periods, and assist in managing personal-professional activities related to their role.

• Event and Meeting Coordination:Assist in preparing and organizing global meetings and events with internal and external stakeholders. You consolidate presentations and collaborate with peers to optimize processes and ensure internal policy compliance.

• Travel and Logistics (T&L):Organize and coordinate complex travel arrangements (hotels, transportation), ensuring cost efficiency and quality.

• Financial Management:Manage and submit complete expense reports in the system until final approval.

• Cross-functional Collaboration:Work closely with regional procurement and quality leaders to ensure seamless global interactions and configurations.

Your Profile:

• Experience:You have proven experience supporting executive leadership functions.

• Education:A university degree is a plus, but we value your professional experience just as highly.

• Language Skills:Proficiency in English (written and spoken) is required to collaborate effectively across different regions and time zones.

• Skills:You possess strong oral and written communication skills. You have a demonstrated ability to document, plan, and execute programs efficiently.

• Bonus Asset:Knowledge of the Adobe Suite is a plus for creating and formatting your communication materials.

Additional Information