Job Description

Véritable bras droit de la Responsable d'Agence, l'assistant(e) assure le bon fonctionnement quotidien de la structure en combinant rigueur administrative et soutien au développement de l'équipe. Dans le cadre de l'ouverture et de la croissance de l'agence, elle fait preuve d'une grande polyvalence, gère le classement physique et numérique des dossiers, et joue un rôle clé dans la planification et la qualification des entretiens.

1. Activités et Responsabilités Principales

A. Gestion des Agendas et Programmation des Entretiens

• Planification des rendez-vous : Fixer, organiser et caler les entretiens (recrutement, partenariats, rendez-vous clients ou stratégiques) selon les disponibilités de la Responsable d'Agence.

• Gestion des confirmations et relances : Confirmer les rendez-vous par téléphone ou e-mail, envoyer les convocations ou rappels nécessaires aux candidats et aux interlocuteurs.

• Mise à jour des plannings : Tenir à jour l'agenda partagé et alerter la responsable en cas de modification ou d'imprévu.

B. Gestion Documentaire et Classement Rigoureux

• Organisation des dossiers : Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour rigoureuse de tous les dossiers de l'agence (dossiers administratifs, juridiques, RH et commerciaux).

• Gestion des mandats et ventes : Saisir et vérifier les mandats de vente/location, et veiller à la conformité des pièces justificatives dans le respect des procédures internes et de la législation.

• Numérisation : Centraliser le classement numérique (serveur, cloud, logiciels métiers) pour garantir un accès rapide et sécurisé à l'information.

C. Polyvalence et Support Administratif Quotidien

• Accueil et communication : Gérer l'accueil physique et téléphonique de l'agence avec un professionnalisme irréprochable, filtrer et orienter les demandes.

• Assistance à la Responsable : Aider à la préparation des réunions d'équipe, rédiger des comptes-rendus, et suivre les indicateurs de performance (KPIs) de l'agence.

• Logistique et vie de l'agence : Assurer la gestion courante du bureau (fournitures, matériel, coordination avec les prestataires).

2. Profil Recherché et Compétences Requises

Formation et Expérience

• Formation : Bac+2 minimum en gestion, administration, assistanat de direction ou ressources humaines.

• Expérience : Une première expérience réussie dans un poste similaire, idéalement au sein d'une agence immobilière ou d'une structure en phase de démarrage.

Compétences Techniques (Savoir-faire)

• Parfaite maîtrise du français et de l'arabe (l'anglais est un plus).

• Aisance avec les outils de communication et de planification (agendas partagés, outils de visioconférence, Pack Office).

• Excellentes capacités rédactionnelles et orales (nécessaire pour la prise de contact et la qualification des candidats/clients).

Qualité Humaines (Savoir-être)

• Polyvalence et agilité : Capacité à jongler facilement entre les tâches administratives, le rangement minutieux et la gestion des plannings sans perdre en efficacité.

• Sens de l'organisation et rigueur absolue : Aptitude à structurer le classement des dossiers de manière claire et accessible.

• Discrétion et sens de la confidentialité : Manipulation de données sensibles (recrutement, dossiers clients et financiers).