- Faciliter la gestion de multiples
tâches/fonctions simultanément et suivre les questions en suspens pour soutenir
l'exécution en temps opportun.
- Faciliter la préparation de
rapports techniques et financiers ainsi que de documents ; préparer les
documents de base et le courrier sortant, si nécessaire, pour accélérer le flux
du processus.
- Émettre des réquisitions telles
que des demandes de recrutement, des fournitures de bureau et d'autres
fournitures, et suivre leur livraison.
- Aider à la formulation du budget
du département, à la planification des affaires et aux fonctions de
planification connexes pour les membres du programme afin de faciliter les
affaires courantes.
- Surveiller les dépenses et/ou les
budgets afin de mettre en évidence les domaines de préoccupation pour le responsable
du programme.
- Organiser et maintenir à jour la
correspondance officielle de l'unité, communiquer et gérer les communications
électroniques entrantes et sortantes au nom du PI pour faire le suivi des
affaires en suspens avec une direction limitée.
- Organiser et planifier les
voyages nationaux et internationaux (inscriptions, itinéraires, réservations
d'hôtel, visas, assurances, préparations des réunions et liquidations).
- Coordonner et mettre à jour le
calendrier de l'unité, nécessitant des interactions avec des collaborateurs
internes et externes pour coordonner les réunions et tenir le Chef/Leader DCE
informé des activités des membres.
- Aider à l'organisation
d'événements, d'ateliers, de visites et de stagiaires au sein du programme.
- Coordonner l'attribution des
espaces de bureau, des ordinateurs, des meubles et des équipements.
- Filtrer et prioriser les appels
téléphoniques, les lettres, les courriels et/ou les visiteurs afin de les
diriger rapidement et efficacement vers les personnes appropriées.
- Se conformer aux lois,
réglementations et normes nationales et internationales en matière de santé et
de sécurité.

Profil

- Diplôme de licence en administration des affaires, gestion
financière, opérations ou domaine connexe.
- Au moins 2 ans d'expérience dans des postes similaires.
- Expérience antérieure en situation d'urgence.
- Niveau avancé de MS Office, de préférence Excel.
- Compréhension du dialecte local.
- Compétences avancées en communication écrite et orale en
anglais.
- Pensée analytique.
- Organisé et méthodique.
- Aisance relationnelle