Job Description

🎯 Envie de contribuer au rayonnement d’une grande école de création et d’accompagner sa communauté au quotidien ?

Vous aimez les environnements créatifs, la polyvalence et les missions mêlant gestion administrative, comptabilité, organisation et accompagnement des étudiants ?

Vous souhaitez rejoindre une école de référence et jouer un rôle clé dans son bon fonctionnement ?

Penninghen recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) F/H pour renforcer ses équipes.

👋 Penninghen

École de référence dans les domaines de la direction artistique, de l’architecture intérieure et de la communication visuelle, Penninghen accompagne depuis de nombreuses années les talents créatifs de demain.

Au sein des équipes administratives, vous intervenez sur des missions variées et transverses en lien avec les étudiants, les familles, les enseignants et les services internes. Véritable support opérationnel, vous contribuez au bon fonctionnement de l’école et à la qualité de l’expérience étudiante.

🚀 Vos missions

📊 1. Assurer le suivi administratif et comptable

• Réaliser les opérations comptables courantes : rapprochements bancaires, saisie des pièces comptables, émission de devis et factures
• Assurer le suivi des encaissements étudiants
• Effectuer les relances des impayés étudiants
• Participer aux sessions de règlement des factures et à l’archivage des documents comptables
• Assurer le lien avec les différents interlocuteurs administratifs et financiers

🗂️ 2. Assurer les missions d’assistanat administratif

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Gérer les agendas et l’organisation des rendez-vous
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant
• Réaliser la rédaction, la mise en forme et la relecture de documents administratifs
• Concevoir et mettre à jour des présentations PowerPoint et documents Word en français et en anglais
• Participer à la gestion des relations administratives internes
• Contribuer aux travaux de secrétariat et à la mise à jour des bases de données

🎓 3. Accompagner les étudiants et la vie scolaire

• Constituer et suivre les dossiers administratifs des étudiants
• Éditer les certificats de scolarité, attestations et autres documents administratifs
• Participer au suivi des effectifs et des données étudiantes
• Assurer le suivi de la collecte de la CVEC
• Travailler en lien avec la direction, les équipes pédagogiques et l’ensemble de la communauté éducative

👥 4. Participer au suivi RH

• Assurer le suivi de la médecine du travail
• Participer à la gestion administrative des enseignants
• Préparer et suivre les contrats de travail des intervenants
• Contribuer aux démarches administratives liées aux ressources humaines

🎪 5. Organiser la logistique et les événements de l’école

• Participer à l’organisation des voyages d’études : réservations d’hôtels, transports, salles et restauration
• Participer à l’organisation des jurys et cérémonies de remise des diplômes
• Contribuer à la préparation des rentrées, conseils de classe, comités pédagogiques, jurys et journées portes ouvertes
• Apporter un soutien administratif et logistique lors des événements de l’école

🧠 Profil recherché

✅ Formation & expérience

• Bac +2 minimum
• Première expérience sur un poste administratif polyvalent
• Une expérience dans le secteur de l’enseignement supérieur serait un véritable atout

✅ Compétences

• Maîtrise du Pack Office
• Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
• Bonne capacité à planifier et gérer plusieurs sujets simultanément
• Maîtrise des outils administratifs et bureautiques
• L’anglais constitue un plus

✅ Qualités humaines

• Sens du service et orientation client
• Excellentes qualités relationnelles
• Diplomatie et empathie
• Rigueur et organisation
• Autonomie et capacité d’adaptation
• Esprit d’équipe
• Excellente communication orale et écrite

💼 Conditions & informations pratiques

• Poste : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) F/H
• Contrat : CDI
• Statut : Non cadre
• Temps de travail : 169 heures mensuelles
• Horaires :
• Lundi au jeudi : 9h00 – 18h00
• Vendredi : 9h00 – 17h00
• Rémunération : entre 29K€ et 32K€ brut annuel selon profil

#WeAreInclusive

✨ Envie de rejoindre Penninghen et de contribuer au fonctionnement d’une école créative reconnue pour son excellence ?

Postulez dès maintenant et participez à une aventure humaine et professionnelle stimulante.