Job Description

Titre du poste

Assistant Logistique et Achats (Log & Procurement Assistant) (1) GHS Ebola

Durée du Contrat

CDD d’une (1) année avec possibilité de renouvellement

Catégorie

Qualifié (travailleur hautement qualifié)

Superviseur

Chargé de la Logistique et approvisionnements

Supervisé

Chauffeur

Lieu:

Bunia, ITURI

Déplacements

Des visites sur les différents sites selon les besoins

RESUME DU POSTE

La République Démocratique du Congo (RDC) fait face à sa 17e épidémie à maladie à virus Ébola (MVE). CIP/ICAP de l’Université de Columbia à New York (USA) en RDC est reconnue par le CDC/PEPFAR comme une organisation ayant une expérience avérée en matière de Prevention et de contrôle des infections (PCI). Ainsi, un financement a été accordé à ICAP en réponse à l'épidémie d'Ébola qui depuis le 15 mai 2026, a déjà touché plusieurs provinces à l’Est de la RDC avec la province de l’Ituri comme épicentre.

Ce programme vise à réduire la transmission de la MVE et ses effets collatéraux en renforçant les systèmes de réponse centrés sur le système de santé et la communauté.

Les principaux objectifs pour participer à l’arrêt de la propagation de cette épidémie, s'articulent autour du renforcement des programmes de PCI au sein des établissements de santé et dans la communauté, du suivi des approvisionnements et la distribution en matériel PCI, des interventions pour améliorer l’hygiène (WASH), les infrastructures et du renforcements des capacités nationales et régionales en matière de PCI à travers l'appui à la formation et aux supervisions.

Sous la supervision du Chargé de la Logistique et des achats, l’Assistant logistique et Approvisionnements sera responsable des approvisionnements et de l’appui logistique aux sites tels que appuyés tout en s’assurant que toutes les réglementations applicables de ICAP et du gouvernement des Etats – Unis sont respectées dans toutes les procédures d’approvisionnement.

RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES

Sous la supervision directe du Chargé de la Logistique et des achats de ICAP en RDC, l’Assistant logistique et achats sera en charge de :

A. Gestion de la chaine d’approvisionnement

• Veiller au respect des protocoles standard pour les processus logistiques essentiels, y compris les demandes d’achat, la gestion des entrepôts et l’expédition des matériels. Une attention particulière doit être accordée à la mise en place de chaînes d’approvisionnement internationales et nationales en produits pharmaceutiques et en matériels hygiéniques, y compris l’importation, la manutention et l’expédition sur le terrain.
• S’assurer que le processus d’acquisition des biens et des services soit correctement documenté et respecte pleinement la conformité du gouvernement des États-Unis ainsi que les SOP de l’Organisation ;
• Actualiser périodiquement la base des données des fournisseurs.

2. Gestion des assets

• Assurer un bon classement de la documentation des Assets à leur arrivée ou leur sortie.
• Assurer que tous les actifs de la base sont codés et enregistrés dans la base des données adhoc.
• Assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documente,
• S’assurer que tous les mouvements des assets (entrées, sorties, réaffectation) sont systématiquement enregistrés et que la base des données des actifs est bien tenue régulièrement mise à jour et les inventaires sont faits régulièrement.
• produire un état des lieux des actifs et établir la liste des actifs non fonctionnels ;
• s'assurer que tous les biens actifs et immobiliers d'ICAP sous sa responsabilité sont couverts par une assurance valide.

3. Gestion de la flotte automobile et des générateurs

• Capitaliser les informations concernant les déplacements des différentes équipes,
• Assurer que le chauffeur a bien complété sa demande de réparation ensuite faire le suivi de réparation de véhicules à temps.
• Faire de check quotidien et/ou mensuel de véhicules : équipements et document de bord.
• Faire le suivi de renouvèlement des documents de bord des véhicules et motos,
• Assurer la réception du carburant et faire le suivi de la consommation et les rapports en conséquence.
• Compléter et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules, des motos et des générateurs,
• Assurer la coordination et la planification des mouvements des véhicules et des motos,
• Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec le responsable de sécurité et le département programme,
• S’assurer que les chauffeurs est formé et respecte les procédures de sécurité routière,
• En collaboration avec le responsable sécurité, analyser les meilleurs itinéraires pour la sécurité des véhicules et des passagers.

4. Gestion des visites et de l’hébergement

• Procéder à la réservation des hôtels pour les staffs en mouvements de mission de services ;
• Organiser le pick up aéroportuaire des visiteurs, soit en commandant un taxi de la société partenaire., soit en positionnant un chauffeur de l’Organisation à l’aéroport ;
• S’assurer que tout visiteur en Ituri est suffisamment informé des dispositions mises en place pour son séjour.
• effectuer des visites d'inspection dans les hôtels afin de s'assurer de la qualité du service réservé aux visiteurs .

QUALIFICATIONS, CONNAISSANCES ET COMPETENCES

Niveau de formation requis:

Diplôme de niveau supérieur (graduat ou licence), de préférence dans le domaine de Logistique ou une formation spécialisée équivalente ;

Expérience technique requise :

• Avoir une expérience minimum de trois (5) années a un poste similaire , de préférence au sein d’une ONG Internationale ;
• Avoir géré avec succès des contrats ainsi qu’avoir offert des services de formation et d’assistance technique ;
• Expérience dans les relations avec les agences d’aide américaines (une bonne connaissance des règles et des règlementations du gouvernement des Etats Unis est souhaitable ;
• Expérience de collaboration avec les représentants de gouvernements locaux ;

Atouts requis :

• Maitriser les applications de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook ;
• Avoir d’excellentes compétences communicationnelles, savoir travailler efficacement en équipe, savoir collaborer avec les équipes du projet, savoir développer et entretenir de bonnes relations avec le personnel de terrain, les sous-traitants et les autres partenaires ;
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler sous pression ;
• Être capable de travailler avec autonomie et faible supervision tout en produisant des rapports à temps ;
• Avoir un bon niveau de français et de swahili ;
• Savoir faire attention aux details.

La candidature à soumettre doit contenir les éléments suivants: CV à jour, la lettre de motivation et la carte ONEM pour les sans emploi.