Job Description

Living your own life with Swiss Life

Swiss Life is a leading player in insurance and wealth management, with a recognized position as a private asset management insurer. Our approach is comprehensive in life insurance, private banking, financial management, as well as health, provident and damage.
A global approach, because the essence of our profession is to accompany each life course, private and professional. Thanks to personalized advice, based on proximity, listening and pedagogy, we build every day a relationship of trust with each of our customers, individuals and companies.
As a responsible company, we are committed to a sustainable development approach, whose ambition is to enable current and future generations to live according to their own choices.

#YourLife

Localisation: Puteaux

Expérience exigée: de formation bac +2/3, vous justifiez d'une expérience dans l’assistanat en service généraux.

Votre environnement

Vous intégrez le Département Environnement de Travail et Environnement Durable sous la responsabilité de Béatrice.

Au sein de cette équipe d’une dizaine de personnes, principalement chargée –sur l’ensemble des sites SwissLife France de la gestion des bâtiments, des aménagements des espaces de travail, des travaux, de la sécurité, de l’environnement durable et de la gestion des voyages, vous occupez un poste transverse d’assistant métier et avez une multitude d’interlocuteurs internes (Comptabilité, RH, Achats…) et externes (fournisseurs, prestataires…).

Vos missions
A ce titre, vos principales missions sont de

• Contribuer à l’établissement du budget global du service et en assurer le suivi tout au long de l’année (points réguliers et alertes, provisions dans le cadre de la clôture des frais trimestriels, suivi des immobilisations et des projets…) sur les sites gérés.
• Prendre en charge sur l’outil SAP l’ensemble des commandes (saisie des devis, enregistrement des commandes annuelles, le cas échéant création de fournisseurs via Okaveo) et factures (suivi des commandes, des livraisons, relances éventuelles, …) et être de ce fait, en relation étroite avec les équipes techniques en interne et un des interlocuteurs privilégiés des fournisseurs et entreprises intervenant sur les sites.
• Etablir, suivre et analyser les différents documents et tableaux complexes nécessaires aux rapports obligatoires ou requêtes diverses et notamment en matière d'indicateurs environnementaux.
• Participer à la gestion des voyages dans l'entreprise: S'assurer de la mise à jour des contrats SNCF, Air France et avec notre plate forme hôtelière et réaliser des points réguliers avec notre agence afin de contrôler le respect de la politique voyage.
• Participer à la gestion de la flotte automobile.

Votre profil
S’il y a bien une chose qu’on ne choisit pas dans sa vie, c’est son prénom. En revanche, rien n’empêche de vouloir « s’en faire un » :

• Votre méthode de travail et votre bonne organisation vous permet de faire face à des situations inattendues ?
• Vos collègues apprécient votre bonne humeur et votre enthousiasme ?
• Votre manager vous délègue des missions/projets en toute confiance ?
• Vous identifiez les informations sensibles et savez les garder confidentielles?
• Vous avez soif d'apprendre en permanence ?
• On dit de vous qu'aucun détail ne vous échappe ?
• Vous possédez des facilités à manipuler les outils informatiques, et SAP plus particulièrement ainsi que le pack office (Excel, Word et PowerPoint) ?
• Vous avez un intérêt et une curiosité pour les métiers du bâtiment et les travaux en général ainsi que pour le développement durable ?
• Vous avez le goût des chiffres et de leur maniement ?
• De formation bac +2/3, vous justifiez d'une expérience dans l’assistanat vous conférant une réelle capacité à travailler de manière transverse et autonome sur des dossiers variés.

Envie de passer à l'action ? Postulez ! Maude, étudiera votre candidature avec attention dès réception.