2TerHabitat filiale du Groupe CDC Habitat est le principal bailleur social de la Guyane, avec un parc de 18 210 logements répartis sur le territoire. Comptant plus de 295 salariés, elle intervient dans les domaines de l’aménagement, la construction, la gestion locative, la maintenance et la réhabilitation. Avec un chiffre d’affaires de près de 119 M€, elles offrent des logements adaptés à tous les budgets.
Sous la Direction du Responsable d’Agence et du Responsable d’Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion administrative de l’Agence :
FINALITE DU POSTE
Assurer un soutien administratif auprès des différents collaborateurs de l’Agence en organisant les tâches administratives y compris la réception et le traitement de l’information
LES MISSIONS DU POSTE : ASSISTANAT DE L’AGENCE
A ce titre, il/elle doit :
Répondre et filtrer les appels téléphoniques
Effectuer toutes tâches administratives en support des différents services de l’agence
Traiter le courrier et les mails : rédaction, frappe et diffusion
Organiser le classement, l’archivage des dossiers et la documentation du service
Organiser des réunions de service et participer aux échanges selon la nécessité
Assister le responsable dans l’organisation de ses déplacements (réservations diverses…)
Gérer les fournitures de bureau de l’agence : passer commande, distribuer et stocker en collaboration avec le service Achats
Contribuer à la préparation des pièces nécessaires à la constitution des dossiers des réunions périodiques en collaboration avec le responsable
Assurer la continuité de service, de façon temporaire, en cas d’absence imprévue du chargé d’accueil
Maîtriser les outils bureautiques et plus généralement les nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction
Effectuer les attestations d’autorisations d’accès dans les résidences pour les forces de l’ordre
ASSISTANAT DU RESPONSABLE D’AGENCE ET ADJOINT
Rédiger, saisir, éditer et envoyer les notes et courriers
Participer à la rédaction des procédures de l’agence et les mettre à jour
Préparer les documents de travail pour les réunions
Prendre des notes en réunion et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions
Participer à la conception de documents (notices, brochures) destinés aux locataires en collaboration avec le service communication
Traiter au niveau informatique les commandes de travaux comportant une part refacturable aux locataires
Gérer le matériel administratif (tickets de borne, copieurs, TPE, étiqueteuse, broyeur…), suivre l’entretien et
passer des commandes en collaboration avec le service achats
ASSISTANAT DES CGL
Saisir et éditer les attestations diverses (attestations de loyers, quittances...)
Rédiger et saisir les notes au service facturation (remboursements trop perçu, solde, transfert de solde...)
ASSISTANAT DES RESPONSABLES DE SECTEUR
Rédiger, saisir et éditer les notes d’information destinées aux locataires
Participer au suivi des dossiers de sinistres survenus dans les résidences (transmission des rapports des
RS aux assureurs, attestation d’intervention du SDIS, classement) en collaboration avec le service GL Support
ASSISTANAT TECHNIQUE
Réceptionner les devis de travaux pour validation par les responsables d’agence (en y joignant les
états des lieux entrée et sortie si devis de remise en état) Après travaux, saisir la répartition des charges locatives dans le SI (SLM)
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :
Comptes rendus de réunion
Notes de service
Tableau de suivi des sinistres
Tableau de suivi mensuel des dépenses liées à l’entretien des parties communes et aux espaces verts
Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :
Déclarations de sinistre
Communication destinée aux locataires (notes, brochures, mails,sms)
Autorisations d’accès aux forces de l’ordre
Domaine/spécialité : Immobilier/Secrétariat Niveau de formation initial : Bac+2/3 Expérience : 2 à 5 ans minimum
Destiné(e) à rencontrer des personnes internes et externes et à porter les valeurs de l’entreprise, le collaborateur/la collaboratrice doit avoir la volonté de mettre la qualité de service au centre de ses préoccupations.
Compétences techniques – Les « savoirs » :
Maîtrise de l’outil informatique et du pack office
Maîtrise de techniques de secrétariat
Connaissance de la règlementation du logement social
Connaissance de la règlementation et de la législation en matière de réparations locatives
Connaissance des processus et procédures internes liés aux différents métiers de l'entreprise
Connaissance dans la gestion des sinistres
Compétences professionnelles – Les « savoir-faire » :
Capacité rédactionnelle
Capacité d’analyse et synthèse
Capacité de gérer efficacement les tâches administratives d'un projet par la saisie de données, la mise à jour des dossiers, la création et l'organisation de documents clairs et précis, ainsi que l'application de techniques et d'outils de secrétariat (dactylographie, prise de notes...) en respectant les procédures administratives adéquates Capacité à utiliser à bon escient les différents modes de communication écrite afin de transmettre des informations claires, compréhensibles par l’interlocuteur, précises et synthétiques
Méthodologie
Rigueur
Organisation
Compétences comportementales – Les « savoir-être » :
Aisance relationnelle
Bonne présentation
Ecoute
Autonomie
Dynamisme
Disponibilité
Fort esprit d’initiative
Discrétion/confidentialité
Réactivité
Réf: 1ae44c84-34f7-4a3a-a2fe-67595dd29326
La SIGUY, créée en 1975, est l'un des principaux bailleurs sociaux de Guyane. Sa mission principale est de construire et de gérer l'ensemble du territoire guyanais des logements sociaux en collaboration avec l’Etat, les collectivités locales (CTG, municipalités) et les organismes tels que la Caisse d’allocation familiale (CAF).
Pour ce faire, ces entités nationales ou locales, qui sont représentées au conseil d’administration, financent en partie ces programmes ou apportent leur garantie aux prêts que la SIGUY contracte auprès des organismes bancaires. Chacune de ces entités dispose d’un certain nombre (« quota ») de logements mis à sa disposition.
Les logements de la SIGUY sont donc destinés en priorité aux familles désignées par les organismes qui les ont financés. Ainsi, la Collectivité Territoriale de Guyane, les municipalités de Guyane, la CAF, et quelques autres organismes proposent leurs candidats à l’attribution. Seuls quelques logements sont attribués directement par la commission d’attribution de la SIGUY.
La SIGUY assure le recouvrement des loyers auprès de ses locataires, et effectue l’entretien régulier et la maintenance de ses résidences, dont certaines, âgées de plus de 40 ans, ont été entièrement réhabilitées ces dernières années.
Enfin, la SIGUY intervient parfois comme mandataire de collectivités locales pour la réalisation d’aménagements urbains (résorption d’habitat insalubre par exemple) ou d’équipements publics (écoles, crèches, foyers, etc.).
Aujourd’hui avec son actionnaire majoritaire qu’est CDC-HABITAT, la SIGUY est dans une nouvelle ère qui apporte de nouvelles perspectives de développement et d’organisation, afin poursuivre sur sa lancée et continuer de mener à bien ses missions.
